С 1 января 2026 года в России завершился переходный период на электронные трудовые книжки (ЭТК). Это масштабное изменение в системе учёта трудового стажа граждан повлекло за собой ряд новых правил оформления записей как в бумажных, так и в электронных документах. В этой статье мы подробно разберём, как правильно оформляются записи в трудовой книжке при переходе на электронную форму, какие ошибки нельзя допускать и как это влияет на будущую пенсию.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, в котором хранятся все сведения о трудовой деятельности гражданина: места работы, должности, причины увольнения, награды и другие значимые записи. ЭТК ведётся работодателем в электронном виде и передаётся в Пенсионный фонд России (ПФР) через систему электронного документооборота.

Согласно закону № 439-ФЗ от , с 2020 года работники получили право выбора: сохранить бумажную трудовую книжку или перейти на электронную форму. К 2026 году переход стал обязательным для всех новых трудовых отношений, а для действующих сотрудников, опциональным, но с чёткими правилами ведения записей.

Когда и как делается запись в бумажной трудовой книжке при переходе на ЭТК?

Если работник решил перейти на электронную трудовую книжку, работодатель обязан внести в его бумажную трудовую книжку единственную запись о переходе. Эта запись делается только один раз и не повторяется при последующих трудоустройствах.

Форма записи в бумажной трудовой книжке:

• Дата внесения записи: день, когда работодатель оформил переход на ЭТК (не позднее 15 календарных дней с момента получения письменного заявления работника).
• Содержание записи: «Запись о трудовой деятельности ведётся в электронной форме в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».
• Основание: номер и дата заявления работника о переходе на ЭТК.

Пример записи:

Наименование записи: Запись о трудовой деятельности ведётся в электронной форме в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.
Основание: Заявление работника № 12 от

Важные правила:

1. Запись вносится только на последней свободной странице трудовой книжки — не на новой, не на обороте, не в пустом поле после последней записи.
2. Запись не должна перечёркиваться или исправляться, она является окончательной и необратимой.
3. Если в трудовой книжке после последней записи о трудоустройстве осталось место — запись о переходе вносится на этой же странице, а не на новой.
4. Если трудовая книжка заполнена полностью — работодатель не вносит запись о переходе, так как ЭТК уже ведётся, а бумажная книжка остаётся архивным документом.

Что делать, если работник не подавал заявление на переход?

Если работник не подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку в традиционном порядке. Все новые записи о приёме, переводе, увольнении вносятся в бумажную книжку, как и раньше.

В этом случае:

• ЭТК не ведётся для этого работника.
• Пенсионный фонд будет учитывать стаж только на основании записей в бумажной трудовой книжке.
• Работник может в любой момент подать заявление о переходе — тогда работодатель внесёт запись о переходе в бумажную книжку и начнёт вести ЭТК с даты подачи заявления.

Последствия ошибок при внесении записей

Ошибки в трудовой книжке — даже незначительные — могут привести к серьёзным последствиям:

• Недоначисление пенсии — если запись о стаже отсутствует или оформлена неправильно, ПФР не сможет подтвердить периоды работы.
• Отказ в назначении пенсии — при отсутствии подтверждающих документов или наличии противоречий между бумажной и электронной версиями.
• Судебные разбирательства — если работник оспаривает основание увольнения или дату увольнения, суд может потребовать восстановить запись или признать её недействительной.
• Проблемы при трудоустройстве — новые работодатели могут отказать в приёме, если трудовая книжка содержит исправления, несогласованные записи или отсутствует запись о переходе на ЭТК.

Примеры недопустимых ошибок:

1. Внесение записи о переходе на новой странице, когда на предыдущей есть свободное место.
2. Использование неофициальных формулировок: «Перешёл на электронную книжку» вместо точной формулировки из ТК РФ.
3. Внесение нескольких записей о переходе, это невозможно и нарушает закон.
4. Отсутствие подписи работодателя и печати (если организация использует печать).
5. Запись без указания основания (номер и дата заявления работника).

Как проверить, что ЭТК ведётся правильно?

Каждый гражданин может проверить содержание своей электронной трудовой книжки через личный кабинет на портале Госуслуги или в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда России.

В личном кабинете вы увидите:

• Все места работы с датами приёма и увольнения.
• Должности и подразделения.
• Основания увольнения (в соответствии с ТК РФ).
• Дата последнего внесения записи.

Если вы обнаружили расхождения — например, отсутствует период работы или указано неверное основание увольнения — немедленно обратитесь к работодателю с письменным запросом на исправление. Работодатель обязан внести исправления в течение 5 рабочих дней.

Что делать с бумажной трудовой книжкой после перехода на ЭТК?

Бумажная трудовая книжка не уничтожается и не изымается. Она остаётся у работника как исторический документ, подтверждающий трудовой стаж до момента перехода на ЭТК.

Рекомендации:

• Храните бумажную трудовую книжку в надёжном месте — она может понадобиться при оформлении пенсии, льгот, загранпаспорта или при подтверждении стажа для иностранных работодателей.
• Не передавайте её новому работодателю, если вы перешли на ЭТК — он будет получать данные через ПФР.
• Если вы увольняетесь и переходите на новое место работы, новый работодатель не требует бумажную книжку, если вы уже на ЭТК.

Переход на электронную трудовую книжку, это не отмена бумажного документа, а его дополнение цифровой системой. Главное правило: одна запись о переходе, одна раз и навсегда.

Чтобы избежать проблем с пенсией и трудовым стажем:

1. Подайте заявление на переход на ЭТК, если хотите упростить процесс учёта стажа.
2. Проверяйте содержание ЭТК через Госуслуги или ПФР не реже одного раза в год.
3. Не допускайте ошибок при внесении записей — они могут стоить вам десятков тысяч рублей пенсии.
4. Храните бумажную трудовую книжку — она остаётся важным юридическим документом.

Помните: ваш трудовой стаж, это основа вашей будущей пенсии. Любая неточность в записи может стать причиной задержки или снижения выплат. Будьте внимательны — ваше будущее зависит от того, как вы оформите сегодняшние документы.

Важно! Если вы сомневаетесь в правильности записи в трудовой книжке, обратитесь в отдел кадров, в Пенсионный фонд или в Роструд. Консультация бесплатна, а предотвращение ошибки, дешевле, чем её исправление через суд.