Цель статьи: дать пошаговую инструкцию сотруднику и работодателю по оформлению и отправке заявления в Пенсионный фонд России (ПФР) о переходе с бумажной трудовой книжки на электронную (ЭТК), а также показать, как правильно оформить запись в бумажный документ.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)

Электронная трудовая книжка – это запись о трудовой деятельности сотрудника в электронном виде, хранящаяся в информационной системе ПФР. С 2021 года ЭТК постепенно заменяет бумажный вариант, позволяя получать сведения о стаже онлайн и упрощая кадровый документооборот.

Кому и когда нужен переход

• Сотрудникам, у которых уже есть бумажная трудовая книжка, но они желают вести её в электронном виде.
• Новым сотрудникам, у которых ранее не было трудовой книжки – им автоматически оформляется ЭТК, но иногда требуется подтверждающее заявление.
• Работодателям, желающим перейти на полностью электронный кадровый документооборот (ЭДО).

Правовая база

Переход на электронную трудовую книжку регулируется следующими нормативными актами:

1. Статья 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) – «Предоставление сведений о трудовой деятельности в электронном виде».
2. Часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 442‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации».
3. Приказ ПФР № 2‑н от  «Об утверждении порядка предоставления сведений о трудовой деятельности в электронном виде».

Какие документы нужны для подачи заявления

Для корректного оформления перехода потребуются следующие документы (перечень может варьироваться в зависимости от конкретной ситуации):

• Заявление сотрудника о переходе на электронную трудовую книжку (шаблон ниже).
• Копия бумажной трудовой книжки (страницы с записью о приёме и последними записями).
• Документ, удостоверяющий личность (паспорт).
• Согласие работодателя (подпись руководителя или уполномоченного лица).
• При необходимости – военный билет, диплом, медицинская книжка и другие документы, подтверждающие стаж.

Как оформить заявление о переходе на ЭТК

Заявление может быть написано в произвольной форме, но рекомендуется включать обязательные реквизиты, чтобы избежать вопросов со стороны ПФР.

Образец заявления

Заявление
о переходе на электронную трудовую книжку

Я, Фамилия Имя Отчество, дата рождения (дд.мм.гггг), 
трудовой код №_____, 
работаю в организации «Наименование работодателя» 
по должности «Должность» с дд.мм.гггг.

Прошу перевести сведения о моей трудовой деятельности в электронный вид
в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации
и частью 2 статьи 2 Федерального закона от № 442‑ФЗ.

Приложения:
Копия бумажной трудовой книжки.
Копия паспорта.
Согласие работодателя (подпись руководителя).

Как отправить заявление в ПФР

Существует несколько каналов отправки заявления. Выберите наиболее удобный для вас.

Через личный кабинет ПФР (Электронный сервис)

1. Зарегистрируйтесь или войдите в Личный кабинет ПФР.
2. Перейдите в раздел «Кадровый учет» → «Электронные трудовые книжки».
3. Нажмите кнопку «Создать заявление» и выберите тип «Переход на электронную трудовую книжку».
4. Заполните форму: ФИО, ИНН, СНИЛС, номер трудовой книжки, дата приёма на работу, дата подачи заявления.
5. Загрузите скан-копии необходимых документов (паспорт, трудовая книжка, согласие работодателя).
6. Подтвердите отправку. ПФР автоматически сформирует запрос в ваш ОПДС (оператора персональных данных) – обычно это ваш работодатель или сервис «Такском», «СБИС», «Клерк» и т.п.
7. После обработки получите электронное подтверждение (ЭТК будет доступна в личном кабинете ПФР).

Через портал Госуслуги

1. Войдите в Госуслуги под своей учетной записью.
2. В поиске введите «Электронная трудовая книжка» и выберите сервис «Переход на электронную трудовую книжку».
3. Заполните онлайн-форму, загрузите сканы документов и отправьте заявление.
4. ПФР проверит данные и, при отсутствии замечаний, привяжет ваш СНИЛС к ЭТК.

Через МФЦ (бумажный вариант)

1. Подготовьте оригиналы и копии всех документов.
2. Заполните бланк заявления (можно взять в МФЦ или распечатать по образцу).
3. Подайте пакет документов в любой МФЦ, указав цель – «Переход на электронную трудовую книжку».
4. Сотрудник МФЦ направит заявление в ПФР, после чего вы получите уведомление о готовности ЭТК.

Как оформить запись в бумажной трудовой книжке

После подачи заявления в ПФР в бумажную трудовую книжку необходимо внести запись о переходе, чтобы у контролирующих органов не возникло вопросов;

1. Откройте трудовую книжку на свободной странице (обычно в графе «Записи о переводе»).
2. Запишите следующую формулировку (пример):

Подано письменное заявление (ФИО) о представлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ (часть 2 статьи 2 Федерального закона от № 442‑ФЗ). Дата подачи – дд.мм.гггг.

3. Подпишите запись и поставьте печать (если есть) организации.
4. Сохраните копию заявления в личном деле сотрудника.

Как проверить статус перехода

• В личном кабинете ПФР – раздел «Электронные трудовые книжки», статус будет «Обработано» или «В обработке».
• Через портал Госуслуги – в истории заявлений появится отметка о завершении.
• Позвонить в справочную ПФР (тел. 8‑800‑100‑70‑70) и уточнить по СНИЛС.

Частые ошибки и как их избежать

Полезные ссылки

• Личный кабинет ПФР
• Портал Госуслуги
• Такском – сервис кадровой отчётности
• СБИС – электронный документооборот
• Образцы заявлений о переходе на ЭТК

Переход на электронную трудовую книжку – процесс, который упрощает ведение кадровой документации и ускоряет получение сведений о стаже. Главное – правильно оформить заявление, приложить все необходимые документы и отправить его через один из официальных каналов (Личный кабинет ПФР, Госуслуги или МФЦ). После подтверждения перехода не забудьте внести запись в бумажную трудовую книжку, чтобы избежать вопросов со стороны контролирующих органов.

Помните: без согласия работодателя и без корректных данных в заявлении ПФР не сможет перевести ваш стаж в электронный вид.