На сегодняшний день в России существуют две формы документа, подтверждающего трудовую деятельность: бумажная трудовая книжка и электронная трудовая книжка (ЭТК). Выбор формата зависит от ситуации и желания работника. В этой статье подробно разберем, как и где получить новый документ в обоих вариантах.

Бумажная трудовая книжка: классический вариант

Несмотря на развитие цифровизации, бумажный вариант продолжает использоваться, особенно если работник не выразил желания перейти на электронный формат.

Кому выдается бумажная трудовая книжка?

• Лицам, впервые устраивающимся на работу и не имеющим трудового стажа.
• Работникам, у которых ранее была бумажная книжка, но она утеряна, испорчена или заполнена полностью.
• Тем, кто официально отказался от электронной формы в пользу бумажной.

Где и как получить новую бумажную трудовую книжку?

Оформлением и выдачей бумажной трудовой книжки занимается работодатель.

1. Обращение к работодателю. При приеме на работу новый сотрудник должен сообщить о необходимости получить бумажный документ.
2. Предоставление документов. Обычно требуются только паспорт. Если есть старая (испорченная/заполненная) книжка — её нужно сдать.
3. Оформление. Работодатель (или уполномоченное лицо) обязан:
   • Купить новую бланковую трудовую книжку (обычно в специализированных магазинах или через поставщиков).
   • Заполнить её согласно инструкции: внести данные о работнике, поставить печать и подпись.
   • Внести первую запись о приеме на работу.
4. Выдача. Готовая книжка передается работнику под расписку. С этого момента ответственность за её хранение лежит на сотруднике.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): современный формат

Электронная трудовая книжка, это не отдельный документ, а официальная выписка из единой базы данных Социального фонда России (СФР), где хранятся сведения о трудовой деятельности гражданина. Сама «книжка» в электронном виде не выдается, но её данные всегда доступны.

Кто может получить ЭТК?

• Все граждане РФ, с 1 января 2021 года данные о которых начали формироваться в СФР.
• Лица, которые ранее имели бумажную книжку, но решили перейти на электронный формат.

Как и где получить выписку из электронной трудовой книжки?

Выписку (которая и называется электронной трудовой книжкой) можно получить несколькими способами:

а) Через портал Госуслуги (самый быстрый способ)

1. Авторизуйтесь на портале Госуслуги (необходима подтвержденная учетная запись).
2. В разделе «Справки и выписки» найдите пункт «Справка о трудовой деятельности» или «Выписка из электронной трудовой книжки».
3. Выберите нужный период (можно заказать выписку за весь стаж).
4. Документ в формате PDF будет готов для скачивания в личном кабинете.

б) Через сайт или личный кабинет Социального фонда России (СФР)

1. Перейдите на официальный сайт СФР.
2. Авторизуйтесь через Госуслуги (вход по ЕСИА).
3. В личном кабинете найдите раздел «Трудовая деятельность» или «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности».
4. Сформируйте и скачайте выписку.

в) В МФЦ («Мои документы»)

1. Возьмите с собой паспорт.
2. Обратитесь в любое МФЦ, которое оказывает услуги СФР.
3. Подайте заявление на получение выписки (бланк выдадут на месте).
4. Выписку можно получить сразу (если технически возможно) или по почте через несколько дней.

г) Через работодателя

Работодатель обязан по первому требованию сотрудника предоставить ему выписку из его электронной трудовой книжки. Запросить её можно у отдела кадров или бухгалтерии.

Как происходит переход на электронный формат?

Переход инициирует работник:

1. Работник подает работодателю заявление об отказе от бумажной трудовой книжки (образец можно запросить в кадровом отделе).
2. Работодатель обязан:
   • Принять заявление.
   • Внести в ЭТК через СФР данные о трудовой деятельности (прием, увольнение, перевод и т.д.).
   • Вернуть работнику его бумажную трудовую книжку (если она была) с отметкой о переходе на ЭТК.
3. После этого вся информация о трудоустройстве будет храниться только в электронном виде в СФР.

Сравнительная таблица: Бумажная vs Электронная

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Что делать, если утеряна бумажная трудовая книжка?

Необходимо:

1. Обратиться в МФЦ или отделение СФР с заявлением о выдаче дубликата.
2. Предоставить паспорт и, если есть, копии документов о стаже (трудовые договоры, зарплатные ведомости и т.д.).
3. СФР запросит информацию у всех бывших работодателей и на основании этих данных оформит дубликат.

Можно ли одновременно иметь и бумажную, и электронную книжку?

Нет. После официального перехода на ЭТК бумажная книжка возвращается работнику с соответствующей отметкой, но дальнейшее заполнение она не подлежит. Все записи идут только в электронную базу. Однако, если человек не переходил, у него может быть только бумажная.

Нужно ли платить за получение выписки?

Нет. Получение выписки из электронной трудовой книжки (первая и последующие) является бесплатной государственной услугой.

Что делать, если в выписке из ЭТК есть ошибки?

Нужно обратиться к работодателю, который вносил некорректные данные. Он обязан подать заявку в СФР на исправление ошибки. Если работодатель не реагирует, можно самостоятельно написать заявление в СФР с просьбой уточнить и исправить сведения, приложив документы, подтверждающие правильные данные.

Получить новую трудовую книжку можно двумя путями:

• Бумажную — у работодателя при приеме на работу или при утере/заполнении старой.
• Электронную (выписку), самостоятельно через Госуслуги, сайт СФР, в МФЦ или по запросу у работодателя.

Переход на электронный формат — это право, а не обязанность работника. Рекомендуется регулярно (например, раз в год) проверять актуальность данных в своей электронной трудовой книжке через Госуслуги, чтобы избежать проблем в будущем при оформлении пенсии или других социальных выплат.