С 1 января 2020 г. все работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде. Это правило закреплено Федеральным законом № 439‑ФЗ «О занятости населения в Российской Федерации» и постановлением Правительства РФ № 590‑П (с 26 апреля 2020 г.). Ниже приведена подробная инструкция‚ как правильно оформить электронную трудовую книжку (ЭТК) для нового сотрудника.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это единая база данных‚ в которой хранится история карьерного пути работника: где‚ когда и кем он работал. Данные о трудовой деятельности передаются в Пенсионный фонд России (ПФР) и автоматически формируют электронную трудовую книжку‚ которую можно просматривать через портал «Госуслуги» и Службу Фонда Социального страхования (СФР).

Кому необходимо вести ЭТК?

• Сотрудникам‚ которые впервые трудоустраиваются (т. е. без трудового стажа).
• Сотрудникам‚ которые переводятся в другую организацию и при этом не имеют бумажной трудовой книжки.
• Сотрудникам‚ которые переводятся в другую организацию и при этом имеют бумажную трудовую книжку – они могут выбрать бумажную или электронную форму.

Для остальных сотрудников можно продолжать вести бумажную трудовую книжку‚ но при этом необходимо вести электронный журнал (если это предусмотрено внутренними процедурами).

Ключевые сроки и обязательства работодателя

Согласно постановлению Правительства РФ № 590‑П‚ работодатель обязан сообщать о любом кадровом мероприятии (приём‚ перевод‚ увольнение‚ выбор формата трудовой книжки) в ПФР не позднее 15‑го числа месяца‚ следующего за месяцем‚ в котором произошло событие. Это правило действует ежемесячно.

Например‚ если сотрудник был принят на работу 12 апреля 2026 г.‚ работодатель должен отправить сведения в ПФР до 15 мая 2026 г.

Формы и документы‚ которые нужно подготовить

1. Форма СТД‑Р – «Сведения о трудовой деятельности». Это официальная форма‚ которую работодатель заполняет и отправляет в ПФР. В ней указываются:
   • ФИО сотрудника;
   • Дата рождения;
   • Должность и подразделение;
   • Дата начала работы;
   • Дата окончания работы (если применимо);
   • Причина увольнения (если применимо).
2. Письмо работодателя о выборе формата трудовой книжки (если работник выбирает бумажную).
3. Согласие сотрудника на обработку персональных данных (если требуется).

Как отправить сведения в ПФР

Существует несколько способов передачи данных в ПФР:

• Через портал «Госуслуги» – работодатель регистрируется в системе‚ заполняет электронную форму и отправляет данные.
• Через систему «Служба Фонда Социального страхования» (СФР) – доступна для крупных организаций и позволяет интегрировать данные с бухгалтерскими программами.
• Через бухгалтерские программы (1С‚ Контур.Экстерн) – большинство современных систем автоматически формируют и отправляют сведения в ПФР.

В любом случае‚ перед отправкой стоит проверить‚ что все поля заполнены корректно‚ а данные сотрудника совпадают с личными данными в системе.

Как проверить‚ что ЭТК сформирована

После отправки данных в ПФР‚ электронная трудовая книжка будет доступна в следующих сервисах:

• Портал «Госуслуги» – в разделе «Моя трудовая книжка» можно увидеть историю трудовой деятельности.
• Служба Фонда Социального страхования (СФР) – доступна для работодателей‚ которые используют эту систему.
• Внутренний портал компании – если у организации есть собственный портал для сотрудников.

Для проверки можно запросить выписку из ЭТК через «Госуслуги» или СФР. Выписка будет в формате PDF и содержит все сведения о трудовой деятельности.

Как вести ЭТК в бухгалтерских системах

1С:Бухгалтерия

В 1С:Бухгалтерия есть модуль «Трудовые книжки». Для сотрудников без стажа необходимо:

1. Создать карточку сотрудника.
2. В разделе «Трудовая книжка» заполнить сведения о приёме.
3. Сформировать и отправить данные в ПФР через интеграцию.

Контур.Экстерн

В Контур.Экстерн можно:

1. Создать «Сотрудника» и заполнить данные.
2. В разделе «Трудовая книжка» выбрать «Электронную».
3. Сформировать отчёт и отправить в ПФР через интеграцию.

Что делать‚ если сотрудник уже имеет бумажную трудовую книжку?

Если работник уже имеет бумажную трудовую книжку‚ но хочет перейти на электронную‚ необходимо:

• Получить согласие сотрудника на переход.
• Заполнить форму СТД‑Р с указанием даты перехода.
• Отправить данные в ПФР до 15‑го числа следующего месяца.
• Сохранить копию бумажной трудовой книжки в архиве компании.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли вести бумажную и электронную трудовую книжку одновременно?

Да‚ но это не рекомендуется‚ так как может возникнуть конфликт данных. Лучше выбрать одну форму.

Что делать‚ если данные в ПФР не обновились?

Проверьте‚ что отправка прошла успешно‚ и что все поля заполнены корректно. Если проблема сохраняется‚ обратитесь в службу поддержки ПФР.

Можно ли изменить дату начала работы после отправки в ПФР?

В большинстве случаев изменение возможно только в течение 30 дней с момента отправки. После этого требуется запросить корректировку через ПФР.

Ведение электронной трудовой книжки – это не только юридическое требование‚ но и удобный инструмент для контроля за кадровыми данными. Чтобы избежать штрафов и задержек‚ работодателю следует:

• Соблюдать сроки отправки (до 15‑го числа следующего месяца).
• Использовать официальные формы (СТД‑Р) и проверять корректность данных.
• Интегрировать бухгалтерские программы с ПФР для автоматической отправки сведений.
• Периодически проверять наличие и корректность данных в «Госуслугах» и СФР.
• Обучать персонал‚ отвечающему за кадровый учёт‚ правилам работы с ЭТК.

Следуя этим рекомендациям‚ вы обеспечите своевременное и правильное ведение трудовой книжки ваших сотрудников‚ избежите штрафов и сможете быстро предоставить выписку при необходимости.