Трудовая книжка – это официальный документ, фиксирующий трудовую деятельность сотрудника, его стаж, должности, причины увольнения и прочие кадровые события․ Для организации, принимающей в штат новых работников, наличие трудовых книжек является обязательным требованием законодательства РФ․ В 2025‑2026 годах действуют два формата: бумажная и электронная трудовая книжка (ЭТК)․ Ниже приведено подробное руководство по их оформлению и получению․

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна

• Фиксация трудовой деятельности – запись о месте работы, должности, стаже и причинах увольнения․
• Документ, подтверждающий стаж работы при переходе на другую работу, при получении пенсионных выплат, при оформлении военной службы и др․
• Обязательный элемент кадровой политики любой организации, которая нанимает сотрудников․

Виды трудовых книжек

1. Бумажная трудовая книжка – традиционный формат, который сохраняется в бумажном виде․ Работник может продолжать вести её до 2020 года, а после – хранить как копию․
2. Электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровой документ, доступный через личный кабинет на сайте ПФР, в МФЦ или через портал Госуслуги․ В 2025 году обе формы действуют одновременно․

Кто обязан вести трудовую книжку?

В соответствии со статьей 66 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан вести трудовую книжку сотрудника․ При первом трудоустройстве работодатель оформляет запись в ЭТК, а бумажную копию может передать сотруднику по желанию․

Как получить трудовую книжку впервые

Подготовка необходимых документов

• Паспорт гражданина РФ (или заграничный паспорт + вид на жительство для иностранцев)․
• СНИЛС․
• ИНН․
• Копия диплома об образовании (если требуется)․
• Трудовой договор․

Оформление приёма в штат

1. Подготовьте приёмную документацию (приёмный акт, приказ о приёме)․
2. Подпишите трудовой договор с сотрудником․
3. Оформите запись в системе Главбух или аналогичном бухгалтерском ПО․
4. Сформируйте запись о трудоустройстве в ЭТК через личный кабинет ПФР или через портал Госуслуги․
5. Если сотрудник предпочитает бумажную копию, выдайте ей в отделении Фонда․

Получение ЭТК через Госуслуги

Для оформления ЭТК через портал Госуслуги необходимо:

1. Войти в личный кабинет ПФР (https://www․pfr․gov․ru/)․
2. Перейти в раздел «Электронная трудовая книжка»․
3. Заполнить форму ЕФС‑1 и отправить в Фонд․
4. Получить подтверждение о создании ЭТК․

Как перевести сотрудника с бумажной трудовой книжки на электронную

Перевод осуществляется по заявлению сотрудника․ Работодатель выдает бумажную копию, но освобождается от ответственности за её ведение․ Процедура:

1. Сотрудник подаёт заявление о переходе на ЭТК․
2. Работодатель оформляет запись о переходе в системе ПФР․
3. Получает подтверждение о переводе и передаёт сотруднику электронный доступ․

Как узнать, что у сотрудника уже есть трудовая книжка

Для проверки статуса можно:

• Проверить в личном кабинете ПФР (раздел «Моя трудовая книжка»)․
• Запросить выписку из ЭТК в МФЦ или через портал Госуслуги․
• Попросить сотрудника показать бумажную копию․

Особенности оформления трудовой книжки для иностранного работника

• Проверить наличие действующего вид на жительство и соответствующих документов․
• Оформить трудовой договор в соответствии с требованиями Трудового кодекса и миграционного законодательства․
• Зарегистрировать сотрудника в ПФР и оформить ЭТК через личный кабинет․
• При необходимости – получить бумажную копию в отделении Фонда․

Что делать, если у сотрудника нет трудовой книжки

Если работодатель требует трудовую книжку, а у сотрудника её нет, можно:

• Оформить новую трудовую книжку (бумажную или электронную) по вышеописанным шагам․
• Провести первый приём и оформить запись о трудоустройстве․
• Если сотрудник уже работал, но не имеет книжки, запросить выписку из предыдущего работодателя через ПФР․

Где можно получить выписки из ЭТК

1. Через личный кабинет ПФР․
2. В МФЦ (по адресу конкретного региона)․
3. Через портал Госуслуги․
4. В отделении Фонда Пенсионного фонда России․

• Для каждой новой позиции необходимо оформить трудовую книжку в течение 5 рабочих дней с даты приёма․
• ЭТК – более удобный и безопасный формат, но бумажная копия остаётся актуальной для некоторых случаев․
• Организация должна вести учёт всех кадровых событий в системе ПФР и хранить копии документов․
• При работе с иностранными сотрудниками соблюдайте миграционные требования․

Следуя приведённым шагам, вы сможете быстро и корректно оформить трудовую книжку для любого сотрудника, обеспечив соблюдение всех требований законодательства РФ․