В современной практике кадрового документооборота часто возникает вопрос: как оформить копию пустой трудовой книжки, когда в ней ещё нет записей о работе сотрудника? Ниже представлено подробное руководство, основанное на актуальных нормативных требованиях и практических рекомендациях.
Что такое «пустая» трудовая книжка?
Под пустой трудовой книжкой обычно понимают документ, в котором на момент обращения сотрудника ещё нет никаких записей о его трудовой деятельности. Это может быть:
- новый сотрудник, только что принятый на работу;
- работник, который потерял оригинал и получает дубликат;
- человек, которому необходимо оформить копию для подачи в сторонние организации (банки, кредитные учреждения и т.д.).
Когда копия считается «пустой»?
Копия считается пустой, если:
- На первой странице нет подписи работодателя и записи о стаже;
- Все последующие страницы также пусты или содержат лишь шаблонные надписи;
- В документе отсутствуют штампы и подписи, предусмотренные ГОСТом.
Правила предоставления копии трудовой книжки
Согласно ПРАВИЛАМ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ КОПИИ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ, ЗАВЕРЕННОЙ НАДЛЕЖАЩИМ ОБРАЗОМ, на копии первой пустой строке после последней имеющейся записи о стаже вносится запись:
Продолжает работать в настоящее время в той же должности.
Оригинал трудовой книжки хранится у работодателя, а копия может быть выдана сотрудником по требованию.
Как заверить копию?
Заверение копии производится в соответствии с требованиями ГОСТ и включает следующие элементы:
- на каждой странице копии ставится надпись «Копия верна»;
- в конце документа указывается, где хранится оригинал;
- копию заверяют подписью и печатью (штампом) организации.
Пример оформления:
- Снять копии со всех страниц оригинального документа;
- В конце каждой страницы написать «Копия верна»;
- В конце последней страницы добавить: «Оригинал хранится в наименовании организации‑работодателя»;
- Поставить официальную печать организации и подпись уполномоченного лица.
Образцы заявлений и оформления
Для получения копии часто требуется написать заявление. Ниже – типовой образец.
Заявление о выдаче копии трудовой книжки Я, _______________________ (ФИО), прошу выдать мне копию моей трудовой книжки, заверенную работодателем, в связи с необходимостью _______________ (указать причину: оформления кредита, подачи в инспекцию и т.д.). Подпись: ______________________
Сроки выдачи
По правилам, работодатель обязан предоставить копию в течение трёх рабочих дней с момента подачи заявления. При несоблюдении срока сотрудник может обратиться в Роструд или в суд.
Частые ошибки при оформлении
Эксперты отмечают несколько типичных недочётов, которые могут привести к отказу в признании копии:
- Отсутствие подписи и печати;
- Неправильный порядок заполнения строк (запись «Продолжает работать…» должна быть именно на первой пустой строке после последней записи о стаже);
- Использование неофициальных бланков или несоответствующего шрифта;
- Неуказание места хранения оригинала.
Как получить электронную копию через Госуслуги?
С 2026 года в России доступна услуга получения электронной копии трудовой книжки через портал Госуслуги. Пошаговая инструкция:
- Войдите в личный кабинет на сайте Госуслуги;
- Выберите раздел «Трудовые отношения» → «Трудовая книжка»;
- Запросите «Копию электронной трудовой книжки»;
- Подтвердите запрос через SMS или подтверждающий код;
- Скачайте готовый документ в формате PDF и при необходимости распечатайте.
Электронный документ имеет ту же юридическую силу, что и бумажный, если он подписан уполномоченным представителем организации.
Краткое резюме
Чтобы правильно оформить копию пустой трудовой книжки, необходимо:
- Создать копию всех страниц оригинала;
- Заверять каждую страницу надписью «Копия верна»;
- В конце документа указать, где храниться оригинал;
- Поставить печать и подпись работодателя;
- При необходимости оформить заявление и соблюсти сроки выдачи.
Соблюдая эти правила, вы получите официально подтвержденную копию, которая будет принята банками, кредитными учреждениями и другими организациями.
Обновлено: 17:32:20