Вопрос о выдаче копии трудовой книжки часто возникает в отделах кадров.
Ниже приведена подробная инструкция, основанная на Трудовом кодексе РФ (статья 62) и актуальных практиках 2026 года.
Следуйте шагам, чтобы избежать ошибок и недоразумений.

Что такое копия трудовой книжки и зачем она нужна

Копия трудовой книжки – это заверенный документ, содержащий все записи о трудовой деятельности сотрудника: приёмы на работу, переводы, увольнения, начисления и т.д.
Копия может понадобиться:

• для подтверждения стажа в другой компании;
• для оформления пенсионных и социальных льгот;
• для участия в конкурсах, грантах, государственных программах;
• для личного учёта и проверки правильности записей.

Правовые основы выдачи копии

Трудовой кодекс РФ, статья 62, гласит:

«Работник требует выдачи копий документов, связанных с работой. По письменному заявлению работника работодатель обязан, не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления, выдать работнику трудовую книжку (за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами).»

Ключевые моменты:

• Запрос должен быть письменным (заявление или запрос).
• Срок выдачи – не более 3 рабочих дней.
• Если в трудовой книжке есть записи о переводе, увольнении и т.д., они должны быть актуализированы до выдачи копии.
• В случае отсутствия трудовой книжки (например, при работе в онлайн‑режиме) работодатель обязан выдать электронную копию через Госуслуги.

Процедура запроса сотрудником

1. Сотрудник оформляет письменное заявление на выдачу копии трудовой книжки.
2. Заявление подаётся в отдел кадров (или в электронном виде через портал «Госуслуги»).
3. Отдел кадров проверяет наличие и актуальность записей в оригинальной трудовой книжке.
4. Подготавливается копия и заверяеться (см. пункт 5).
5. Копия выдаётся сотруднику в течение 3 рабочих дней.

Как подготовить копию

• Сделать скан или фотокопию оригинала, соблюдая правила качества (чёткая читаемость, отсутствие искажений).
• На копии должна быть полная информация о сотруднике: ФИО, дата рождения, номер, серия, дата выдачи.
• Если копия предназначена для официального использования, она должна быть заверена (см. пункт 5).

Заверение копии трудовой книжки

Заверение – это подтверждение достоверности копии. В 2026 году применяются следующие правила:

• Заверяет работодатель (обычно сотрудник отдела кадров).
• На заверении указывается: ФИО сотрудника, должность, подпись, печать (если есть).
• Дата заверения должна совпадать с датой выдачи копии.
• Внутренний формат заверения (для внутреннего пользования) может выглядеть так:

Заверение
Я, ФИО сотрудника отдела кадров, должность Должность, подтверждаю, что копия трудовой книжки сотрудника ФИО сотрудника выдана в полном объёме и соответствует оригиналу. Дата: 2026‑01‑20.
Подпись: ___________
Печать: ___________

Если копия будет использоваться в государственных органах, рекомендуется добавить отметку «заверено» и поставить печать компании.

Электронная копия и Госуслуги

С 2025 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка. Для сотрудников, работающих в онлайн‑режиме, копия может быть получена через портал Госуслуги:

1. Войдите в личный кабинет.
2. Перейдите в раздел «Трудовая книжка».
3. Выберите пункт «Получить копию».
4. Скачайте PDF‑файл, который автоматически подписан цифровой подписью работодателя.

Электронная копия имеет юридическую силу, если она подписана цифровой подписью работодателя и соответствует требованиям Федерального закона «О персональных данных».

Пример заявления на выдачу копии трудовой книжки

Заявление
Я, ФИО сотрудника, прошу выдать копию трудовой книжки.
Подпись: ___________

Внутренний формат заявления (для отдела кадров):

Заявление на выдачу копии трудовой книжки
Сотрудник: ФИО сотрудника
Должность: Должность
Дата рождения: Дата
Номер и серия: Номер, серия
Причина запроса: Указать
Дата выдачи: Дата
Подпись сотрудника: ___________
Подпись руководителя отдела кадров: ___________
Печать: ___________

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли получить копию без письменного заявления? Нет, закон требует письменного запроса.
• Что делать, если копия не выдана в течение 3 дней? Обратитесь в отдел кадров с напоминанием; при необходимости подайте жалобу в Трудовую инспекцию.
• Нужна ли печать компании на копии? Для официального использования печать повышает доверие, но не является обязательной.
• Можно ли получить копию, если трудовая книжка потеряна? В этом случае выдается дубликат трудовой книжки по аналогичной процедуре.

Выдача копии трудовой книжки – простая, но важная процедура, регулируемая Трудовым кодексом РФ. Чтобы избежать ошибок:

• Подавайте письменный запрос в отдел кадров.
• Соблюдайте срок не более 3 рабочих дней.
• Убедитесь, что копия полностью соответствует оригиналу и заверена.
• Для онлайн‑работников используйте электронную копию через Госуслуги.
• Храните копию в надёжном месте и при необходимости предоставляйте её по запросу.

Следуя этим рекомендациям, вы обеспечите прозрачность и законность процесса выдачи копии трудовой книжки, а сотрудник получит нужный документ в срок.