Вопрос о том, как правильно оформить и заверить трудовую книжку в условиях перехода на электронный формат, актуален как для работодателей, так и для сотрудников․ Ниже приведён подробный разбор законодательства, практических рекомендаций и примеров оформления․

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой документ, содержащий сведения о трудовой деятельности сотрудника․ Она подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УЭЦП) работодателя и хранится в системе Госуслуги․

• Содержит все записи, которые в бумажной трудовой книжке были бы внесены вручную․
• Подтверждена УЭЦП, поэтому юридически равнозначна бумажному документу․
• Может быть выведена в PDF‑формате и передана сотруднику․

Законодательные основы

Основные положения, регулирующие вопрос заверения ЭТК, содержатся в Трудовом кодексе РФ (ТК РФ) и ГОСТах․

• Статья 66․1 ТК РФ – лицо, имеющее стаж работы по трудовому договору, может получать сведения о трудовой деятельности у работодателя либо в бумажном, либо в электронном виде, подписанном УЭЦП․
• Статьи 62 и 84․1 ТК РФ – регламентируют порядок внесения записей и их заверения в трудовой книжке․
• ГОСТ 7․0․97-2016 – стандарт оформления копий документов, в т․ч․ трудовой книжки․

Нужно ли заверять электронную трудовую книжку?

Ответ зависит от того, в какой форме вы предоставляете документ сотруднику․

Само электронное письмо с УЭЦП

Если работодатель отправляет сотруднику электронную трудовую книжку в виде PDF‑файла, подписанного УЭЦП, то дополнительное заверение не требуется․ Такой документ считается юридически действительным․

Печатная копия ЭТК

В случае, когда сотрудник просит бумажную копию (например, для подачи в органы госрегистрации), работодателю необходимо:

• Сформировать бумажную копию по шаблону, содержащему все сведения из ЭТК․
• Заверить копию в соответствии с ГОСТ 7․0․97-2016: надпись «Верно», подпись уполномоченного лица, дата и расшифровка подписи․
• При необходимости приложить печать работодателя․

Таким образом, заверение требуется только для бумажной копии, а не для самого электронного документа․

Как оформить заверенную копию ЭТК

Шаблон заверенной копии

Ниже приведён пример оформления:

Копия трудовой книжки

 
Верно
 
Заверено
 
Подпись: ______________________
 
Расшифровка подписи: Иванов И․И․, Директор
 
Печать: ______________________

Пошаговый процесс

1. Получите электронную трудовую книжку из Госуслуг․
2. Сформируйте бумажный экземпляр по шаблону․
3. Проверьте, что все данные совпадают с электронным документом․
4. Заверьте копию: подпишите, расшифруйте подпись, добавьте дату и печать․
5. Сохраните копию в архиве работодателя․

Практические нюансы и рекомендации

• Если работодатель не имеет УЭЦП, он не может подписать ЭТК․ В таком случае необходимо использовать бумажную трудовую книжку․
• Сотрудник может самостоятельно запросить копию ЭТК через портал Госуслуги․ Работодатель обязан предоставить её в течение 5 рабочих дней․
• При передаче копии в органы госрегистрации (например, при смене места работы) убедитесь, что копия заверена в соответствии с ГОСТ 7․0․97-2016․
• Если сотрудник выбрал электронный формат, но позже решит получить бумажную копию, работодателю следует оформить заверенную копию в течение 10 рабочих дней․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли использовать копию ЭТК без заверения?

Нет․ Для бумажного документа требуется заверение․ Электронный документ, подписанный УЭЦП, заверения не требует․

Что делать, если УЭЦП работника отсутствует?

Работодатель может выдать бумажную трудовую книжку․ Если работник желает электронный формат, он должен получить УЭЦП через Госуслуги․

Можно ли заверить копию, которую ранее отдали работнику?

Если копия уже была выдана, её повторное заверение возможно только при наличии оригинала у работодателя․ Если оригинал отсутствует, копию нельзя заверить․

В условиях перехода на электронный формат трудовой книжки работодателю важно понимать разницу между электронным и бумажным документом․ Электронная трудовая книжка, подписанная УЭЦП, не требует дополнительного заверения․ Однако, если сотрудник просит бумажную копию, она должна быть заверена в соответствии с ГОСТ 7․0․97-2016, с подписью уполномоченного лица и печатью работодателя․

Таким образом, ответ на вопрос «Можно ли заверять трудовую книжку, если работник выбрал электронную?» – заверять нужно только бумажную копию, а сам электронный документ заверения не требует․

Ссылки и источники

• Трудовой кодекс РФ – статьи 66․1, 62, 84․1
• ГОСТ 7․0․97-2016 – «Оформление копий документов»
• Портал Госуслуги – получение и выдача ЭТК