С 1 января 2020 года в России начался переход на электронный формат ведения трудовых книжек. К 2026 году этот процесс завершён: все работодатели обязаны вести трудовые книжки в электронном виде для новых сотрудников, которые выбрали этот формат. При этом сохраняется право работника на хранение бумажной трудовой книжки — но только если он подал соответствующее заявление. Ниже, подробная пошаговая инструкция, как правильно оформить электронную трудовую книжку (ЭТК) новому работнику в 2026 году, с учётом актуальных требований законодательства и практики Пенсионного фонда России (ПФР);

Основные принципы ведения ЭТК в 2026 году

• Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной, хранящийся в информационной системе ПФР.
• Все сведения о трудовой деятельности (приём, увольнение, переводы, награды и т.д.) передаются работодателем в ПФР в форме отчёта ЕФС-1.
• Работник может выбрать: только ЭТК или сохранить бумажную книжку. Выбор делается через заявление.
• Если работник ранее имел бумажную трудовую книжку и не подавал заявление о переходе на ЭТК, она сохраняется, и работодатель ведёт оба формата одновременно.

Пошаговая инструкция: как оформить ЭТК новому сотруднику

Шаг 1: Проверьте, есть ли у сотрудника бумажная трудовая книжка

При приёме на работу новый работник обязан предоставить:

• Паспорт;
• Трудовую книжку (бумажную или справку о её отсутствии);
• СНИЛС;
• Документы об образовании и квалификации (по требованию).

Если сотрудник не имеет бумажной трудовой книжки (впервые устраивается на работу), то:

• Вы не выдаёте ему бумажную книжку.
• Вы обязаны оформить ему электронную трудовую книжку.

Шаг 2: Узнайте выбор сотрудника, ЭТК или бумажная книжка

Сотрудник должен подать заявление о выборе формата ведения трудовой книжки. Это ключевой документ!

Возможные варианты:

1. Заявление о переходе на электронную трудовую книжку — сотрудник отказывается от бумажной книжки и согласен на ведение только ЭТК.
2. Заявление о сохранении бумажной трудовой книжки — сотрудник хочет продолжить использовать бумажную книжку (даже если ранее работал в организации с ЭТК).
3. Отсутствие заявления — по умолчанию считается, что сотрудник выбрал бумажную книжку (если она у него есть).

Важно! Если сотрудник ранее работал в другой организации и не подавал заявление о выборе формата — вы не можете предполагать, что он уже перешёл на ЭТК. Обязательно запросите у него заявление или подтверждение.

Шаг 3: Оформите документы в зависимости от выбора сотрудника

Случай 1: Сотрудник выбирает ЭТК (подал заявление)

В этом случае вы:

• Не выдаёте бумажную трудовую книжку (если её не было).
• Вносите в систему ПФР сведения о приёме на работу через форму СЗВ-ТД (в электронном виде, через специализированный сервис ПФР или через КАССУ).
• В день приёма на работу вносите в бумажный журнал учёта трудовых книжек запись: «Приём на работу, трудовая книжка ведётся в электронной форме».
• Выдаёте сотруднику справку о приёме на работу (форма СТД-Р) — она подтверждает, что ЭТК оформлена и сведения переданы в ПФР.

Случай 2: Сотрудник сохраняет бумажную трудовую книжку (подал заявление)

В этом случае вы:

• Получаете от сотрудника его бумажную трудовую книжку.
• Вносите запись о приёме на работу в бумажную книжку по установленной форме (ст. 66 ТК РФ).
• Одновременно передаёте в ПФР сведения о приёме на работу через форму СЗВ-ТД.
• Ведёте два формата: бумажную книжку и электронную (ЭТК);

Случай 3: Сотрудник впервые устраивается на работу — нет бумажной книжки

Если у сотрудника никогда не было трудовой книжки:

• Вы не оформляете бумажную книжку.
• Вы обязаны оформить ЭТК — подаёте в ПФР форму СЗВ-ТД с данными о приёме.
• Выдаёте сотруднику справку о приёме на работу (СТД-Р) — это подтверждение начала ведения ЭТК.

Шаг 4: Передача данных в ПФР

Все сведения о трудовой деятельности сотрудника (приём, увольнение, перевод, изменение должности и т.д.) передаются работодателем в ПФР в форме отчёта ЕФС-1 (единый формат сведений).

Сроки передачи:

• Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа о приёме, увольнении, переводе и т.д.
• Данные передаются через личный кабинет работодателя на сайте ПФР или через КАССУ (система обмена с ПФР).

В отчёте указываются:

• ФИО, СНИЛС, ИНН работника;
• Дата и основание трудового события (приём, увольнение, перевод и т.д.);
• Номер и дата приказа;
• Наименование организации;
• Реквизиты документа-основания (например, приказ № 12 от ).

Шаг 5: Выдача справки СТД-Р

Справка по форме СТД-Р — это официальный документ, подтверждающий факт ведения трудовой книжки в электронной форме. Она выдаётся:

• В день приёма на работу — при оформлении ЭТК;
• При увольнении — если работник выбрал ЭТК;
• По запросу работника — в течение 3 рабочих дней.

Справка подписывается руководителем организации и заверяется печатью (если она есть). В ней указываются:

• ФИО, СНИЛС;
• Дата приёма и должность;
• Сведения о том, что трудовая книжка ведётся в электронной форме;
• Дата выдачи и подпись.

Как работник может проверить свою ЭТК?

Сотрудник может самостоятельно просмотреть сведения о своей трудовой деятельности через:

• Единый портал государственных услуг (gosuslugi.ru) — в разделе «Трудовая книжка»;
• Личный кабинет гражданина на сайте ПФР (pfrf.ru);
• МФЦ — по запросу с паспортом и СНИЛС.

Все данные в ЭТК доступны в режиме онлайн и имеют юридическую силу. Работник может заказать выписку из ЭТК — она будет содержать полную историю трудовой деятельности и заверена электронной подписью ПФР.

Что делать, если сотрудник ранее работал в другой организации?

Если сотрудник пришёл из другой компании, где уже была ЭТК:

• Вы не должны требовать бумажную трудовую книжку — она не существует.
• Проверьте, подавал ли он заявление о выборе ЭТК на предыдущем месте — это можно узнать через выписку из ЭТК на Госуслугах или в ПФР.
• Если ЭТК уже ведётся — вы просто передаёте в ПФР сведения о новом приёме. Сведения автоматически объединятся в единой электронной книжке.

Ошибки, которых следует избегать

1. Не требовать бумажную книжку у нового сотрудника, если он выбрал ЭТК — это нарушение его права.
2. Не передавать данные в ПФР в срок — штрафы до 50 000 рублей для организации (ст. 5.27 КоАП РФ).
3. Не получать заявление о выборе формата — вы рискуете вести ЭТК, когда сотрудник хочет бумажную, или наоборот.
4. Вносить записи в бумажную книжку, если сотрудник выбрал ЭТК — это бессмысленно и создаёт путаницу.

Чтобы правильно оформить электронную трудовую книжку новому работнику, запомните главное:

• Заявление — обязательный документ. Без него вы не можете определить формат ведения.
• СЗВ-ТД, основной отчёт. Передавайте его в ПФР в срок — иначе будут штрафы.
• СТД-Р — подтверждение для работника. Выдавайте её при приёме и увольнении;
• ЭТК и бумажная книжка могут сосуществовать — если сотрудник этого хочет.
• Никогда не предполагайте выбор работника — всегда запрашивайте заявление.

Электронная трудовая книжка — это удобно, безопасно и соответствует цифровой трансформации. Главное — соблюдать закон, уважать выбор сотрудника и вовремя передавать данные в ПФР. Правильно оформленная ЭТК защищает и работника, и работодателя от ошибок, споров и штрафов.

Совет: Обязательно проведите внутреннюю инструктажную сессию для кадрового отдела и разработайте шаблоны заявлений о выборе формата трудовой книжки, это сэкономит вам время и избавит от ошибок.