С 2020 года в России начался постепенный переход от бумажных трудовых книжек к их электронным аналогам — электронным трудовым книжкам (ЭТК)․ К 2026 году этот процесс стал стандартом для большинства организаций․ Однако многие работодатели до сих пор испытывают трудности с правильным оформлением перехода: как правильно получить заявление от сотрудника, что записать в бумажную книжку, когда и как уведомить СФР, всё это требует чёткого соблюдения законодательных требований․

Важно помнить: переход на электронную трудовую книжку, это право, а не обязанность работника․ Ни один сотрудник не может быть вынужден отказаться от бумажной книжки․ Работодатель обязан уважать выбор каждого сотрудника и действовать строго в рамках установленного порядка․

Кто может перейти на электронную трудовую книжку?

На ЭТК могут перейти:

• Все новые сотрудники, принятые на работу с 2021 года — им автоматически открывается ЭТК, если они не подали заявление о сохранении бумажной книжки․
• Сотрудники, уже работающие в организации до 2021 года — они могут перейти на ЭТК по собственному желанию, подав письменное заявление․

Если сотрудник не подал ни одного заявления — он продолжает работать с бумажной трудовой книжкой․ Это его право, и работодатель не вправе настаивать на переходе․

Пошаговая инструкция: как оформить переход на ЭТК

Шаг 1: Получите заявление от сотрудника

Переход на электронную трудовую книжку начинается с письменного заявления работника․ Заявление можно подать в произвольной форме, но оно должно содержать:

• ФИО сотрудника;
• дату подачи заявления;
• четкую формулировку: «Прошу перейти на ведение моей трудовой деятельности в форме электронной трудовой книжки»;
• дату, начиная с которой бумажная трудовая книжка перестаёт использоваться (обычно — дата подачи заявления или следующий рабочий день);
• подпись сотрудника и расшифровку․

Важно: заявление не требует нотариального заверения․ Достаточно собственноручной подписи․ Рекомендуется оформлять заявление на бланке организации или использовать утверждённую форму, чтобы избежать споров․

Шаг 2: Проверьте содержание бумажной трудовой книжки

Перед внесением записи о переходе обязательно проверьте все записи в бумажной трудовой книжке сотрудника:

• Нет ли ошибок в наименованиях должностей, организаций, дат приёма/увольнения;
• Есть ли все необходимые записи (приёмы, увольнения, переводы);
• Заверены ли все записи печатью и подписью ответственного лица․

Если обнаружены ошибки — их необходимо исправить до внесения записи о переходе на ЭТК․ Исправления производятся в соответствии с Правилами ведения трудовых книжек (Постановление Правительства РФ от № 695)․

Шаг 3: Внесите запись в бумажную трудовую книжку

На основании заявления сотрудника вносится запись в раздел «Сведения о работе» бумажной трудовой книжки․ Формулировка записи должна быть следующей:

«Запись о трудовой деятельности ведется в электронной форме на основании заявления работника от [дата]․»

Пример:

«Запись о трудовой деятельности ведется в электронной форме на основании заявления работника от ․»

Важные требования к записи:

• Запись вносится в последнюю свободную строку раздела «Сведения о работе»;
• Запись должна быть заверена печатью организации (если она используется) и подписью ответственного лица (кадровика или руководителя);
• Подпись должна быть расшифрована (ФИО и должность);
• Дата записи — это дата внесения записи в книжку (не обязательно совпадает с датой заявления)․

Шаг 4: Выдайте бумажную трудовую книжку сотруднику на руки

После внесения записи о переходе на ЭТК обязательно выдайте бумажную трудовую книжку сотруднику на руки под расписку․ Это требование закона — даже если книжка больше не будет использоваться для ведения трудовой деятельности, она остаётся документом, подтверждающим стаж до момента перехода․

Форма расписки может быть следующей:

«Я, [ФИО], получил(а) на руки свою трудовую книжку в связи с переходом на ведение трудовой деятельности в электронной форме․ Запись о переходе внесена в соответствии с заявлением от [дата]․»
Подпись: _________________
Расшифровка: _________________

Шаг 5: Уведомите Пенсионный фонд России (СФР)

Самый критичный этап — уведомление СФР․ Согласно закону, работодатель обязан сообщить в СФР о переходе сотрудника на ЭТК не позднее следующего рабочего дня после внесения записи в трудовую книжку․

Способы уведомления:

• Через личный кабинет работодателя на сайте СФР (https://es․pfrf․ru/);
• Через электронный документооборот (если организация подключена к ЭДО);
• Через сайт Госуслуг (в разделе «Электронная трудовая книжка»)․

В уведомлении необходимо указать:

• ФИО сотрудника;
• СНИЛС;
• дату подачи заявления;
• дату внесения записи в трудовую книжку;
• номер и дату заявления (если есть внутренний номер)․

Важно: если вы не уведомите СФР в срок — это может привести к наложению штрафа (до 50 000 рублей по ст․ 5․27 КоАП РФ)․

Шаг 6: Обновите локальные акты и инструкции

После перехода нескольких сотрудников на ЭТК рекомендуется:

• Внести изменения в Правила внутреннего трудового распорядка;
• Обновить инструкции по кадровому делопроизводству;
• Обучить кадровый персонал новым процедурам;
• Создать шаблоны заявлений и расписок для сотрудников․

Что делать, если сотрудник подал заявление в день приёма на работу?

Если новый сотрудник подал заявление о переходе на ЭТК в день трудоустройства, действуйте так:

1. Зарегистрируйте заявление;
2. Внесите запись о приёме на работу в бумажную трудовую книжку (как обычно);
3. Сразу после этого внесите запись о переходе на ЭТК;
4. Выдайте книжку на руки;
5. Уведомите СФР в течение следующего рабочего дня․

При этом не нужно ждать, пока пройдёт 1-2 дня — все действия можно выполнить в один день, если документы готовы․

Что делать, если у сотрудника нет бумажной трудовой книжки?

Если сотрудник пришёл на работу без бумажной трудовой книжки (например, потерял её или никогда не имел), то:

• Если он ранее работал — запросите у него выписку из ЭТК через Госуслуги или СФР;
• Если он никогда не работал — откройте ему ЭТК при трудоустройстве;
• Если он ранее имел бумажную книжку, но потерял — потребуйте дубликат от предыдущего работодателя или через СФР․

В этом случае запись о переходе на ЭТК не вносится — так как бумажной книжки нет․ Но вы всё равно обязаны уведомить СФР о приёме на работу и о том, что сотрудник выбрал ЭТК․

Как проверить, что ЭТК уже существует?

Сотрудник может не помнить, подавал ли он заявление на предыдущем месте работы․ Чтобы проверить наличие ЭТК:

• Запросите у сотрудника выписку из ЭТК через личный кабинет на Госуслугах;
• Или направьте запрос в СФР через личный кабинет работодателя — система покажет, есть ли у сотрудника ЭТК;
• Если ЭТК уже открыта — не создавайте новую, просто продолжайте вносить в неё данные о трудоустройстве․

Преимущества перехода на электронную трудовую книжку

• Упрощение кадрового учёта, больше не нужно хранить физические книжки, следить за их целостностью и печатями․
• Безопасность данных — информация хранится в защищённой системе СФР, исключается риск потери, порчи, подделки․
• Доступность — сотрудник может в любое время получить выписку через Госуслуги, СФР или МФЦ․
• Снижение рисков — при проверках трудовой инспекции или Пенсионного фонда не будет вопросов по неправильному заполнению․
• Экологичность — сокращение использования бумаги․

Что будет, если не перейти на ЭТК?

Если сотрудник не подал заявление — он продолжает работать с бумажной трудовой книжкой․ Это его право․ Работодатель не обязан «переводить» всех на ЭТК․ Однако:

• С 2021 года все новые сотрудники, не подавшие заявления, автоматически получают ЭТК — это закон;
• Если вы не уведомите СФР о переходе — вас могут оштрафовать;
• Если вы не внесёте запись в бумажную книжку — это нарушение Правил ведения трудовых книжек․

Самое главное помнить:

1. Переход на ЭТК, право сотрудника, а не обязанность работодателя․
2. Заявление, обязательный документ, без него нельзя переходить на ЭТК․
3. Запись в бумажной книжке — обязательна, даже если книжка больше не используется․
4. Уведомление СФР — в течение одного рабочего дня после внесения записи․
5. Выдача бумажной книжки на руки — обязательна, даже при переходе на ЭТК․

Соблюдение этих правил поможет избежать штрафов, проверок и конфликтов с сотрудниками․ Электронная трудовая книжка — это не просто нововведение, это удобный, безопасный и современный инструмент кадрового учёта․ Правильно оформленный переход — залог чистой и прозрачной кадровой работы в 2026 году и далее․

Рекомендация: создайте внутренний регламент по работе с ЭТК и обучите всех кадровиков․ Это сэкономит вам время, нервы и деньги в будущем․