Смена фамилии (чаще всего после вступления в брак) — это частая кадровая процедура, которая требует внесения изменений в целый ряд документов. И в первую очередь изменения должны коснуться трудовой книжки сотрудника. Согласно правилам ведения трудовых книжек, изменения персональных данных вносятся на титульный лист: старая фамилия зачеркивается одной чертой, а рядом пишется новая.

Однако на практике кадровики часто сталкиваются с проблемой: на титульном листе трудовой книжке физически не осталось свободного места для внесения новых данных. Что делать в такой ситуации? Разберемся подробно.

Общие правила внесения изменений

Прежде чем говорить о нехватке места, важно вспомнить алгоритм действий при смене фамилии, чтобы не допустить грубых ошибок:

• Основание для изменений: Работник должен написать заявление с просьбой внести изменения, приложив подтверждающий документ (свидетельство о браке, свидетельство о перемене имени и т.д.).
• Приказ: На основании заявления работодатель издает приказ о смене фамилии. Приказ обязательно регистрируется в журнале и получает свой регистрационный номер.
• Внесение записи: Изменения вносятся на первую страницу (титульный лист). Прежняя фамилия зачеркивается одной тонкой чертой (так, чтобы старую запись можно было прочитать), а новая фамилия вписывается рядом.
• Ссылка на документ: На внутренней стороне обложки трудовой книжки делается ссылка на документ, на основании которого внесены изменения, с указанием его реквизитов и даты. Эта запись заверяется подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью (при наличии).

Важно: Не делайте запись о смене фамилии, если работник изменил ее во время работы у другого работодателя. Направьте работника для внесения записи к предыдущему работодателю.

Что делать, если на титульном листе нет места?

Титульный лист бумажной трудовой книжки имеет ограниченное пространство. Если сотрудник менял фамилию ранее, либо данные были изначально вписаны слишком крупно, места для новой записи может не хватить. В таком случае необходимо использовать вкладыш.

Пошаговая инструкция оформления через вкладыш

1. Оформление вкладыша: Выдайте и вшейте в трудовую книжку новый вкладыш. Помните, что вкладыш оформляется именно в дополнение к трудовой книжке и недействителен без нее.
2. Перенос данных на вкладыш: На титульном листе вкладыша необходимо указать последнюю (актуальную) фамилию, которая значится на титульном листе трудовой книжки на данный момент.
3. Внесение новой фамилии во вкладыш: Сразу же на титульном листе вкладыша произведите процедуру изменения фамилии по стандартным правилам: зачеркните старую фамилию одной чертой и впишите новую.
4. Отражение ссылки на документ: На внутренней стороне обложки вкладыша (а не трудовой книжки) сделайте запись со ссылкой на подтверждающий документ (свидетельство о браке и т.д.), заверьте подписью и печатью.

Альтернативный вариант: переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

Поскольку речь идет о 2026 годе, стоит учитывать актуальные тенденции в кадровом делопроизводстве. В России успешно функционирует система электронных трудовых книжек.

Если работник еще не перешел на ЭТК и продолжает использовать бумажный вариант, столкнувшись с проблемой нехватки места, работодатель может порекомендовать сотруднику подать заявление о переходе на электронную трудовую книжку. В этом случае:

• Бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки.
• Все последующие изменения персональных данных и сведения о трудовой деятельности будут вноситься исключительно в электронном виде работодателем и отображаться в личном кабинете сотрудника на портале Госуслуг.
• Проблема физической нехватки места в документе будет решена навсегда.

Частые ошибки и важные нюансы

• Не используйте корректор! Замазывать старую фамилию штрих-корректором категорически запрещено. Старая запись должна оставаться читаемой (для этого она и зачеркивается одной чертой).
• Изменение других документов: Если сотрудник сменил фамилию, придется скорректировать записи не только в трудовой книжке, но и во всех остальных кадровых бумагах и локальных нормативных актах (ЛНА), где фигурируют его персональные данные: личной карточке, табелях учета рабочего времени, расчетных ведомостях и т.д.
• Не забывайте про вкладыш: Иногда кадровики забывают, что если во вкладыше меняется фамилия, то и запись о подтверждающем документе должна делаться на обложке именно этого вкладыша, а не основной трудовой книжки.

Отсутствие свободного места на титульном листе трудовой книжки — это не повод для паники и не причина отказывать работнику во внесении изменений. Главное правило: если в бланке нет места, оформляется вкладыш. Именно на его титульном листе сначала указывается текущая фамилия из трудовой, а затем стандартным способом (зачеркиванием) вносится новая. Соблюдение этого алгоритма позволит избежать нарушений трудового законодательства и обеспечит юридическую чистоту кадрового документооборота.