Сегодня 22 мая 2026 г. актуально знать, как оформить копию трудовой книжки, заверенную работодателем, чтобы она была принята в банках, госорганах, при оформлении кредита, пособий и т.д. Ниже – пошаговое руководство, основанное на действующих нормативах (ГОСТ Р 7.0.97‑2016, ГОСТ Р 7.0.5‑2021, внутренние инструкции кадровых служб) и на практических рекомендациях из открытых источников.

Содержание

1. Нормативная база
2. Когда требуется копия трудовой книжки
3. Этапы подготовки копии
4. Как правильно копировать страницы
5. Прошивка, нумерация и подшивка листов
6. Как заверить копию (подпись, печать, надпись)
7. Образец заверенной копии трудовой книжки
8. Частые ошибки и как их избежать
9. Полезные советы по хранению и выдаче

Нормативная база

• ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Документооборот. Правила оформления копий документов» – определяет требования к копированию, нумерации, прошивке и заверению.
• ГОСТ Р 7.0.5‑2021 «Документы. Требования к оформлению» – регламентирует placement печати и подписи.
• Трудовой кодекс РФ (ст. 62, 65) – право работника на получение копии трудовой книжки.
• Внутренние положения организации о работе с кадровыми документами (обычно утверждены приказом по персоналу).

Согласно этим документам, копия должна быть:

• полной (все страницы оригинала);
• читаемой (текст не должен быть закрыт печатью или другими отметками);
• прошитой и пронумерованной;
• заверенной подписью уполномоченного лица и печатью организации;
• с указанием количества листов и даты выдачи на последней странице.

Когда требуется копия трудовой книжки

• При подаче заявления на кредит, ипотеку, автокредит.
• При оформлении пособий по безработице, материнского капитала, пенсии.
• При трудоустройстве в новую организацию (некоторые работодатели просят копию для проверки стажа).
• При получении визы, вида на жительство, гражданства.
• При судебных разбирательствах ( алименты, компенсации ).

Срок действия копии обычно ограничен 1 месяцем с даты заверения, но в некоторых структурах допускается до 3 месяцев. Уточняйте требования получателя заранее.

Этапы подготовки копии

1. Подготовка оригинала – убедиться, что все записи разборчивы, нет помарок, которые могут затруднить чтение.
2. Копирование страниц (см. раздел Как правильно копировать страницы).
3. Прошивка и нумерация листов (см. раздел Прошивка, нумерация и подшивка листов).
4. Заверение копии (подпись, печать, надпись) – см. раздел Как заверить копию.
5. Фиксация выдачи – журнал учета выдачи копий или расписка работника.

Как правильно копировать страницы

• Формат копии – А4 (210 × 297 мм). Если оригинал трудовой книжки имеет формат А5, каждую страницу копируют в масштабе 100 % на лист А4, оставляя поля не менее 10 мм с каждой стороны.
• Количество копий на одном листе – по ГОСТ Р 7.0.97‑2016 допускается размещать только один разворот (две страницы оригинала) на одном листе копии, если это не ухудшает читаемость. Однако большинство кадровых служб предпочитают копировать по одной странице оригинала на каждый лист копии – это упрощает последующую прошивку и нумерацию.
• Качество копии – используйте лазерный или струйный принтер с разрешением не менее 300 dpi. Проверьте, чтобы текст был четким, без полос и пятен.
• Цвет – черно‑белый допустим, но если в оригинале есть цветовые выделения (например, красные печати), лучше делать цветную копию, чтобы не потерять информацию.

Прошивка, нумерация и подшивка листов

1. Нумерация – проставьте арабские цифры в правом нижнем углу каждой страницы копии (например, «1», «2», «3» …). Нумерация начинается с первой страницы копии.
2. Подшивка – сложите листы в стопку, выровняв по левому краю. Прошейте их в двух местах: в верхней и нижней части листа на расстоянии примерно 15 мм от края. Используйте прочную нить (ленту, капрон) или металлическую скрепку, если позволяет внутренний регламент.
3. Запись о количестве листов – на обратной стороне последнего листа (или на отдельном листе‑вкладыше) напишите: «Всего листов: X», где X – общее количество прошитых страниц.
4. Дата выдачи – в той же строке, что и количество листов, укажите дату выдачи копии в формате «ДД.ММ.ГГГГ».

Пример записи на последней странице:

Всего листов: 12
Дата выдачи: 




Как заверить копию (подпись, печать, надпись)

 
Подпись – ставит уполномоченное лицо (директор, заместитель по кадрам, ответственный за ведение трудовых книжек). Подпись должна быть разборчивой, рядом указывается должность и Ф.И.О. полностью.
 
Печать – ставится так, чтобы не закрывать текст. Оптимальное место – правый нижний угол страницы, отступив не менее 10 мм от края и не затрагивая записи. Если печать большая, можно разместить её в центре нижней части листа, предварительно проверив, что текст под ней остается читаемым.
 
Заверяющая надпись – на каждой странице копии (или только на первой и последней, в зависимости от внутреннего регламента) делается запись: «Копия верна». Под надписью ставится подпись и печать.
 
Пример заверяющей надписи (на первой странице):



Копия верна. Подпись ______________________ / И.И. Иванов / Директор по кадрам / Печать организации


На последней странице, помимо количества листов и даты, добавляется фраза о текущем месте работы (если сотрудник продолжает работать):

Работает по настоящее время. Дата выдачи копии: .




Образец заверенной копии трудовой книжки

Общий вид (схема)

 
Лист 1 – ьная страница (ФИО, дата рождения, серия и номер книжки).
 
Листы 2‑11 – записи о работе (прием, перевод, увольнение, награды).
 
Лист 12 – заверяющая информация (количество листов, дата выдачи, подпись, печать, надпись «Копия верна»).

<p style="text-align:right;">
Всего листов: 12

Дата выдачи: 

</p>
<p>
Копия верна. Подпись ______________________ / И.И. Иванов / Директор по кадрам / Печать организации

Работает по настоящее время.
</p>
 
При печати данного блока получаем аккуратный, соответствующий ГОСТу документ.
 
 
Частые ошибки и как их избежать
 
 
Печать закрывает текст – всегда проверяйте, чтобы оттиск не затрагивал записи. Делайте тестовую копию на обычном листе перед печатью на официальном бланке.
 
Отсутствие подписи или неразборчивая подпись – подпись должна быть четкой; если рука плохо пишет, используйте фасилиту (штамп с подписью) только если это разрешено внутренним положением.
 
Неправильная нумерация – номера должны идти последовательно без пропусков. Проверяйте после прошивки.
 
Копирование двух разворотов на одном листе без уменьшения масштаба – приводит к мелкому шрифту, сложному для чтения. Лучше копировать по одной странице.
 
Отсутствие записи о количестве листов и дате выдачи – без этих данных копия считается недействительной в большинстве организаций.
 
Использование скрепок вместо прошивки – скрепки могут легко расклиниться; предпочтительно использовать нить или термоклей, утвержденный в инструкции по работе с документами.
 
 
 
Полезные советы по хранению и выдаче
 
 
Ведите журнал учета выдачи копий трудовой книжки (дата, ФИО работника, цель выдачи, подпись получателя). Это упрощает контроль и защищает от претензий.
 
Храните оригинал трудовой книжки в огнеупорном шкафу или сейфе, а копии – в отдельной папке с пометкой «Копия, действительна до …».
 
Перед выдачей копии сверяйте данные с оригиналом (ФИО, дата рождения, номер книжки) – это исключает подмену документа.
 
Если работник уволен, в копии делается отметка «Уволен» с указанием даты и основания (приказ № …).
 
При переходе на электронный документооборот сохраняйте скан-копию в защищенной системе (СЭД) с электронной подписью – это может заменить бумажную копию в некоторых случаях, но только если получатель принимает электронные документы.
 
 
 
Правильное оформление копии трудовой книжки – это не просто формальность, а гарантия того, что документ будет принят без задержек в банках, госорганах и других учреждениях. Соблюдение требований ГОСТ, аккуратное копирование, правильная прошивка, нумерация и заверение подписью и печатью позволяют избежать отказа и сэкономить время как работнику, так и отделу кадров;
 
Помните: главное – читаемость и полнота информации, а также наличие всех обязательных реквизитов (подпись, печать, надпись «Копия верна», количество листов и дата выдачи); Следуя приведенному выше алгоритму, вы получите копию, которая будет соответствовать всем действующим нормативам и будет принята без замечаний.
 
Удачной работы с документами!