С 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК), а с 2025 года её использование становится ещё более распространённым. Многие сотрудники и работодатели сталкиваются с вопросами о том, как правильно оформить и выдать ЭТК при увольнении. Данная статья даёт максимально полное и практическое руководство по этой теме.
Что такое электронная трудовая книжка и зачем она нужна?
Электронная трудовая книжка — это официальный документ в виде записи в единой цифровой системе (Единой государственной информационной системе социального обеспечения, ЕГИСС), которая ведётся Социальным фондом России (СФР). Она заменяет традиционную бумажную книжку, но имеет такую же юридическую силу.
- Удобство: Не нужно носить с собой бумажный документ, информация всегда доступна онлайн через личный кабинет на портале Госуслуг или сайте СФР.
- Безопасность: Нет риска потерять, испортить или заполнить неправильно. Все записи вносятся централизованно.
- Прозрачность: Сотрудник в любой момент может проверить, передал ли работодатель сведения в СФР и какие именно.
- Экология: Экономия бумаги.
Кто может получить электронную трудовую книжку?
Переход на ЭТК происходит на добровольной основе по заявлению работника. Исключение — лица, впервые устраивающиеся на работу после 1 января 2022 года. Для них ЭТК становится единственным вариантом, если они не подали заявление о выдаче бумажной.
Важно: если у сотрудника уже есть заполненная бумажная трудовая книжка, он может выбрать, какую версию вести — бумажную или электронную. При этом запись о наличии бумажной книжки также отобразится в электронной.
Как и когда работодатель заполняет электронную трудовую книжку?
Заполнение ЭТК — это обязанность работодателя. Процесс происходит автоматически через программное обеспечение для учёта труда (например, 1С:Зарплата и управление персоналом или аналоги), которое интегрировано с ЕГИСС СФР;
Ключевые моменты заполнения:
- При приёме на работу: Работодатель обязан в течение 5 рабочих дней с даты приёма передать в СФР сведения о приёме (дата, наименование организации, должность, основание приёма). Эти данные станут первой записью в ЭТК.
- В период работы: Каждое изменение (перевод, изменение условий трудового договора, увольнение) также должно быть передано в СФР в установленные законом сроки (обычно в день возникновения события или в течение 5 дней).
- Контроль: Сотрудник может отслеживать своевременность внесения записей через личный кабинет на Госуслугах в разделе «Трудовая деятельность».
Оформление и выдача электронной трудовой книжки ПРИ УВОЛЬНЕНИИ
Это самый важный и частый вопрос. Процедура имеет свои особенности по сравнению с бумажной книжкой.
Шаг 1: Подготовка записи об увольнении
Работодатель формирует в своей программе и передаёт в СФР сведения об увольнении. Критически важно правильно указать:
- Дату увольнения (последний рабочий день).
- Основание увольнения с точным указанием пункта части первой статьи 77 Трудового кодекса РФ (например, «п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ» — увольнение по собственному желанию) или другой статьи.
- Формулировку записи. Она должна быть полной и корректной.
Шаг 2: Формулировка записи в ЭТК
Запись в ЭТК при увольнении имеет стандартный формат. Вот примеры для частых случаев:
Увольнение по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ):
Уволен по собственному желанию, предупредив работодателя в письменной форме за 14 календарных дней в соответствии с ч. 1 ст. 80 Трудового кодекса Российской Федерации.
Увольнение по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ):
Уволен по соглашению сторон в соответствии с ч. 1 ст. 78 Трудового кодекса Российской Федерации.
Увольнение за грубый проступок (ст. 81 ТК РФ):
Уволен за грубый дисциплинарный проступок (неоднократное неисполнение трудовых обязанностей) в соответствии с п. 5 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
Примечание: В скобках указывается конкретное нарушение, как в примере выше.
Шаг 3: «Выдача» ЭТК сотруднику
Здесь ключевое отличие от бумажного носителя. Физического документа не существует. Процедура «выдачи», это:
- Уведомление сотрудника. Работодатель обязан письменно (например, в заявлении об увольнении или отдельным уведомлением) сообщить сотруднику о том, что сведения об увольнении переданы в СФР.
- Предоставление доступа к информации. Сотрудник самостоятельно проверяет запись об увольнении в своей электронной трудовой книжке через личный кабинет на портале Госуслуг (требуется подтверждённая учётная запись) или через личный кабинет на сайте СФР.
- Расписка не требуется. Поскольку документ не материален, традиционная расписка в получении трудовой книжки не оформляется. Факт ознакомления сотрудника с записью может быть подтверждён его подписью на заявлении об увольнении или в приказе (если сотрудник знакомится с ним под роспись).
Что делать, если запись в ЭТК не появилась или есть ошибка?
Это ответственность работодателя. Сотрудник должен:
- Обратиться к работодателю (в отдел кадров, бухгалтерию, HR) с письменным заявлением о необходимости внесения или исправления записи.
- Если работодатель бездействует, можно направить жалобу в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в Социальный фонд России.
- До исправления ошибки сотрудник может сослаться на факт увольнения по заявлению и приказу, которые у него на руках.
Сравнение: Бумажная vs Электронная трудовая книжка при увольнении
| Критерий | Бумажная трудовая книжка | Электронная трудовая книжка |
|---|---|---|
| Документ | Физический объект (памятка). | Цифровая запись в базе СФР. |
| Момент «выдачи» | В день увольнения, с обязательной распиской. | После передачи данных в СФР (в течение 5 дней). Факт уведомления сотрудника. |
| Риск потери | Высокий. Если потеряна — сложное восстановление. | Нулевой. Информация хранится в защищённой государственной системе. |
| Проверка | Только по предъявлению самой книжки. | В любой момент через Госуслуги/сайт СФР. |
| Исправление ошибки | Через внесение корректирующей записи с пояснением. | Путём подачи сведений об исправлении в СФР через ту же систему. |
Ответы на частые вопросы (FAQ)
Вопрос: А что, если я работаю совместителем в двух организациях? Будет ли одна ЭТК на все места работы?
Ответ: Да; Электронная трудовая книжка единая для каждого гражданина. Все сведения от всех работодателей (основного места и мест совместительства) будут агрегироваться в одной цифровой книжке в СФР. Это одно из главных преимуществ системы.
Вопрос: Могу ли я потребовать от работодателя выдать мне бумажный дубликат ЭТК?
Ответ: Нет. Если вы выбрали электронную форму, работодатель не обязан выдавать бумажный документ. Вы можете в любой момент распечаровать информацию из своего личного кабинета на Госуслугах, но это будет неофициальный документ, а выписка. Официальным подтверждением ставится именно запись в ЕГИСС.
Вопрос: А если я увольняюсь, а запись в ЭТК не появилась месяц? Что делать?
Ответ: Это нарушение со стороны работодателя (срок внесения сведений — 5 рабочих дней). Немедленно направьте письменное заявление работодателю с требованием передать данные. При бездействии — жалоба в ГИТ и СФР. До появления записи вашим основным доказательством трудовых отношений будет приказ об увольнении (копия) и табель.
Электронная трудовая книжка при увольнении — это не сложный, но требующий внимания к деталям процесс. Главное для сотрудника — понимать, что физического документа нет, а вся информация должна быть в вашем личном кабинете на Госуслугах. Для работодателя, это обязанность по своевременной и корректной передаче данных в СФР. В случае споров или ошибок обращаться нужно как к работодателю, так и в надзорные органы: Госинспекцию труда и Социальный фонд России.
Статья подготовлена на основе актуального законодательства и практики применения электронных трудовых книжек по состоянию на 22 мая 2026 года.