Актуальная информация на 17:59:34 показывает‚ что в 2026 году правила оформления и ведения трудовой книжки продолжают меняться. В этой статье мы разберём‚ как правильно сделать новую запись в трудовую книжку‚ какие варианты существуют и какие нюансы следует учитывать.

Общие принципы внесения записи

Запись в трудовую книжку производится в соответствии с Трудовым кодексом РФ и нормативными актами Министерства труда. Основные требования:

• Запись вносится в раздел «Сведения о работе»;
• Данные фиксируются в строгом порядке: дата‚ место работы‚ должность‚ основание увольнения/приёма;
• При необходимости в книжке используется вкладыш – отдельный лист‚ который оформляется так же‚ как и основной документ;
• Все изменения вносятся чётко‚ без стираний; при корректировке используется одна линия зачёркивания.

Как оформить запись о приёме на работу

Образец записи:

Раздел «Сведения о работе»
Дата приёма: 
Место работы: ООО «Пример» (ИНН 1234567890)
Должность: менеджер по продажам
Основание: трудовой договор № 123 от 
Код ТК: 28.1

После внесения записи документ фиксируется в книге учёта движения трудовых книжек.

Когда требуется новая запись?

Запись вносится в следующих ситуациях:

1. Приём нового сотрудника;
2. Перевод сотрудника на другую должность или подразделение;
3. Изменение условий труда (повышение‚ перевод‚ сокращение рабочего времени);
4. Увольнение (запись о прекращении трудовых отношений);
5. Смена формата трудовой книжки (бумажная → электронная).

Переход на электронную трудовую книжку (2025‑2026 гг.)

С 2025 года сотрудники могут перейти от бумажной к электронной форме. По рекомендациям компании Е‑Офис 24‚ процесс оформления выглядит так:

• Сотрудник подаёт заявление об отказе от бумажной формы;
• Работодатель вносит в бумажную книжку запись о переходе;
• Выдаётся подтверждение о переходе на электронную форму;
• Электронная запись сохраняется в личном кабинете сотрудника.

Особые случаи оформления

Потеря или порча старой книжки

Если оригинальная бумажная трудовая книжка потеряна или испорчена‚ возможны два варианта:

• Оформление дубликата на новом бланке того же образца;
• Использование нового образца (обновлённый бланк‚ утверждённый в 2026 году).

В обоих случаях в книжке вносится запись о выдаче дубликата‚ подпись сотрудника и работодателя.

Сотрудник сменил фамилию‚ имя или отчество

При изменении ФИО в книжке вносится запись с одной чертой зачёркивания старого ФИО и вводом нового. Пример:

Фамилия‚ имя‚ отчество:
Иванов Иван Иванович Петров Петр Петрович

Сотрудник Younger than 18 лет

Для несовершеннолетних ведение бумажной формы допускается только в особых случаях (например‚ при работе по совместительству). Подробнее о правилах – в отдельной статье портала.

Форматы записей и примеры

Образец записи в 2026 году

В 2026 году все работодатели обязаны использовать новые бланки. Ниже – типичный шаблон вкладыша:

• ьный лист – сведения об организации‚ реквизиты‚ дата выдачи;
• Раздел «Сведения о работе» – таблица с колонками: дата‚ место работы‚ должность‚ основание;
• Раздел «Сведения о награждении» – сведения о премии‚ благодарностях;
• Раздел «Сведения о pensione» – сведения‚ необходимые для расчёта пенсионного стажа.

Пример заполнения раздела «Сведения о работе»

Дата приёма: 
Место работы: ЗАО «ТехноСервис»‚ ИНН 1234567891
Должность: Системный администратор
Основание: Трудовой договор № 45 от 
Код ТК: 28.1

Как оформить вкладыш к трудовой книжке

Вкладыш оформляется в том же стиле‚ что и основной документ. Важные требования:

1. На ьном листе вкладыша указывается «Вкладыш к трудовой книжке № X»;
2. Записи вносятся в том же порядке‚ что и в основном разделе;
3. В конце вкладыша ставится подпись ответственного лица и печать организации;
4. Копию вкладыша передаётся сотруднику‚ оригинал остаётся у работодателя.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли менять старую форму книжки на новую? – Нет‚ замена формы не обязательна; если сотрудник предоставил старый бланк‚ работодатель продолжает вести его в том же порядке.
• Какие документы нужны для первой записи? – Трудовой договор‚ паспорт (или иной документ‚ подтверждающий личность)‚ копия свидетельства о рождении (для несовершеннолетних).
• Что делать‚ если запись была допущена ошибочно? – Сделать отметку одной чертой зачёркивания и внести правильные данные в соседнюю ячейку‚ подписав обе записи.
• Нужен ли штамп организации? – Штамп ставится на ьном листе и в конце каждой записи‚ подтверждая подлинность документа.

Правильное оформление новой записи в трудовую книжку – важный элемент юридической защиты как работодателя‚ так и сотрудника. Соблюдайте:

• Точность дат и данных;
• Строгость оформления (зачёркивание‚ подпись‚ печать);
• Своевременность внесения сведений в книгу учёта;
• Соблюдение новых требований к электронным формам с 2025 года.

Следуя этим рекомендациям‚ вы сможете без проблем вести учёт трудовых отношений и избежать возможных конфликтов при проверках трудовой инспекции.

Автор: консалтинговый центр «HR‑Эксперт»‚ 2026