С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) — новый формат учёта трудового стажа‚ который постепенно заменяет традиционные бумажные документы. К 2026 году переход завершён‚ и все работодатели обязаны вести учёт трудовой деятельности исключительно в электронном виде. Для кадровиков это означает не только изменение процедур‚ но и обязательную работу с заявлениями сотрудников. В этой статье подробно разберём‚ что должен делать кадровик при получении заявления на переход к электронной трудовой книжке‚ как правильно оформить документы и избежать ошибок.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки‚ в котором хранятся сведения о трудовой деятельности работника: места работы‚ должности‚ переводы‚ увольнения‚ награды и другие кадровые события. Все данные передаются в Пенсионный фонд России (ПФР) работодателем через систему электронного документооборота.

Преимущества ЭТК:

• Исключает риск потери‚ порчи или утери документа;
• Доступен в любое время через личный кабинет на сайте ПФР или портале Госуслуги;
• Упрощает процесс приёма на работу и оформления пенсии;
• Снижает административную нагрузку на кадровые службы.

Когда и как оформляется заявление на ЭТК?

Согласно законодательству‚ переход на электронный формат происходит только по инициативе работника. Кадровик не может навязать ЭТК — это нарушение прав сотрудника.

Ситуации‚ требующие подачи заявления:

1. При первоначальном приёме на работу после 1 января 2020 года — работник выбирает формат ведения трудовой книжки.
2. При переходе с бумажной трудовой книжки на электронную — работник подаёт заявление об отказе от бумажного варианта.
3. При восстановлении трудовой книжки (например‚ после утраты) — работник может выбрать ЭТК вместо выдачи новой бумажной.

Форма заявления

Закон не устанавливает строгой формы заявления‚ но рекомендует включать следующие обязательные элементы:

• ФИО работника полностью;
• Дата рождения;
• Серия и номер паспорта (для идентификации);
• Номер СНИЛС;
• Наименование организации;
• Формулировка: «Прошу перевести мою трудовую книжку в электронный формат» или «Прошу вести мою трудовую книжку в электронной форме»;
• Дата подачи заявления;
• Подпись работника.

Рекомендуется использовать унифицированный бланк‚ разработанный в компании‚ и приложить к нему копию паспорта и СНИЛС для подтверждения личности.

Что должен сделать кадровик после получения заявления?

После получения заявления от работника кадровик обязан выполнить следующие действия в строгой последовательности:

Зарегистрировать заявление

Внесите заявление в журнал учёта документов (можно в электронном виде). Укажите:

• Номер заявления;
• Дата поступления;
• ФИО работника;
• Статус (активно обрабатывается / выполнено);

Внести изменения в личное дело работника

В личном деле работника сделайте отметку: «Согласно заявлению от [дата] трудовая книжка переведена в электронный формат». Приложите копию заявления.

Передать сведения в ПФР

В течение одного рабочего дня после получения заявления кадровик обязан направить в ПФР сведения о переходе на ЭТК через форму СЗВ-ТД. Это делается через:

• Специализированное программное обеспечение (например‚ «1С:Зарплата и управление персоналом»);
• Сервис «Кадровый учёт» на сайте ПФР;
• Электронный документооборот с использованием ЭЦП.

В форме СЗВ-ТД указывается:

• Код вида сведений — «Перевод на электронную трудовую книжку» (код 02);
• Дата перехода — дата подачи заявления;
• Реквизиты работника и организации.

Остановить ведение бумажной трудовой книжки

После передачи данных в ПФР:

• На ьном листе бумажной трудовой книжки делается отметка: «Сведения о трудовой деятельности ведутся в электронной форме с [дата]»;
• Дальнейшие кадровые события (приёмы‚ увольнения‚ переводы) не вносятся в бумажную книжку;
• Бумажная трудовая книжка хранится в архиве организации до момента запроса работником.

Уведомить работника

Кадровик обязан сообщить работнику‚ что:

• Заявление принято и обработано;
• Сведения переданы в ПФР;
• Электронная трудовая книжка доступна в личном кабинете на сайте ПФР или портале Госуслуги.

Рекомендуется направить уведомление в письменной форме (электронное или бумажное) с подписью работника о получении.

Особенности при одновременном ведении бумажной и электронной книжек

Если работник не подал заявление о переходе на ЭТК‚ работодатель обязан продолжать вести бумажную трудовую книжку. При этом:

• Сведения о трудовой деятельности также передаются в ПФР в форме СЗВ-ТД, но с кодом «Ведение в бумажной форме» (код 01);
• Электронная трудовая книжка не создаётся автоматически;
• При увольнении работник получает бумажную книжку с последними записями.

Важно: никогда не вносите записи в обе формы одновременно. Это нарушение закона и может привести к ошибкам в учёте стажа.

Что делать‚ если работник уволился и хочет бумажную книжку?

Если работник ранее перешёл на ЭТК‚ но при увольнении требует бумажную трудовую книжку — кадровик обязан выдать ему выписку из ЭТК в бумажном виде.

Выписка оформляется в течение трёх рабочих дней после запроса и содержит:

• Все сведения о трудовой деятельности;
• Подпись руководителя и печать организации;
• Дата выдачи.

Выписка имеет юридическую силу‚ равную бумажной трудовой книжке.

Частые ошибки кадровиков и как их избежать

1. Принудительный перевод на ЭТК — запрещён. Только по заявлению работника.
2. Не передать СЗВ-ТД в срок — штраф до 50 000 рублей для организации.
3. Вносить записи в обе книжки — приводит к дублированию и ошибкам в ПФР.
4. Не хранить бумажную книжку — даже после перехода на ЭТК‚ она остаётся документом‚ подтверждающим историю работы.
5. Игнорировать запросы работника о выписке — нарушение трудового законодательства.

Вот краткий чек-лист для кадровика при работе с заявлениями на ЭТК:

1. Получить заявление от работника (с подписью и датой).
2. Зарегистрировать заявление в журнале.
3. Внести отметку в личное дело.
4. В течение 1 рабочего дня направить СЗВ-ТД в ПФР с кодом 02.
5. Сделать отметку на ьном листе бумажной книжки.
6. Уведомить работника о завершении процедуры.
7. Хранить бумажную книжку до запроса выписки.

Электронные трудовые книжки — это не просто нововведение‚ а важный шаг к цифровизации кадрового учёта. Правильное оформление заявлений и чёткое следование процедур помогут избежать штрафов‚ споров с сотрудниками и проблем при оформлении пенсий.

Помните: ваша задача — не просто заполнить форму‚ а обеспечить прозрачность и защиту прав работника. Электронная трудовая книжка — это не замена документа‚ а его улучшение. И кадровик — ключевой участник этого процесса.

Совет: Обучите весь кадровый отдел и регулярно проводите инструктажи. Законодательство меняется — и ваша ответственность растёт вместе с ним.