Важное напоминание: до 10 июня 2026 г. все украинские трудовые книжки обязаны быть переведены в электронную форму. Это значит, что как работодатели, так и работники могут оцифровать свои трудовые книжки и вести их в личном кабинете Госуслуг. Ниже – подробная инструкция, как оформить электронную трудовую книжку онлайн.

Почему стоит перейти на электронную трудовую книжку?

• Удобство – доступ к сведениям о трудовой истории 24/7 из любого места с интернетом.
• Безопасность – документ храниться в защищённой государственной системе, исключая риск потери или порчи бумажного носителя.
• Скорость – запись новых данных происходит мгновенно, без необходимости посещать отдел кадров.
• Соответствие законодательству – с 10 июня 2026 г. электронный формат будет единственно‑правовым.

Краткий обзор процесса

1. Подготовка необходимых документов.
2. Регистрация (или вход) в личный кабинет на портале Госуслуги.
3. Выбор услуги «Электронная трудовая книжка».
4. Заполнение онлайн‑формы и загрузка сканов/фото.
5. Подтверждение личности (ЭЦП, мобильный банк, QR‑код).
6. Ожидание обработки заявки (обычно до 3‑5 рабочих дней).
7. Получение уведомления о готовности электронного документа.
8. Начало работы с электронной трудовой книжкой в личном кабинете.

Что понадобится для оформления?

Список обязательных документов и данных:

• Паспорт гражданина Украины (скан или фото первой и второй страниц).
• Идентификационный код (ИИН) – если уже присвоен.
• Трудовая книжка в бумажном виде (если уже есть) – скан или фото всех заполненных страниц.
• Трудовой договор (или копия) с текущим работодателем.
• Согласие работодателя на перевод трудовой книжки в электронный формат (обычно подписывается в электронном виде).
• Электронная подпись (ЭЦП) или подтверждение личности через мобильный банк/СМС‑код.

Подробная пошаговая инструкция

Шаг 1. Регистрация/вход в личный кабинет «Госуслуги»

1. Перейдите на https://www.gosuslugi.ru.
2. Если у вас ещё нет учётной записи, нажмите «Зарегистрироваться» и следуйте инструкциям:
   • Укажите ФИО, дату рождения, номер мобильного телефона.
   • Подтвердите телефон кодом из SMS.
   • Создайте пароль и задайте контрольные вопросы.
3. Если учётка уже есть – введите логин и пароль, затем пройдите двухфакторную аутентификацию (Код из СМС, push‑уведомление в мобильном банке или QR‑скан).

Шаг 2. Поиск услуги «Электронная трудовая книжка»

1. В верхнем меню выберите «Услуги» → «Труд и занятость».
2. В списке найдите пункт «Оформление (перевод) трудовой книжки в электронный вид» и нажмите «Подать заявление».

Шаг 3. Заполнение онлайн‑формы

1. Укажите свои персональные данные (ФИО, ИИН, дата рождения).
2. Загрузите сканы/фото требуемых документов (см. список выше). Форматы: PDF, JPG, PNG; размер каждого файла не более 5 МБ.
3. Отметьте галочку «Согласен(на) с обработкой персональных данных».
4. При необходимости укажите данные работодателя (название, ИНН, адрес).

Шаг 4. Подтверждение личности

Для заверения заявки требуется один из методов:

• Электронная подпись (ЭЦП) – вставьте сертификат в браузер.
• Подтверждение через мобильный банк (например, ПриватБанк, Ощадбанк) – выберите «Подтвердить в мобильном банке» и следуйте инструкциям.
• Получение одноразового кода по SMS и ввод его в форму.

Шаг 5. Ожидание обработки

После отправки заявки система формирует запрос в Пенсионный фонд и в отдел кадров вашего работодателя. Срок обработки обычно составляет 3‑5 рабочих дней. Вы получите уведомление на электронную почту и в личный кабинет.

Шаг 6. Получение и использование электронной трудовой книжки

1. Войдите в личный кабинет «Госуслуги».
2. Перейдите в раздел «Мои документы» → «Трудовая книжка».
3. Откройте электронный документ – он будет подписан квалифицированной электронной подписью государства.
4. Для внесения новых записей (например, при смене места работы) попросите работодателя добавить запись через портал «Электронный документооборот» или через их личный кабинет в Госуслугах.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли оформить электронную трудовую книжку, если у меня нет бумажной?

Да. Если у вас никогда не было бумажной трудовой книжки, вы можете подать заявление о её создании в электронном виде, указав все предыдущие места работы (по справкам из работодателей).

Что делать, если в бумажной книжке есть ошибки?

Сначала исправьте их в бумажном виде (работодатель вносит исправления, ставит подпись и печать). Затем загрузите исправленную версию в систему – она заменит прежнюю электронную запись.

Как получить доступ к электронной трудовой книжке, если я сменил телефон?

Войдите в личный кабинет «Госуслуги», перейдите в «Настройки» → «Контактные данные» и обновите номер телефона. После подтверждения через SMS вы сможете вновь пользоваться сервисом.

Нужно ли сохранять бумажную трудовую книжку после перевода?

По закону после 10 июня 2026 г. бумажный вариант считается недействительным. Его можно утилизировать (сдать в архив или уничтожить) после подтверждения успешного перевода.

Какие штрафы предусмотрены за отсутствие электронного документа?

Работодатели, не переведшие трудовые книжки в электронный вид к установленному сроку, могут быть оштрафованы в размере до 10 минимальных заработных плат. Для работников отсутствие электронного документа может привести к задержкам в получении социальных выплат.

Полезные ссылки

• Официальная страница услуги «Электронная трудовая книжка»
• Закон Украины «О переводе трудовых книжек в электронный вид»
• Пенсионный фонд Украины – справочная информация
• Министерство труда и социальной защиты Украины

Перевод трудовой книжки в электронный формат – важный шаг к цифровизации трудовых отношений в Украине. Благодаря порталу Госуслуги процесс стал быстрым, прозрачным и доступным каждому гражданину. Следуйте приведённой выше инструкции, подготовьте необходимые документы и уже через несколько дней вы сможете управлять своей трудовой историей онлайн, без лишних походов в отделы кадров.

Помните: срок до 10 июня 2026 г. – ваш шанс обеспечить себе законный и удобный доступ к важному документу. Не откладывайте оформление на последний момент!