Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж, право на пенсию и социальные выплаты. В 2026 году в России продолжается переход от бумажных к электронным трудовым книжкам, однако многие работники всё ещё используют традиционный бумажный вариант. Возникает вопрос: можно ли оформить новую трудовую книжку, если старая утеряна, повреждена или просто не нужна? В статье подробно рассматриваются правовые основы, порядок получения новой книжки и особенности электронного формата.

Правовые основы

• Статья 65 Трудового кодекса РФ гласит, что работодатель обязан оформить новую трудовую книжку по письменному заявлению работника, если у него нет действующего документа.
• Согласно статье 66.1 ТК РФ (введённой в 2022 году), с 1 января 2026 года новые бумажные трудовые книжки более не выдаются, но дубликаты и новые книжки могут быть оформлены в особых случаях (утрата, порча, переход на электронный формат).
• Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) регулируется Федеральным законом № 273‑ФЗ «Об электронных трудовых книжках» и приказом Минтруда России от 30 апреля 2023 г. № 322н.

Когда можно оформить новую трудовую книжку?

1. Утрата, кража, порча оригинального документа.
2. Отказ от бумажного формата в пользу электронного (по желанию работника).
3. Первичное получение трудовой книжки при приёме на работу, если у работника её ещё нет.
4. Смена формы (например, переход с старой модели книжки на новую форму, введённую в 2023 году).

Если книжка просто «заполнена», но работник желает её заменить – закон этого не предусматривает, за исключением случаев, когда прежний документ полностью испорчен или работник официально переходит на электронный формат.

Как оформить новую бумажную трудовую книжку?

Необходимые документы

• Письменное заявление работника (образец можно взять у работодателя). В заявлении указывается причина отсутствия книжки (утрата, порча, необходимость замены).
• Копии всех страниц прежней трудовой книжки (если они есть). Если копий нет – необходимо предоставить выписку из ПФР о трудовом стаже.
• Документ, удостоверяющий личность (паспорт).
• Согласие работодателя (подпись и печать организации).

Пошаговый порядок

1. Соберите все документы (заявление, копии страниц, выписку из ПФР, паспорт).
2. Подайте заявление в отдел кадров или в бухгалтерию организации.
3. Работодатель проверяет наличие подтверждающих документов о стаже.
4. Если всё в порядке, работодатель оформляет новую книжку:
   • Заполняет первую страницу (данные о работнике, сведения о предыдущих местах работы).
   • Если есть копии страниц прежней книжки – их «прошивают» в новую и ставят заверительные надписи: «Верно. Подлинник трудовой книжки находится в … в деле … за … год», подпись, расшифровка подписи, дата, печать.
5. Получив новую книжку, работник подписывает её в присутствии работодателя.
6. Работодатель вносит запись о выдаче новой книжки в журнал учёта трудовых книжек.

Что делать, если прежний работодатель ликвидирован?

В случае, когда прежнее предприятие, где велась запись, уже не существует, работнику необходимо:

• Обратиться в Пенсионный фонд России (ПФР) за выпиской о трудовом стаже.
• Предоставить эту выписку новому работодателю вместе с заявлением о выдаче новой книжки.
• Работодатель оформляет новую книжку на основании выписки.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Преимущества ЭТК

• Отсутствие риска утери или порчи документа.
• Мгновенный доступ к записям через портал Госуслуги.
• Автоматическое обновление записей при каждом изменении статуса работника.
• Упрощённый процесс передачи данных между работодателями.

Как оформить ЭТК?

1. Зарегистрировать подтверждённую учётную запись на портале Госуслуги.
2. В личном кабинете выбрать услугу «Электронная трудовая книжка» и подать заявку.
3. Прикрепить скан‑копию паспорта и, при необходимости, выписку из ПФР о трудовом стаже.
4. Ожидать подтверждения от Минтруда (обычно в течение 5‑7 рабочих дней).
5. После активации ЭТК работодатель вносит записи в электронный реестр через специальный сервис (Система Главбух, СТД‑Р и др.).

Переход с бумажной книжки на электронную

Если у работника уже есть бумажная трудовая книжка, но он хочет перейти на электронный формат, необходимо:

• Подать заявление работодателю о переходе на ЭТК.
• Предоставить копию текущей книжки (для переноса записей).
• Работодатель вносит все записи из бумажной книжки в электронный реестр и закрывает бумажный документ (ставит отметку «переведено в электронный формат»).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить новую бумажную книжку, если у меня уже есть действующая?

Обычно нет. Закон допускает выдачу новой книжки только при отсутствии действующего документа (утрата, порча, переход на электронный формат). Если же книжка в порядке, работодатель обязан её сохранять и вести записи в ней.

Обязан ли работодатель оформить дубликат, если я утерял книжку?

Да. По статье 65 ТК РФ работодатель обязан оформить дубликат (или новую книжку) по письменному заявлению работника, предоставив подтверждающие документы о стаже.

Сколько времени занимает процесс получения новой книжки?

В среднем – от 3 до 10 рабочих дней. Всё зависит от наличия копий страниц, скорости работы отдела кадров и наличия выписки из ПФР.

Нужно ли платить за новую книжку?

Оформление новой или дубликатной трудовой книжки не предполагает оплату со стороны работника. Все расходы несёт работодатель (печатные материалы, печать, штампы).

Что делать, если работодатель отказывается оформить новую книжку?

В таком случае работник может обратиться в Трудовую инспекцию или в суд с иском о нарушении трудового законодательства. По закону отказ без законных оснований считается нарушением прав работника.

Итак, оформить новую трудовую книжку в 2026 году возможно, но только при наличии законных оснований: утрата, порча, переход на электронный формат или отсутствие книжки у работника при приёме на работу. Процедура требует письменного заявления, подтверждающих документов о стаже и участия работодателя. При желании перейти на электронный вариант достаточно иметь подтверждённую учётную запись на портале Госуслуги и согласие работодателя.

Переход к электронным трудовым книжкам упрощает процесс учёта стажа и снижает риск потери документа. Тем не менее, пока бумажные книжки остаются в обороте, и работники могут получить их в случае необходимости, следуя описанным выше правилам.

Помните: трудовая книжка – ваш главный документ, подтверждающий трудовой стаж. Храните её бережно, а в случае проблем своевременно обращайтесь к работодателю и в соответствующие органы.