Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих трудовую историю работника․ Для молодого специалиста, только начинающего карьеру, правильное заполнение этой книжки имеет решающее значение: от него зависят пенсионные начисления, право на социальные выплаты и возможность подтверждения стажа перед будущими работодателями․

Что такое трудовая книжка и какие её виды существуют?

• Бумажная трудовая книжка – традиционный документ, который выдаётся в виде печатного листа․
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровой аналог, введённый в России с 2021 года․ Оформляется в системе Госуслуг и хранится в личном кабинете гражданина․

Для большинства молодых специалистов в 2026 году предпочтительным считается электронный формат, однако в некоторых организациях (например, в государственных учреждениях) всё ещё используют бумажные книжки․

Когда и кем оформляется трудовая книжка?

1. При приёме на работу – работодатель обязан выдать трудовую книжку (бумажную или электронную) в течение 5 рабочих дней с момента подписания трудового договора․
2. При переводе в другую организацию – книжка передаётся новому работодателю, который вносит новые записи․
3. При увольнении – работодатель заполняет запись об увольнении и выдаёт книжку сотруднику (или закрывает электронный аккаунт)․

Перечень обязательных документов для заполнения

Перед тем как приступить к заполнению, подготовьте следующие бумаги:

• Трудовой договор (копия подписанного договора)․
• Паспорт (страница с данными)․
• СНИЛС (страховой номер)․
• ИНН (если уже получен)․
• Справка о прохождении медицинского осмотра (для некоторых категорий работников)․
• Для электронных книжек – доступ к Госуслугам и подтверждённый телефон․

Пошаговое руководство по заполнению бумажной трудовой книжки

Шаг 1․ Заполнение первой страницы (вкладка «Трудовая книжка»)

На первой странице указываются:

1. Фамилия, имя, отчество работника․
2. Дата рождения․
3. Серия и номер паспорта․
4. СНИЛС․
5. Дата выдачи книжки (обычно – дата её получения)․

Шаг 2․ Запись о приёме на работу

Заполняется в разделе «Запись о приёме на работу»․ Необходимо указать:

• Дата приёма (дд․мм․гггг)․
• Наименование организации (полное официальное название)․
• Трудовой договор № и дата его заключения․
• Должность (например, «младший аналитик»)․
• Ставка (оклад) и условия оплаты труда․
• Основание для приёма (например, «по результатам собеседования»)․

Шаг 3․ Запись о повышении квалификации (при необходимости)

Если в течение первого года специалист проходит обучение, необходимо добавить запись о повышении квалификации, указав:

• Наименование курса/семинара․
• Организатор (университет, учебный центр)․
• Дата начала и окончания․
• Свидетельство о завершении (номер, дата)․

Шаг 4․ Запись об увольнении

При увольнении работодатель вносит запись, где указываются:

• Дата увольнения․
• Основание (по собственному желанию, по соглашению сторон, по сокращению и т․д․)․
• Подпись и печать организации․

Как оформить электронную трудовую книжку (ЭТК)

5․1 Регистрация в системе «Госуслуги»

Если у вас ещё нет аккаунта, выполните следующие действия:

1. Перейдите на сайт gosuslugi․ru․
2. Нажмите «Регистрация» и введите номер телефона, СНИЛС и ФИО․
3. Подтвердите регистрацию через СМС‑код․
4. Пройдите процедуру идентификации (через банк или МФЦ)․

5․2 Оформление ЭТК работодателем

Работодатель в системе «Электронный кадровый сервис» (ЭКС) создаёт запись о приёме:

• Вводит данные сотрудника (ФИО, СНИЛС, ИНН)․
• Указывает дату начала работы и должность․
• Прикладывает скан трудового договора․

После подтверждения записи в личном кабинете сотрудника появится уведомление о новой записи в ЭТК․

5․3 Заполнение дополнительных записей (повышения, командировки, отпуска)

Все изменения в трудовой истории вносятся через ЭКС:

• Повышение квалификации – загрузка сертификата, указание даты и названия курса․
• Отпуск – запись о предоставленном отпуске (даты, количество дней)․
• Перевод внутри компании – указание новой должности и подразделения․

5․4 Оформление увольнения в ЭТК

Работодатель заполняет форму «Увольнение», указывая:

• Дата увольнения․
• Основание (по собственному желанию, по соглашению и т․д․)․
• Подпись руководителя (цифровая)․

После подтверждения запись становится доступной в личном кабинете сотрудника, а система автоматически генерирует справку о трудовой деятельности․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную трудовую книжку?

Да, но в большинстве случаев работодатель выбирает один формат․ При переходе с бумажной на электронную необходимо оформить акт передачи данных․

Что делать, если в записи допущена ошибка?

Обратитесь в отдел кадров с письменным заявлением․ В случае электронной книжки – работодатель вносит исправление через ЭКС, а в бумажной – делает исправление в виде «зачёркнутого» текста с подписью и печатью․

Как быстро получить справку из ЭТК?

Войдите в личный кабинет «Госуслуги», выберите раздел «Трудовая книжка», нажмите «Сформировать справку»․ Справка генерируется в течение нескольких минут․

Нужна ли подпись работодателя в электронной книжке?

Да, но она оформляется в виде цифровой подписи, которая имеет юридическую силу, аналогичную печати и подписи на бумажных документах․

Типичные ошибки при заполнении и как их избежать

• Пропуск даты начала работы․ – всегда указывайте точную дату (дд․мм․гггг)․
• Неправильный номер СНИЛС․ – проверяйте цифры дважды, ошибка может привести к проблемам с пенсионным фондом․
• Отсутствие подписи руководителя․ – без подписи запись считается незавершённой․
• Заполнение без печати организации․ – в бумажных книжках печать обязательна․
• Неоформленные периоды отпуска․ – в ЭТК отпуск фиксируется автоматически, но в бумажной книжке необходимо вносить запись вручную․

Полезные ресурсы и ссылки

• Госуслуги – электронная трудовая книжка
• Российская Трудовая Консультация – нормативные акты
• 1С:ЗУП – работа с формой ЕФС‑1
• Федеральная налоговая служба – справочная информация о НДФЛ

Кратко о главном:

1. Трудовую книжку (бумажную или электронную) необходимо оформить в течение 5 дней после подписания договора․
2. Все записи должны быть полными и без ошибок – они влияют на будущие пенсионные начисления․
3. Электронный формат упрощает процесс: записи вносятся онлайн, а справки получаются мгновенно․
4. При увольнении проверьте, что запись об увольнении завершена и вы получили справку о трудовой деятельности․
5. Сохраняйте копии всех документов (договор, справки, сертификаты) – они могут понадобиться при проверке записей․

Следуя этим рекомендациям, молодой специалист без труда оформит свою трудовую книжку и избежит проблем в дальнейшем трудоустройстве и получении социальных выплат․

Дата публикации: ․ Информация актуальна на 13:40:31․