В России с 2020 года работники и работодатели могут переходить на электронную трудовую книжку (ЭТК). Это упрощает ведение кадрового учёта, ускоряет обмен сведениями и снижает издержки. Ниже приведена подробная пошаговая инструкция, как правильно оформить и подать заявление о переходе на ЭТК, а также как внести запись в бумажную трудовую книжку и какие сроки соблюсти.
Юридические основания перехода
- С 31 декабря 2020 г. в России введён электронный учёт трудовой деятельности.
- Переход на ЭТК является добровольным для работника, но работодателю необходимо оформить запись о переходе в бумажной трудовой книжке.
- При увольнении работника, ранее отказавшегося от бумажной трудовой, запись о переходе на ЭТК в бумажной книжке остаётся обязательной.
Кому необходимо подавать заявление
- Работнику, который хочет перейти на электронный учёт.
- Работодателю, который должен оформить запись о переходе в бумажной трудовой книжке.
Что должно содержать заявление о переходе
Заявление должно быть составлено в письменной форме и включать:
- ФИО работника, должность, подразделение.
- Дата начала перехода (с какой даты бумажная трудовая перестанет использоваться).
- Подпись работника и дата подписания.
- Указание, что работник согласен на переход на электронный учёт.
Пример заявления (можно скачать в формате Word):
[Наименование организации] [Адрес организации] Заявление Я, [ФИО работника], работаю в [должность] в подразделении [название подразделения] с [дата начала работы]. С настоящего момента прошу перейти на электронную трудовую книжку (ЭТК). С даты [указать дату] бумажная трудовая книжка перестанет использоваться. Подтверждаю, что согласен(на) на переход на электронный учёт трудовой деятельности. [Подпись] _____________________ [Дата] ________________________
Порядок подачи заявления
- Соберите заявление. Работник подписывает документ и указывает дату начала перехода.
- Проверьте бумажную трудовую книжку. Кадровый специалист проверяет, чтобы в бумажной книжке не было ошибок, которые могут возникнуть при цифровой версии.
- Внесите запись в бумажную трудовую книжку. В течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления внесите запись о переходе на ЭТК и выдайте её работнику.
- Отправьте сведения в Фонд социального страхования (ФСС). Сформируйте отчёт ЕФС‑1 и отправьте в ФСС в соответствии с требованиями.
- Обновите электронную систему. Введите данные в электронную систему кадрового учёта (ЭКУ) и убедитесь, что сведения совпадают с бумажной книжкой.
Сроки и обязательства
- Запись о переходе в бумажной трудовой книжке должна быть внесена не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления.
- Сведения о переходе в системе ФСС должны быть предоставлены не позднее 25 числа следующего месяца после даты начала перехода.
- Если работник увольняется, запись о переходе на ЭТК в бумажной трудовой книжке остаётся обязательной.
Что делать, если работник не согласен с переходом
Если работник отказывается от перехода на электронный учёт, работодателю необходимо:
- Выдать бумажную трудовую книжку и продолжать её хранить.
- Внести в неё запись о отказе от перехода (если это требуется по внутренним правилам).
- Обеспечить доступ к сведениям о трудовой деятельности в бумажном виде по запросу работника.
Частые вопросы и ответы
- Можно ли перейти на ЭТК без письменного заявления? Нет, закон требует письменного заявления с указанием даты начала перехода.
- Что делать, если заявление подано после 31 декабря 2020 г.? Переход возможен, но сроки внесения записи в бумажную трудовую книжку остаются прежними.
- Можно ли использовать обе формы учёта одновременно? Да, но запись о переходе должна быть внесена в бумажную книжку, а сведения о работе в ЭТК;
Переход на электронные трудовые книжки упрощает кадровый учёт и ускоряет обмен сведениями. Чтобы избежать ошибок, следуйте пошаговой инструкции, соблюдайте сроки и обязательно внесите запись в бумажную трудовую книжку в течение 3 рабочих дней. При увольнении работника, отказавшегося от бумажной трудовой, запись о переходе остаётся обязательной.
Если у вас возникли дополнительные вопросы, обратитесь к кадровому отделу вашей организации или в Фонд социального страхования.