С 1 января 2021 года в России действует новый порядок ведения трудовых книжек, который предусматривает возможность перехода на электронный формат. Процесс перехода требует от работодателя и работника соблюдения строгих процедур, ключевым элементом которых является корректная запись в бумажном документе. В этой статье подробно разберем, как правильно оформить переход на ЭТК, какие документы нужны и как избежать ошибок.

Когда и зачем делается запись о переходе?

Запись в бумажную трудовую книжку о переходе на электронную делается в двух основных случаях:

1. Для уже работающего сотрудника, который решил отказаться от бумажного документа в пользу ЭТК. В этом случае запись вносится в уже существующую книжку.
2. При приеме на работу нового сотрудника, который с самого начала желает вести ЭТК. В этом случае запись вносится в freshly выданную (или имеющуюся у работника) бумажную книжку сразу после приема.

Пошаговая инструкция для работодателя

Алгоритм действий работодателя (отдела кадров) универсален и выглядит следующим образом:

Шаг 1: Получение письменного заявления от работника

Инициатива должна исходить от сотрудника. Он подает на имя руководителя организации заявление о переходе на электронную трудовую книжку. Без этого документа любые действия работодателя будут неправомерны.

Шаг 2: Внесение записи в бумажную трудовую книжку

Сотрудник отдела кадров должен сделать запись в последнюю свободную страницу бумажной трудовой книжки. Запись должна быть точной, разборчивой, без исправлений и помарок.

Шаг 3: Заверение записи

Запись заверяется:

• Подписью руководителя организации или уполномоченного лица (например, начальника отдела кадров).
• Штампом организации (если он используется).
• Датой внесения записи.

Шаг 4: Выдача трудовой книжки работнику на руки

Это обязательный и критически важный шаг! После внесения записи бумажная трудовая книжка с отметкой о переходе на ЭТК обязательно выдается работнику. Работодатель не имеет права хранить ее у себя. Факт выдачи фиксируется в журнале учета движения трудовых книжек.

Как должна выглядеть запись? Образец и формулировки

Точная формулировка записи регламентирована. Вот корректные варианты:

Вариант 1 (основной):

Вариант 2 (более краткий, но также допустимый):

Примечание: В шапке записи (в графе «Наименование организации») указывается полное наименование работодателя. В тексте записи можно добавить примечание о том, что бумажная книжка выдается работнику на руки.

Особые случаи и частые вопросы

Прием на работу сотрудника, который сразу хочет ЭТК

Если гражданин при приеме на работу сразу заявляет о желании иметь электронную трудовую книжку:

• В его бумажную книжку (если она у него уже есть) вносится запись о приеме на работу (по форме, установленной Приказом №320н).
• На той же или следующей странице делается отдельная запись о переходе на ЭТК по образцу выше.
• Бумажная книжка выдается работнику.
• Одновременно работодатель обязан создать для него электронную трудовую книжку в реестре СЗВ-ТД и начать в нее вносить сведения.

Сотрудник, у которого уже есть запись о переходе в предыдущей организации

Если у работника в бумажной книжке уже есть отметка о переходе на ЭТК от прежнего работодателя, новый работодатель не обязан делать повторную запись. Достаточно начать вести электронную трудовую книжку с даты приема на новую работу. Однако для собственного учета и ясности можно сделать краткую пометку.

Увольнение сотрудника с ЭТК

При увольнении сведения вносятся только в электронную трудовую книжку. Запись в бумажный документ не делается, так как он уже утратил юридическую силу с момента внесения записи о переходе. Работнику по его запросу выдается справка об трудовой деятельности (форма СТД-СЗВ-ТД).

Аннулирование записи о приеме (редкий случай)

Если запись о приеме на работу была сделана ошибочно (например, не в ту книжку или с неверными данными), ее можно аннулировать. Для этого:

• Делается новая запись с формулировкой: «Запись о приеме на работу от [дата] № [номер] аннулирована в связи с [причина].»
• Запись заверяется подписью и печатью.
• Указывается дата аннулирования.

Аннулирование не отменяет сам факт приема на работу, а лишь исправляет техническую ошибку в документе.

Ключевые принципы и ошибки, которых стоит избегать

• Принцип добровольности: Нельзя заставлять или оказывать давление на сотрудника с целью перевода на ЭТК;
• Принцип письменности: Все действия должны быть оформлены заявлением сотрудника и записями в книжке.
• Принцип выдачи: Бумажная книжка с отметкой о переходе обязательно возвращается работнику. Хранение ее у работодателя после внесения записи запрещено.
• Ошибка: Внесение записи о переходе без заявления сотрудника.
• Ошибка: Некорректная формулировка записи (например, «Заменена на электронную» вместо «Переход на электронную трудовую книжку»).
• Ошибка: Невыдача бумажной книжки после внесения записи.
• Ошибка: Внесение записи в электронную книжку без соответствующей отметки в бумажном экземпляре (если он у работника есть).

Оформление перехода на электронную трудовую книжку — это стандартная, но требующая внимания кадровая процедура. Её суть заключается в двух действия: 1) внесении четкой записи в бумажный документ по заявлению работника и 2) немедленной выдаче этого документа сотруднику. Соблюдение этих простых правил гарантирует, что у работодателя не возникнет претензий со стороны трудовой инспекции или самого работника, а переход на цифровые кадровые технологии пройдет гладко.

Статья подготовлена на основе анализа действующего законодательства (Приказ Минтруда России № 320н) и практических рекомендаций. Учитывайте, что отдельные нюансы могут трактоваться по-разному. Для сложных случаев рекомендуется консультация с юристом.