Трудовая книжка — это основной документ‚ подтверждающий трудовой стаж и опыт работника. С 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК)‚ но бумажный вариант еще сохраняется для определенных категорий. В этой статье подробно разберем‚ как правильно оформить и завести трудовую книжку‚ предоставим актуальные образцы записей и пошаговые инструкции для кадровых специалистов.
⚡ Важное изменение с 2021 года
С 1 января 2021 года при приеме на работу работодатель обязан вести трудовую книжку в электронном виде‚ если сотрудник не подал письменное заявление о ведении бумажной книжки. Бумажная трудовая книжка выдается только по инициативе самого работника.
Виды трудовых книжек в 2026 году
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
- Ведется в Единой государственной системе информации о трудовой деятельности (ЕГИС ТД).
- Сведения автоматически передаются в Пенсионный фонд России (ПФР).
- Работник может получить выписку из ЭТК через личный кабинет на портале Госуслуг‚ в МФЦ или напрямую в ПФР.
- Не требует физического хранения‚ исключает потерю или порчу.
Бумажная трудовая книжка
- Выдается только по письменному заявлению работника‚ поданному при приеме на работу.
- Работодатель несет ответственность за ее хранение и правильность записей.
- Используется для работников‚ уже имеющих бумажную книжку до 2021 года (они могут продолжить ее вести).
- При увольнении обязательно выдается работнику с последней записью.
Внимание! Если у работника уже есть бумажная трудовая книжка‚ выданная ранее‚ работодатель обязан принять ее и продолжить ведение. Новые бланки бумажных книжек не выдаются‚ за исключением случаев замены испорченной или утерянной.
Пошаговая инструкция: как завести трудовую книжку при приеме на работу
Шаг 1: Определение формата ведения
- При приеме на работу спросите у кандидата‚ есть ли у него уже трудовая книжка (бумажная).
- Если книжки нет‚ по умолчанию с 2021 года ведение будет в электронном формате.
- Если кандидат хочет бумажную книжку‚ он должен подать письменное заявление.
Шаг 2: Оформление заявления о переходе на ЭТК (если выбирается электронный формат)
Образец заявления (можно взять с сайта Социального фонда России (СФР)):
[Должность руководителя]
[ФИО руководителя]
От [ФИО работника]
[Должность]
[Паспортные данные]
Заявление
Прошу вести мою трудовую книжку в электронном виде и предоставлять сведения о моей трудовой деятельности в соответствии с частью 1 статьи 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.
Подпись: _____________ / [ФИО] /
Шаг 3: Оформление приема на работу (запись в книжку)
Для ЭЛЕКТРОННОЙ книжки:
Запись автоматически формируется в ЕГИС ТД на основании сведений из:
- Трудового договора (в электронном виде).
- Формы ЕФС-1 (Сведения о работнике)‚ которую работодатель обязан передать в ПФР.
Образец записи в ЭТК:
Наименование организации: ООО «Пример»
Подраздел: 1 (прием на работу)
Код вида деятельности: [по ОКВЭД]
Должность: Менеджер
Подразделение: Отдел продаж
Основание: Трудовой договор от № 45
для БУМАЖНОЙ книжки:
Заполняется ьный лист и делается первая запись о приеме.
Фамилия: Иванов
Имя: Петр
Отчество: Сергеевич
Дата рождения:
Место рождения: г. Москва
Паспорт: серия 45 01 № 123456‚ выдан ОВД района Савеловский г. Москвы
Образование: Высшее‚ Московский государственный университет‚ 2012
Специальность по диплому: Экономист
Запись №1:
Принят на работу с 23 мая 2026 года на должность менеджера. Трудовой договор от № 45.
Подпись руководителя: _____________ / [ФИО] /
Печать организации
Шаг 4: Регистрация бланка (для бумажной книжки)
- Впишите серию и номер бланка трудовой книжки в журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей.
- Сделайте запись о расходовании бланка из запасов организации в приходно-расходной книге.
Образцы основных записей в трудовую книжку (бумажную)
Прием на работу
Трудовой договор: [ссылка на договор]
Подпись: _____________ / [ФИО руководителя] /
Печать
Увольнение
Трудовая книжка выдана на руки [дата выдачи].
Подпись: _____________ / [ФИО руководителя] /
Печать
Перевод
Подпись: _____________ / [ФИО руководителя] /
Печать
Смена фамилии
Подпись: _____________ / [ФИО руководителя] /
Печать
Запись о переходе на ЭТК (для бумажной книжки)
Если у работника была бумажная книжка‚ а он решил перейти на электронную‚ делается закрывающая запись.
Трудовая книжка выдана работнику [дата выдачи].
Подпись: _____________ / [ФИО руководителя] /
Печать
Ключевые документы и формы
Форма ЕФС-1
Работодатель обязан передать в ПФР сведения о работнике в форме ЕФС-1 (разделы 1 и 1.1).
- Раздел 1, общие сведения о работнике и работодателе.
- Раздел 1.1 — сведения о трудовой деятельности (прием‚ увольнение‚ перевод и т.д.).
- Если сотрудник подал заявление о продолжении ведения бумажной книжки‚ в подразделе 1.1 делается соответствующая запись.
Журнал учета движения трудовых книжек
Для бумажных книжек ведется журнал‚ где фиксируется:
- Номер и серия книжки.
- ФИО работника.
- Дата выдачи.
- Дата возврата (при увольнении).
Где посмотреть сведения из электронной трудовой книжки?
- Личный кабинет на портале Госуслуг (раздел «Трудовая книжка»).
- Личный кабинет на сайте ПФР.
- В МФЦ, по запросу выдается официальная выписка.
- У работодателя — по письменному заявлению работника работодатель обязан предоставить выписку из ЭТК.
Частые ошибки и как их избежать
- Неправильное основание для записи — всегда ссылайтесь на конкретный пункт ТК РФ или приказ.
- Отсутствие подписи и печати — для бумажной книжки запись без подписи руководителя и печати (если она есть в организации) недействительна.
- Неправильная дата — дата записи должна соответствовать дате события (приема‚ увольнения).
- Исправления и помарки — в бумажной книжке исправления не допускаются. Ошибочную запись нужно зачеркнуть одной линией‚ сделать правильную и оформить снова с подписью и печатью.
- Несвоевременная передача сведений в ПФР — форму ЕФС-1 необходимо передать в ПФР не позднее следующего рабочего дня после события (приема‚ увольнения).
Заведение трудовой книжки в 2026 году — это в первую очередь работа с электронным форматом. Бумажная книжка остается исключением‚ которое требует четкого соблюдения правил и документального оформления. Главное, помнить‚ что все записи должны быть точными‚ полными и своевременными‚ так как от этого зависит расчет пенсии и подтверждение стажа работника.
Полезные ссылки:
- Официальный сайт Пенсионного фонда России (ПФР).
- Портал Госуслуг (раздел «Трудовая книжка»).
- Образцы заявлений и форм на сайте Социального фонда России (СФР).