Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. В 2026 году оформление и выдача трудовой книжки регулируется Федеральным законом № 439‑ФЗ «О трудовой книжке» и рядом нормативных актов. Ниже приведена подробная инструкция, как правильно оформить заявление, какие документы нужны, где можно получить копию, а также как вести запись в журнале учета трудовых книжек.

Кому нужно подавать заявление?

• Новый работник, который только что поступил на работу.
• Сотрудник, который увольняется и хочет получить копию трудовой книжки.
• Постоянный работник, которому требуется получить электронную трудовую книжку (ЭТК).
• Поручитель, получивший нотариальную доверенность, чтобы оформить выдачу от имени работника.
• Работник, который хочет получить копию трудовой книжки в случае потери оригинала.

Где можно подать заявление?

1. В отдел кадров (или в отдел кадрового учёта) работодателя.
2. В МФЦ (Многофункциональный центр) при наличии соответствующего пункта.
3. Через портал «Госуслуги» – электронная форма заявления.
4. Почтой (если работодатель принимает документы по почте).

Что должно содержать заявление?

Образец заявления на выдачу трудовой книжки (первый пункт – дата и место). Важно, чтобы в заявлении были указаны:

• ФИО заявителя.
• Дата и место рождения.
• СНИЛС (если требуется).
• Номер трудовой книжки (если известен).
• Указание, что заявитель просит выдачу трудовой книжки (или копии).
• Дата, когда заявитель планирует получить документ.
• Подпись заявителя и дата подписания.

Ниже приведён пример заполнения заявления.

Пример заявления (Word/PDF)

[Наименование организации]
[Адрес организации]
[Телефон, e‑mail]

Заявление

Я, Иванов Иван Иванович, дата рождения , проживающий по адресу г. Москва, ул. Ленина, д. 10, кв. 5, прошу выдать мне трудовую книжку (копию) по следующим реквизитам:
Номер трудовой книжки: 123456
СНИЛС: 123-456-789 01

Дата, когда планирую получить документ: 

Подпись: _____________________

Как оформить доверенность для получения трудовой книжки?

Если работник не может лично обратиться в отдел кадров, он может поручить это доверенному лицу. Для этого необходимо:

1. Получить нотариально заверенную доверенность, в которой указано право на получение трудовой книжки и подписания документов от имени заявителя.
2. Подготовить копию доверенности и оригинал (если требуется).
3. Поручитель подает заявление вместе с доверенностью.

Как получить электронную трудовую книжку (ЭТК)?

С 2025 года в России действует электронная трудовая книжка. Для перехода на ЭТК необходимо:

• Подать заявление через портал «Госуслуги» (форма «Получить электронную трудовую книжку»).
• Подтвердить личность с помощью «Электронной подписи» или «Госуслуги».
• После утверждения заявления работодатель получает доступ к ЭТК и может внести записи.
• После перехода на ЭТК работник может получить бумажную копию по запросу (статья 3, пункт 2 Закона N 439‑ФЗ).

Как оформить заявление на отправку трудовой книжки по почте?

Если работник находится за пределами региона, он может попросить работодателя отправить трудовую книжку почтой. В заявлении необходимо указать:

• Полное имя и адрес получателя.
• Номер и дата регистрации трудовой книжки.
• Указание, что работодатель должен отправить документ по почте.
• Подпись и дата.

Образец заявления на отправку трудовой книжки по почте

[Наименование организации]
[Адрес организации]
[Телефон, e‑mail]

Заявление

Я, Петров Петр Петрович, прошу отправить мою трудовую книжку по почте на следующий адрес:


 г. Новосибирск, ул. Советская, д. 12, кв. 3


Номер трудовой книжки: 654321
Дата регистрации: 

Подпись: _____________________

Как вести запись в журнале учета трудовых книжек?

После получения трудовой книжки работник должен сделать запись в журнале учета трудовых книжек. В журнале указывается:

• Дата получения.
• Номер трудовой книжки.
• ФИО работника.
• Краткое описание: «Получена трудовая книжка».
• Подпись работника и руководителя.

Пример записи:

Номер трудовой книжки: 123456
ФИО: Иванов Иван Иванович
Запись: Получена трудовая книжка
Подпись работника: _____________________
Подпись руководителя: _____________________

Как получить копию трудовой книжки?

Если оригинал потерян, работник может запросить копию. Для этого необходимо:

1. Подать заявление о выдаче копии трудовой книжки.
2. Предоставить копию паспорта и, при необходимости, справку о потерянном оригинале.
3. Оплатить государственную пошлину (если применимо).
4. Получить копию в отделе кадров или через «Госуслуги».

Образец заявления о выдаче копии трудовой книжки

[Наименование организации]
[Адрес организации]
[Телефон, e‑mail]

Заявление

Я, Сидоров Сергей Сергеевич, прошу выдать копию трудовой книжки, так как оригинал был утерян.

Номер трудовой книжки: 987654
Дата регистрации: 

Подпись: _____________________

Где можно скачать образцы заявлений и актов?

Ниже перечислены актуальные ссылки (на момент 2026 года) на бесплатные образцы:

• Образец заявления о выдаче трудовой книжки (Word)
• Образец заявления о выдаче копии трудовой книжки (Word)
• Образец акта приёма‑передачи трудовой книжки (Word)
• Образец заявления на отправку трудовой книжки по почте (Word)

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли получить трудовую книжку без работодателя? – Нет, выдача осуществляется только работодателем, который хранит оригинал.
2. Сколько времени занимает выдача? – Обычно 5–10 рабочих дней, но в некоторых случаях может быть до 30 дней.
3. Что делать, если оригинал потерян? – Подавайте заявление о выдаче копии и при необходимости предоставляйте справку о потере.
4. Можно ли получить электронную трудовую книжку, если я выбрал бумажную? – Да, можно подать новое заявление о переходе на ЭТК.
5. Как проверить, что в трудовой книжке внесены все записи? – Сравните журнал учета трудовых книжек с содержимым вашей книжки.

Правильное оформление заявления о получении трудовой книжки – важный шаг для подтверждения трудовой истории. Следуйте приведённой инструкции, используйте актуальные образцы и не забывайте вести запись в журнале учета. Это поможет избежать недоразумений и обеспечит надёжность ваших трудовых данных.

Если у вас возникли дополнительные вопросы, обратитесь в отдел кадров вашего работодателя или в ближайший МФЦ. Для более подробной информации можно воспользоваться официальными порталами и справочниками кадровиков.