С 2025 года в России активно внедряется система электронных трудовых книжек (ЭТК). С 2026 года для организаций с численностью более 25 человек отчётность в СФР ведётся только в электронном виде, что делает знание процедуры оформления ЭТК обязательным для кадровиков и руководителей. Данная статья объясняет, как правильно оформить электронную трудовую книжку при приёме на работу нового сотрудника.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка — это официальный цифровой документ, который ведётся в базе данных Пенсионного фонда России (СФР). В нём хранятся все сведения о трудовой деятельности работника: приёмы на работу, увольнения, изменения должностей, награждения и т.д. Работник может в любой момент получить официальную выписку из ЭТК через личный кабинет на Госуслугах или в отделении СФР.

Алгоритм оформления ЭТК для нового сотрудника: пошаговая инструкция

Процедура зависит от того, есть ли у работника уже оформленная бумажная трудовая книжка или он устраивается впервые;

Сценарий 1: Новый сотрудник, у которого уже есть бумажная трудовая книжка

Если работник ранее работал и имеет бумажный документ, но на новом месте хочет вести учёт в электронном виде, действуйте по следующему плану:

1. Получение заявления от работника. Сотрудник должен подать вам письменное заявление о желании вести трудовую книжку в электронном виде и об отказе от бумажного носителя. Образец заявления можно разработать самостоятельно или использовать типовую форму.
2. Оформление записи в бумажной книжке. В имеющейся у работника бумажной трудовой книжке необходимо сделать последнюю запись о его переходе на электронный учёт. Формулировка, как правило, следующая: «[Дата] Работник [ФИО] выразил согласие на предоставление сведений о трудовой деятельности в форме электронного документа (электронная трудовая книжка) и отказался от ведения бумажного носителя.».
3. Взаимные подписи. Эта запись должна быть подписана самим работником и уполномоченным представителем работодателя (обычно кадровиком или руководителем). Штамп организации ставить не требуется.
4. Выдача бумажной книжки работнику. После оформления записи бумажная трудовая книжка возвращается работнику на руки. Она больше не будет использоваться для дальнейшего учёта, но остаётся у него как документ, подтверждающий прошлый стаж.

Сценарий 2: Новый сотрудник, устраивающийся впервые (нет трудовой книжки)

Если у человека никогда не было работы (например, выпускник) или он не представляет бумажную книжку, процесс ещё проще:

1. Трудоустройство и подача сведений в СФР. Оформите с сотрудником трудовой договор. При первом приёме на работу сведения о нём (ФИО, СНИЛС, данные паспорта, дата приёма, должность, основание приказа) должны быть направлены в СФР в электронном виде.
2. Автоматическое создание ЭТК. На основании поданных сведений Пенсионный фонд автоматически создаст для работника электронную трудовую книжку. Работодателю не нужно подавать отдельного заявления о создании ЭТК.
3. Информирование работника. Уведомите сотрудника, что его трудовая книжка ведётся в электронном виде. Рекомендуйте ему активировать личный кабинет на Госуслугах для контроля над своими данными.

Ключевые правила и особенности для работодателя в 2026 году

Обязательность электронного отчёта

Если в вашей организации среднесписочная численность работников превышает 25 человек, то все отчётные сведения (приказы о приёме, увольнении, переводах) должны направляться в СФР исключительно в электронном виде, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) работодателя. Подача бумажных форм в этом случае не допускается.

Что вносится в ЭТК?

В электронную книжку вносятся те же данные, что и в бумажную, но в структурированном виде:

• Дата приёма на работу.
• Должность, специальность, квалификация.
• Основание для кадрового события (номер и дата приказа).
• Все изменения в течение трудовой деятельности (переводы, повышения, изменения условий договора).
• Дата и основание увольнения.
• Сведения о награждениях и поощрениях.

Получение выписки из ЭТК

Работник в любой момент может получить официальную выписку из своей электронной трудовой книжки:

• Через личный кабинет на Госуслугах (самый быстрый способ).
• Обратившись в отделение СФР (требуется паспорт).
• Через работодателя (по письменному заявлению работника).

Выписка имеет ту же юридическую силу, что и заверенная копия бумажной трудовой книжки.

Частые вопросы (FAQ)

Можно ли принять на работу, если сотрудник не имеет СНИЛС?

Да, можно. СНИЛС является обязательным реквизитом для ведения ЭТК, но его можно указать позже. При первом направлении сведений в СФР без СНИЛС система присвоит работнику временный идентификатор; Как только работник предоставит СНИЛС, данные нужно актуализировать.

Что делать, если сотрудник уволился, а в СФР не поступили сведения?

Работодатель обязан был направить сведения об увольнении в СФР. Если этого не сделано, необходимо срочно подать просроченный отчёт. У работника на Госуслугах или в выписке из ЭТК будет отображаться только та информация, которая поступила в СФР.

Можно ли вернуться к бумажной книжке после перехода на ЭТК?

Нет. Переход на электронный формат безвозвратен. Работник может только получить выписку из ЭТК и предъявить её новому работодателю. Бумажная трудовая книжка, в которой была сделана запись об отказе, является лишь архивным документом о прошлом стаже.

Оформление электронной трудовой книжки новому работнику, это стандартная, но ответственная процедура. Основные шаги:

1. Уточнить у сотрудника его предпочтения по формату ведения учёта.
2. При наличии бумажной книжки — оформить в ней запись об отказе с подписями сторон и вернуть документ работнику.
3. Внести все кадровые сведения (приём, увольнение и т.д.) в СФР в электронном виде в установленные законом сроки (не позднее следующего рабочего дня).
4. Для организаций свыше 25 человек использовать только электронный отчёт с УКЭП;

Соблюдение этих правил гарантирует, что трудовая деятельность сотрудника будет корректно отражена в государственной системе, что критически важно для расчёта его будущей пенсии и других социальных гарантий.

Статья подготовлена на основе анализа актуальных нормативных актов и практик работы с ЭТК по состоянию на май 2026 года. Для получения официальных образцов документов и консультаций по сложным случаям обращайтесь в Пенсионный фонд России или к юридическим специалистам в области трудового права.