Несмотря на широкое распространение электронных трудовых книжек (ЭТК)‚ бумажный вариант по‑прежнему актуален для сотрудников‚ принятых на работу до 1 января 2021 года‚ а также для тех‚ кто по заявлению отказался от ведения ЭТК․ Ниже представлена пошаговая инструкция‚ как оформить‚ заполнить и вести бумажную трудовую книжку в соответствии с действующим законодательством РФ․
Содержание
- Нормативная база
- Кому нужна бумажная трудовая книжка
- Где получить бланк и какие требования к нему
- Как правильно заполнять трудовую книжку
- Примеры записей
- Хранение и выдача дубликата
- Часто задаваемые вопросы
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ (ст․ 66) – регулирует ведение трудовых книжек․
- ФЗ‑№ 402‑ФЗ «О бухгалтерском учёте» – требования к документам первичного учёта․
- Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек и выдачи справок о трудовой деятельности»․
- Приказ Минтруда России от № 585н «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения» (действует с )․
Кому нужна бумажная трудовая книжка
Бумажная трудовая книжка оформляется:
- Сотрудникам‚ принятым на работу до ‚ если они не перешли на ЭТК․
- Сотрудникам‚ принятым после ‚ но подавшему заявление об отказе от ведения электронной трудовой книжки (ст․ 66 ТК РФ)․
- Лицам‚ требующим дубликат утраченной или испорченной книжки․
Где получить бланк и какие требования к нему
Бланк трудовой книжки представляет собой специально утверждённый формат‚ утверждённый Приказом Минтруда России № 585н․ Его можно получить:
- В отделениях Социального фонда России (СФР) – бесплатно при личном обращении․
- В канцелярских магазинах‚ специализирующихся на бухгалтерской и кадровой продукции (например‚ «ОфисМаркет»‚ «КанцТовары»)․
- Через официальные интернет‑порталы госуслуг – скачать PDF‑шаблон и распечатать на плотной бумаге (плотность не менее 80 г/м²)․
Требования к бланку:
- Формат А5 (148 × 210 мм)․
- Наличие всех обязательных реквизитов: ьный лист‚ таблица сведений о работе‚ разделы о наградах‚ поощрениях‚ увольнениях․
- Бумага должна быть плотной‚ без видимых повреждений‚ чтобы обеспечить длительное хранение․
Как правильно заполнять трудовую книжку
Заполнение производится кадровым специалистом или уполномоченным лицом организации․ Основные этапы:
- Подготовка документов: трудовой договор‚ приказ о приёме‚ документы‚ подтверждающие квалификацию (дипломы‚ сертификаты)․
- Заполнение ьного листа: указываются ФИО сотрудника‚ дата рождения‚ место рождения‚ образование‚ профессия‚ специальность‚ дата поступления на работу․
- Внесение записи о приёме на работу: в таблицу «Сведения о работе» вносятся:
- Дата приёма (день‚ месяц‚ год)․
- Наименование организации (полное‚ согласно уставу)․
- Подразделение‚ в которое принят сотрудник․
- Должность (согласно штатному расписанию)․
- Вид трудового договора (срочный/бессрочный)․
- Номер и дата приказа о приёме․
- Подписи и печати: запись заверяется подписью ответственного лица (кадровика‚ руководителя отдела кадров) и печатью организации․
- Ведение последующих записей: аналогично оформляются переводы‚ повышения‚ награды‚ увольнения;
Примеры записей
Пример записи о приёме на работу
ООО «ТехноСтрой» Отдел проектирования Инженер‑проектировщик Бессрочный Приказ № 123 от
Пример записи о переводе на другую должность
ООО «ТехноСтрой» Отдел продаж Менеджер по работе с ключевыми клиентами Приказ № 45 от
Пример записи об увольнении
Уволен по собственному желанию Приказ № 89 от
Хранение и выдача дубликата
Согласно ст․ 66 ТК РФ‚ трудовая книжка хранится у работодателя в течение всего периода работы сотрудника и после увольнения выдаётся ему на руки․
- Хранение: в отделе кадров в огнеупорном шкафу или металлическом шкафу‚ доступ ограничен уполномоченным лицам․
- Выдача: при увольнении сотрудник получает оригинал трудовой книжки под расписку․ Если оригинал утерян‚ выдаётся дубликат‚ оформленный согласно Приказу Минтруда № 585н (заполняется на основании данных из личной карточки сотрудника и приказов)․
- Дубликат: на ьном листе делается пометка «Дубликат»‚ указывается дата выдачи и номер дубликата․
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжку?
- Да‚ если сотрудник до имел бумажную книжку и не подал заявление об отказе от ЭТК․ В этом случае ведётся обе формы‚ но информация должна быть идентичной․
- Нужно ли заверять каждую запись печатью организации?
- Да‚ каждая запись о приёме‚ переводе‚ награде или увольнении должна быть заверена подписью ответственного лица и печатью организации․
- Можно ли использовать обычную тетрадку вместо бланка?
- Нет․ Трудовая книжка должна быть оформлена на утверждённом бланке‚ иначе документ будет считаться недействительным․
- Что делать‚ если сотрудник потерял трудовую книжку?
- Сотрудник пишет заявление об утере․ Работодатель выдаёт дубликат‚ оформленный на основании данных из личной карточки и приказов‚ с пометкой «Дубликат»․
- Срок хранения трудовой книжки после увольнения?
- Трудовая книжка выдаётся сотруднику на руки при увольнении и хранится у него бессрочно․ У работодателя хранится копия (или электронный аналог) в течение 50 лет после последней записи (ст․ 66 ТК РФ)․
Соблюдая указанные выше рекомендации‚ вы сможете корректно оформить и вести бумажную трудовую книжку‚ минимизируя риски возникновения споров с сотрудниками и контролирующими органами․