Электронная трудовая книжка (ЭТК) – современный способ ведения сведений о трудовой деятельности работников. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) процесс её оформления и печати описан в нескольких простых шагах. В этой статье мы подробно разберём, как получить выписку из ЭТК и как её распечатать.
Подготовка заявления о переходе на электронный формат
Для перехода сотрудника из бумажной формы в электронную необходимо оформить заявление в Пенсионный фонд России (ПФР). В 1С такой документ создаётся в разделе Отчетность → Справки → Электронные трудовые книжки.
Создание заявления
- Откройте модуль Отчетность → Справки → Электронные трудовые книжки.
- Нажмите кнопку «Создать заявление».
- Выберите сотрудника, для которого вводится заявление.
- Укажите тип заявления:
- «Продолжать вести трудовые книжки в бумажном виде» (ст. 66 ТК РФ).
- «Вести сведения в электронном виде» (ст. 66.1 ТК РФ).
- Укажите дату заявления – она должна совпадать с датой, когда сотрудник подписал заявление в бумажном виде.
- Сохраните документ.
После сохранения заявление будет доступно для печати.
Печать заявления
Для вывода печатной формы заявления используйте кнопку «Печать», расположенную в документе заявления или в журнале Электронные трудовые книжки.
- Подтвердите печать – документ откроется в режиме просмотра.
- Сохраните файл в формате PDF или отправьте напрямую на принтер.
Формат вывода
В 1С предусмотрены две формы заявления:
- Заявление о продлении ведения трудовых книжек в бумажном виде (ст. 66 ТК РФ).
- Заявление о переходе на электронное ведение (ст. 66.1 ТК РФ).
Каждая форма содержит необходимые реквизиты: наименование организации, реквизиты ПФР, данные работника и подпись.
Получение выписки из электронной трудовой книжки
После того как заявление принято и ЭТК создана, её можно вывести в виде отчёта.
Выбор сотрудников
В документе Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности нажмите кнопку «Подбор сотрудников». В открывшемся окне отобразятся все работники, которые подали заявления о виде ведения.
Формирование отчёта
Для формирования выписки выполните следующие действия:
- Отметьте нужных сотрудников (можно выбрать несколько сразу).
- Убедитесь, что дата документа совпадает с датой заявления в бумажном виде.
- Нажмите кнопку «Печать» → выберите тип формы «Электронная трудовая книжка».
- В открывшемся окне укажите параметры печати:
- Формат листа (A4, A5).
- Направление печати (портрет/ландшафт).
- Наличие подписи и печати.
- Подтвердите печать – документ откроется в режиме просмотра и готов к отправке на принтер.
Печать на бумажном носителе
Хотя электронная трудовая книжка хранится в цифровом виде, её иногда необходимо вывести на бумагу – например, для подписания работником или передачи в другие отделы.
- Подключите принтер к компьютеру.
- В открывшемся окне печати выберите нужный принтер.
- Укажите количество копий (обычно 1‑2 копии).
- Нажмите кнопку «ОК» – печать начнётся.
После печати документ можно подписать и передать работнику. При необходимости вручную добавить подпись и дату.
Часто задаваемые вопросы
- Вопрос: Можно ли сразу печатать электронную трудовую книжку без заявления?
Ответ: Нет. Для перехода на электронный формат обязательно требуется заявление в ПФР, которое создаётся в 1С. - Вопрос: Сколько копий заявления нужно печатать?
Ответ: Обычно печатают два экземпляра – один для ПФР, второй – для внутреннего архива организации. - Вопрос: Как изменить уже оформленную форму ведения?
Ответ: В разделе Отчетность → Справки → Электронные трудовые книжки откройте соответствующее заявление и выберите действие «Изменить». После изменения необходимо заново напечатать форму.
Печать электронной трудовой книжки в 1С – это последовательный процесс:
- Создание и подпись заявления о переходе на электронный формат.
- Печать самого заявления (две формы – бумажная и электронная).
- Формирование отчёта по выбранным сотрудникам.
- Печать выписки из ЭТК на бумажном носителе.
Соблюдая эти шаги, вы сможете быстро и без ошибок оформить переход сотрудников на электронный учет трудовых книжек, а также обеспечить их соответствие требованиям ПФР.
Если возникнут дополнительные вопросы, обратитесь в службу поддержки по телефону 7 (351) -42‑04‑09 или напишите на info1cab.ru. Мы поможем внедрить программы 1С и подобрать необходимое торговое оборудование.