Трудовая книжка – официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. Иногда в неё попадают ошибочные записи (неверная дата, неправильное наименование организации, лишняя запись и т.д.). Чтобы такие записи не вводили в заблуждение и не создавали правовых рисков, их необходимо признать недействительными и оформить исправление согласно действующему законодательству.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – регулирует ведение трудовых книжек и порядок внесения в них записей.
• Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек» – содержит детальные правила оформления, исправления и признания записей недействительными.
• Инструкция по заполнению трудовых книжек и вкладышей к ним (утв. Приказом Минтруда России от № 69) – практический алгоритм действий кадровика.
• ФЗ «О персональных данных» (ст. 10.1) – требует достоверности сведений, содержащихся в трудовых книжках.

Когда запись считается недействительной?

Запись в трудовой книжке признаётся недействительной, если:

1. Она содержит фактически неверные сведения (ошибка в дате, номере приказа, наименовании организации, должности).
2. Запись сделана без основания (например, внесена по устному распоряжению без приказа).
3. В книжке присутствует дубликат записи (одно и то же событие внесено дважды под разными номерами).
4. Запись сделана с нарушением порядка нумерации (пропущен номер, запись внесена не по порядку).
5. В книжке есть запись, сделанная от имени другого работодателя, который не имел права вносить сведения в данную трудовую книжку.

Пошаговая инструкция: как оформить недействительность записи

Шаг 1. Выявить ошибку и подготовить подтверждающие документы

Необходимо собрать:

• Копию приказа (или другого решения), на основании которого должна быть внесена правильная запись.
• Документ, подтверждающий факт ошибки (например, выписка из личной карточки Т-2, справка бухгалтерии, выписка из ЕГРЮЛ).
• Текущий экземпляр трудовой книжки (или её копию, если работа ведётся с дубликатом).

Шаг 2. Составить акт о признании записи недействительной

Акт составляется в свободной форме, но должен содержать:

• Название документа («Акт о признании записи в трудовой книжке недействительной»).
• Дата и место составления.
• ФИО сотрудника, номер трудовой книжки, серия и номер.
• Номер ошибочной записи, её содержание (как записано).
• Основание для признания недействительной (указать реквизиты приказа, справки и т.д.).
• Подписи ответственных лиц (кадровик, руководитель подразделения, работник – при наличии согласия).
• Печать организации (если имеется).

Шаг 3. Внести исправление в трудовую книжку

Согласно п. 31 Правил ведения трудовых книжек:

1. В графе 2 («Дата») указывается дата составления акта (или дата, когда обнаружено ошибка).
2. В графе 3 («Наименование организации, её структурного подразделения») пишется фраза: «Запись за номером ___ недействительна».
3. В графе 4 («Наименование должности, профессии, специальности») оставляют прочерк или пишут «—».
4. В графе 5 («Основание для внесения записи») указывают: «Акт о признании записи недействительным от ___ № ___».
5. Ставят подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель отдела кадров) и печать организации.

Важно: зачёркивать ошибочную запись нельзя. Недействительность фиксируется отдельной строкой, а ошибочная запись остаётся в книжке, но теряет юридическую силу.

Шаг 4. Выдать сотруднику копию акта и/или справку

Для личных целей работнику можно выдать заверенную копию акта или справку о признании записи недействительной. Это защитит его от возможных претензий при трудоустройстве.

Шаг 5. Внести изменения в электронный реестр (если ведётся)

Если организация ведёт электронный учёт трудовых книжек, необходимо скорректировать запись в базе, пометив её как «недействительная» и прикрепив скан акта.

Образцы записей в трудовой книжке

Пример 1. Ошибка в наименовании организации

Трудовая книжка № 0123456789
...
2 ООО «Ромашка» Менеджер по продажам Приказ № 45 от 
3 Запись за номером 2 недействительна — Акт от № 12
4 ООО «Ромашка-Логистика» Менеджер по продажам Приказ № 48 от 
...

Пример 2. Неправильная дата приёма на работу

Трудовая книжка № 0987654321
...
5 ИП Сидоров А.В. Бухгалтер Приказ № 12 от 
6 Запись за номером 5 недействительна — Акт от № 7
7 ИП Сидоров А.В. Бухгалтер Приказ № 12 от (исправленная дата )
...

Пример 3. Дубликат записи (две одинаковые записи подряд)

Трудовая книжка № 1122334455

...
8 ЗАО «Альфа» Инженер Приказ № 22 от 
9 Записи за номерами 8 и 9 недействительны — Акт от № 3
10 ЗАО «Альфа» Инженер Приказ № 22 от 
...

Чего нельзя делать при признании записи недействительной

• Не зачёркивать ошибочную запись чертой или корректирующим средством – это нарушает п. 31 Правил ведения трудовых книжек.
• Не стирать или не использовать корректирующую ленту – такие действия считаются порчей документа.
• Не вносить исправление без акта – без официального основания запись будет считаться самовольной.
• Не менять порядковый номер ошибочной записи – номер сохраняется, а недействительность указывается в новой строке.
• Не оставлять исправление без подписи и печати – без них запись не имеет юридической силы.

Ответственность за нарушение порядка внесения записей

Согласно ст. 5.27 КоАП РФ, нарушение правил ведения трудовых книжек (в т.ч. неправильное признание записи недействительной) влечёт штраф:

• Для должностных лиц – от 1 000 до 5 000 руб;;
• Для индивидуальных предпринимателей – от 5 000 до 10 000 руб.;
• Для организаций – от 30 000 до 50 000 руб.

Кроме того, работник может подать иск в суд о восстановлении нарушенных прав, если из‑за ошибки в трудовой книжке ему отказано в приёме на работу, назначении пособия или иной социальной выплате.

Признание записи недействительной в трудовой книжке – это строго регламентированная процедура, требующая соблюдения формальностей и наличия подтверждающих документов. Следуя представленной пошаговой инструкции, используя образцы записей и избегая запрещённых действий, кадровик сможет оформить исправление корректно, минимизировать риски для организации и защитить права работника.

Помните: главная цель – обеспечить достоверность сведений о трудовой деятельности, а не просто «скрыть» ошибку. Поэтому всегда фиксируйте основание для признания записи недействительной и храните акт вместе с личным делом сотрудника.