С 2020 года в России действует Федеральный закон, вводящий электронные трудовые книжки (ЭТК)․ С каждым годом количество сотрудников, выбирающих цифровой формат, растёт, а вопросы о том, как правильно оформить переход и что делать с уже существующей бумажной трудовой книжкой, остаются актуальными․ Ниже – подробная пошаговая инструкция, основанная на актуальной нормативной базе и практике работы кадровых служб․

Нормативная база

• Федеральный закон от № 439‑ФЗ – вводит ЭТК и устанавливает порядок их ведения․
• Изменения в ТК РФ (ст․ 66, 66․1) – регулируют право работника выбрать форму ведения трудовой книжки․
• Письмо ПФР С‑4583‑08/7697 (2021) – уточняет, что с работодатель не обязан принимать заявления о ведении бумажной ТК от сотрудников, не входящих в специальный перечень․
• Постановление Правительства РФ от № 452 – определяет сроки выдачи бумажного документа при переходе на ЭТК (не более 3 рабочих дней)․

Важно: нормативные акты регулярно обновляются; перед оформлением заявления рекомендуется проверить актуальную версию на официальном сайте ПФР или в системе «КонсультантПлюс»․

Кто обязан вести электронную трудовую книжку?

1. Новопринятые сотрудники (с ) – получают исключительно ЭТК․
2. Сотрудники, трудоустроенные до – могут оставить бумажную ТК, перейти на ЭТК или вести оба формата одновременно (по соглашению с работодателем)․
3. Работники из специальных перечней (например, госслужащие, военные) – могут быть обязаны вести бумажную форму независимо от общей нормы․

Таким образом, если вы приняты на работу после , бумажная трудовая книжка вам не выдаётся; все сведения хранятся в ПФР в электронном виде․

Как оформить переход на электронную трудовую книжку?

Подготовка заявления

Сотрудник пишет заявление о переходе на ЭТК в свободной форме, но обязательно указывает:

• ФИО и должность;
• Дату подачи заявления;
• Просьбу о выдаче бумажной трудовой книжки на руки (если требуется);
• Подпись и расшифровку подписи․

Действия работодателя

1. Принять заявление и зарегистрировать его в журнале incoming documents․
2. В течение трех рабочих дней выдать сотруднику бумажную трудовую книжку с записью о переходе на электронный формат (ст․ 66․1 ТК РФ)․
3. Сделать в бумажной ТК запись: «Переход на электронную трудовую книжку с ___․__․____»․ Подпись работника и представителя работодателя․
4. Прекратить ведение бумажной ТК (если сотрудник отказался от её дальнейшего хранения) и передать все последующие сведения в ПФР через СФР (форма ЕФС‑1)․
5. Обеспечить хранение выданной бумажной ТК у сотрудника (работодатель больше не несёт ответственности за её сохранность)․

Примечание: если сотрудник желает продолжать хранить бумажную ТК у себя, он получает её на руки и расписывается в получении․ В этом случае работодатель снимает с себя обязанность по ведению и хранению документа․

Что делать с уже полученной бумажной трудовой книжкой?

Варианты действий

• Оставить у себя – как подтверждение трудового стажа до перехода․ Документ хранится в личном архиве сотрудника;
• Сдать в архив работодателя – если сотрудник не хочет её хранить, можно передать в кадровый отдел для долгосрочного хранения (согласно внутренним регламентам организации)․
• Уничтожить – допустимо только после истечения срока хранения, установленного законодательством (обычно 50 лет после увольнения)․ Уничтожение производится с актом и в присутствии комиссии․

Хранение и доступ

Электронные сведения доступны сотруднику через личный кабинет на портале «Госуслуги» или в мобильном приложении ПФР․ Бумажная ТК, оставшаяся у сотрудника, служит резервной копией и может потребоваться при:

• Устройстве на новую работу (если новый работодатель требует бумажный вариант);
• Получении пенсии или социальных выплат;
• Разрешении споров о трудовом стаже․

Рекомендуется периодически сверять данные в ЭТК и бумажной книжке, чтобы избежать расхождений․

Можно ли вести обе книжки одновременно?

Да, законодательство не запрещает одновременное ведение бумажной и электронной форм, если:

• Сотрудник изъявил такое желание;
• Работодатель согласен и не нарушает внутренние регламенты;
• Все записи в обеих книжках идентичны и своевременно обновляются․

В этом случае работодатель продолжает делать записи в бумажную ТК, а также передаёт сведения в ПФР в электронном виде․ При увольнении сотрудник получает на руки обе книжки (или только ту, которую выбрал)․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли нотариально заверять заявление о переходе?

Нет․ Заявление оформляется в простой письменной форме и подписывается сотрудником и представителем работодателя․

Что делать, если работодатель отказывается выдавать бумажную ТК?

Сотрудник может обратиться в трудовую инспекцию или суд с требованием соблюдения ст․ 66․1 ТК РФ․ Задержка выдачи более трёх рабочих дней является нарушением․

Как исправить ошибку в электронной трудовой книжке?

Исправления вносятся работодателем через СФР (форма ЕФС‑1 с отметкой «исправление»)․ После исправления сотрудник получает уведомление в личном кабинете;

Сколько времени хранятся данные в ПФР?

Сведения о трудовой деятельности хранятся бессрочно, доступны для выдачи выписки в любой момент․

Можно ли вернуться к бумажной книжке после перехода на ЭТК?

Да․ Работник может подать заявление о возврате к бумажному формату в любой момент․ В этом случае работодатель выдаёт новую бумажную ТК (или восстанавливает старую, если она хранилась у сотрудника) и делает соответствующую запись в ЭТК о прекращении ведения электронного формата․

Пошаговая инструкция для сотрудника

1. Ознакомьтесь с внутренним регламентом вашей организации о переходе на ЭТК․
2. Напишите заявление о переходе на электронную трудовую книжку (указав необходимость получения бумажного варианта на руки, если он вам нужен)․
3. Передайте заявление руководителю или в отдел кадров․
4. Получите расписку о принятии заявления (желательно с входящим номером)․
5. В течение трёх рабочих дней заберите бумажную трудовую книжку с записью о переходе․
6. Проверьте, что все сведения о вашем трудовом стаже до перехода корректно перенесены в ЭТК (можно запросить выписку через Госуслуги)․
7. При необходимости храните бумажную ТК в безопасном месте или сдайте её в архив работодателя․
8. В дальнейшем следите за обновлением данных в ЭТК и при выявлении несоответствий сразу информируйте кадровую службу․

Переход на электронную трудовую книжку упрощает учёт трудовой деятельности, обеспечивает оперативный доступ к данным и снижает риск потери документа․ Однако бумажная ТК остаётся важным подтверждением стажа, особенно для тех, кто устроен до 2022 года или планирует работать в организациях, требующих бумажный вариант․

Главное – своевременно оформить заявление, получить бумажную книжку на руки (если она нужна) и следить за актуальностью данных в обеих формах․ Соблюдая представленные выше рекомендации, вы избежите возможных недоразумений и сможете гибко управлять своей трудовой историей․

Информация актуальна на 22 мая 2026 года․