Трудовая книжка — ключевой документ‚ подтверждающий трудовой стаж и историю занятости гражданина. Её копия часто требуется для оформления кредита‚ трудоустройства‚ обращения в государственные органы или фонды. Однако неверное оформление делает копию недействительной. В этой статье подробно разберем‚ как правильно оформить и заверить копию трудовой книжки в соответствии с действующим законодательством и ГОСТ.

Юридические основы: что говорит закон?

Основные требования к оформлению копий документов‚ включая трудовую книжку‚ установлены:

• Статья 62 Трудового кодекса РФ — обязывает работодателя бесплатно выдавать работнику заверенные копии документов‚ связанных с работой‚ в т.ч. трудовой книжки‚ по письменному заявлению в течение трёх рабочих дней.
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Официальные документы. Требования к оформлению документов» — регламентирует правила заверения копий‚ включая обязательные реквизиты отметки о заверении.
• Письмо Роструда от № ПГ/9518-6-1 — разъясняет порядок выдачи копий трудовых книжек.

Когда нужна копия‚ а когда дубликат?

Важно не путать два понятия:

• Копия — точное воспроизведение оригинала (заполненных страниц)‚ заверенное работодателем. Выдается‚ если оригинал хранится у работодателя или у самого работника (например‚ при увольнении).
• Дубликат — новый документ‚ выдаваемый взамен утраченного. Оформляется в установленном порядке (обычно на новом бланке) и также заверяется. Срок оформления, до 15 рабочих дней (п. 27 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Пошаговая инструкция по оформлению и заверению копии (для работодателя)

Шаг 1: Получение письменного заявления от работника

Работник должен подать заявление. Унифицированной формы нет‚ но оно должно содержать:

• ФИО заявителя;
• Дату и место составления.
• Явное выражение просьбы о выдаче заверенной копии трудовой книжки.
• Подпись заявителя.

Шаг 2: Копирование документа

• Скопировать все заполненные страницы трудовой книжки‚ включая ьный лист и страницу с последней записью.
• Копии должны быть полными‚ чёткими‚ без полос‚ подчисток и исправлений.
• Каждый лист копии должен содержать текст только с одной стороны.

Шаг 3: Прошивка и нумерация

• Скопированные листы необходимо прошить (нитью‚ скобой‚ в степлере).
• Пронумеровать листы арабскими цифрами (например‚ «1 из 5»).
• На первом листе в левом нижнем углу написать слово «Копия».

Шаг 4: Заверение (самый ответственный этап)

Заверение производится на каждом листе копии или на последнем листе (если копия прошита). Отметка о заверении должна содержать:

1. Слово «Верно» или «Копия верна».
2. Должность лица‚ заверившего копию (обычно руководитель организации или уполномоченное лицо‚ например‚ начальник отдела кадров).
3. Личную подпись заверяющего.
4. Расшифровку подписи (фамилию и инициалы).
5. Дату заверения.

Шаг 5: Информация о месте хранения оригинала (для копий‚ выданных на руки)

Если оригинал трудовой книжки продолжает храниться у работодателя (например‚ при увольнении сотрудник получает её на руки‚ а копия нужна для других целей)‚ на последнем листе копии необходимо указать:
«Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ___ за 20__ год.»

Шаг 6: Выдача копии работнику

Заверенную копию выдают работнику под его роспись в журнале учёта выдачи копий (или в заявлении); Срок — не позднее 3 рабочих дней с даты получения заявления.

Образец правильно оформленной заверенной копии трудовой книжки

Представьте‚ что это последний лист прошитой копии:

 [Здесь изображение или текст предыдущих скопированных и пронумерованных листов]

 --------------------------------------------------
 КОПИЯ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ
 --------------------------------------------------

 (Записи об увольнении и т.д.)

 --------------------------------------------------
 Подлинник документа находится в ООО "Ромашка"
 в деле № 15 за 2024 год.

 Верно
 Директор ООО "Ромашка"
 _________________ / И.И. Иванов /
 "25" марта 2026 г.

 Копия получил:
 _________________ / П.П. Петров /
 "25" марта 2026 г.
 --------------------------------------------------
 

Особые случаи и частые вопросы

Если работник уже уволен и оригинал у него на руках

В этом случае отметка о месте хранения оригинала не ставится. Заверяется только копия по правилам ГОСТ. Работодатель обязан выдать её по первому требованию.

Копия для банка или СФР

Банки и Пенсионный фонд (СФР) обычно требуют копии‚ заверенные работодателем. Нотариальное заверение в этом случае не нужно и является избыточным. Однако если работодатель — индивидуальный предприниматель‚ некоторые банки могут потребовать нотариальное заверение.

Копия электронной трудовой книжки (ЭТК)

Если сведения о трудовой деятельности хранятся в электронном виде (на портале Госуслуг или в системе работодателя)‚ то:

• Работник может самостоятельно распечатать выписку из ЭТК.
• Для заверения такой выписки работодатель ставит на ней отметку «Верно» с должностью‚ подписью и датой‚ ссылаясь на сведения в своей системе.
• Если выписка запрошена через портал Госуслуг‚ она имеет электронную подпись и не требует дополнительного заверения работодателем.

Срок действия копии

ТК РФ не устанавливает срок действия заверенной копии. Она действительна до тех пор‚ пока в ней нет изменений (новых записей об увольнении‚ приёме). Если после выдачи копии в трудовой книжке появилась новая запись‚ для официальных целей потребуется новая копия.

Оформление копии трудовой книжки — процедура‚ требующая внимания к деталям. Для работника ключевое — подать письменное заявление. Для работодателя — строго следовать требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 и ст. 62 ТК РФ: скопировать все страницы‚ прошить‚ пронумеровать‚ поставить отметку «Верно» с должностью‚ подписью‚ расшифровкой и датой на каждом листе (или на последнем). Срок выдачи, 3 рабочих дня.

Соблюдение этих простых правил гарантирует‚ что копия будет принята любым государственным органом‚ банком или новым работодателем без вопросов.

Статья подготовлена на основе анализа действующего законодательства и стандартов. Рекомендуется уточнять актуальность требований в конкретной организации или органе‚ принимающем документ.