Внутреннее совместительство, это удобный инструмент для работодателя, позволяющий сотруднику выполнять дополнительные функции в той же компании, но за пределами времени, отведенного для основной должности. Однако ситуации меняются: сотрудник может уволиться с основной работы, оставшись работать только по совместительству, или же стороны могут договориться о переводе. В этих случаях возникает важный юридический и кадровый вопрос: как правильно оформить записи в трудовой книжке (бумажной или электронной), чтобы статус «совместителя» сменился на статус «основного работника»?
В данной статье мы подробно разберем алгоритм действий, опираясь на актуальные нормы Трудового кодекса РФ и правила ведения трудовых книжек.
Что такое внутреннее совместительство?
Прежде чем переходить к записям, важно четко понимать разницу между статусами. Внутреннее совместительство, это выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы наряду с основной по месту работы у того же работодателя (ст. 60.1 ТК РФ).
Ключевые характеристики внутреннего совместительства:
- Заключается отдельный трудовой договор на вторую должность.
- Работа выполняется в свободное от основной работы время.
- Трудовая книжка хранится у работодателя по основному месту работы.
- Запись о совместительстве вносится в трудовую книжку только по желанию работника и только по основному месту работы.
Сценарий 1: Увольнение с основной работы, работа по совместительству становится основной
Это самый распространенный случай. Сотрудник решил уйти с основной должности, но остаться в компании на должности, которую занимал по совместительству. В этот момент работа по совместительству автоматически (или по дополнительному соглашению) становится для него основной.
Порядок действий работодателя:
- Приказ об увольнении с основной должности. Издается приказ о прекращении трудового договора по основной должности (по собственному желанию или иному основанию).
- Запись об увольнении. В трудовую книжку вносится запись об увольнении с основной работы. С этого момента у работника в данной организации формально нет «основного» места работы.
- Изменение статуса совместительства. Поскольку основной работы больше нет, работа по второму трудовому договору (бывшему совместительству) становится основной. Для этого не обязательно расторгать старый договор и заключать новый (хотя это допустимый вариант). Чаще всего стороны подписывают дополнительное соглашение к трудовому договору о совместительстве, в котором указывают, что с определенной даты данная работа является основной.
- Запись о приеме на основную работу. В трудовую книжку вносится запись о приеме на работу по той должности, которая ранее была совместительством. Основанием служит приказ о признании работы основной (или дополнительное соглашение).
Важно: Если работник ранее не вносил запись о совместительстве в трудовую книжку (так как это было его право, а не обязанность), то при переходе на основную работу запись о приеме на эту должность вносится как обычная запись о приеме на основную работу.
Примерная формулировка записи при переходе:
Если ранее запись о совместительстве не велась:
- Графа 3: Принят в отдел [Название] на должность [Должность].
- Графа 4: Приказ от [Дата] № [Номер].
Если запись о совместительстве велась, то сначала делается запись об увольнении с основной работы, а затем, следующей строкой (или через раздел), вносится запись о приеме на основную работу по бывшему совместительству. Технически в одной организации это может выглядеть как непрерывный стаж, но юридически это два разных статуса.
Сценарий 2: Перевод с основной должности на должность совместителя с последующим изменением статуса
Иногда ситуация развивается иначе: сотрудник работает на основной должности А и по совместительству на должности Б. Затем он увольняется с должности А, и должность Б становится основной. Или же происходит перевод.
Согласно ст. 66 ТК РФ, сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. Но как только основная работа прекращается, механизм меняется.
Кто делает записи?
Поскольку работодатель один и тот же (внутреннее совместительство), все записи вносит отдел кадров этой организации. Трудовая книжка никуда не передается, она уже находится у работодателя.
Особенности оформления в 2025–2026 годах: Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С переходом на электронные трудовые книжки (для тех, кто завел их после 2020 года или перешел полностью на ЭТК) физическое внесение записей чернилами уходит в прошлое, но логика остается прежней.
Ключевые моменты для ЭТК:
- Работодатель обязан передавать сведения в Социальный фонд России (СФР) в форме ЕФС-1.
- При увольнении с основной работы подается отчет с кодом мероприятия «Увольнение».
- При переходе статуса совместительства в основной, подается отчет с кодом мероприятия «Прием» (или «Перевод», если оформляется переводом внутри организации с изменением условий договора).
- В отчете ЕФС-1 необходимо корректно указать признак работы: если ранее в реестре она числилась как совместительство, то при изменении статуса в новых событиях она должна фигурировать как основная работа.
Обратите внимание: В электронной трудовой книжке не всегда явно видна история «был совместителем, стал основным», если не велась отдельная запись о совместительстве ранее. Главное, корректность дат и оснований для начисления стажа и пенсии.
Типичные ошибки при оформлении
Чтобы избежать проблем с трудовой инспекцией и пенсионным фондом, избегайте следующих ошибок:
- Отсутствие приказа о смене статуса. Нельзя просто перестать считать работу совместительством. Должен быть документ (допсоглашение или приказ), фиксирующий, что с конкретной даты эта работа становится основной.
- Двойная запись без увольнения. Нельзя просто переименовать должность в трудовой без процедуры увольнения с одной и приема на другую (или перевода), если меняется суть трудовых отношений.
- Игнорирование желания работника (для бумажных книжек). Напомните: запись о совместительстве вносилась только по желанию работника. Если он не хотел, то в книжке «дырка». При переходе на основную работу вносится новая запись о приеме, которая легализует статус.
- Нарушение времени работы. Помните, что пока работа считалась совместительством, она должна была выполняться в свободное от основной работы время. После перехода в статус основной — работник выполняет эти обязанности в стандартное рабочее время.
Алгоритм действий для кадровика (Чек-лист)
Для корректного оформления перехода внутреннего совместительства в основную работу выполните следующие шаги:
- [ ] Получить заявление работника об увольнении с основной должности.
- [ ] Издать приказ об увольнении с основной работы.
- [ ] Внести запись об увольнении в трудовую книжку (бумажную) и отчет ЕФС-1.
- [ ] Подготовить Дополнительное соглашение к трудовому договору по совместительству о том, что работа становится основной (либо издать приказ о переводе/приеме).
- [ ] Издать приказ о признании работы основной (или о приеме на основную работу).
- [ ] Внести запись о приеме на основную работу в трудовую книжку.
- [ ] Сформировать и отправить отчет ЕФС-1 о приеме.
- [ ] Ознакомить работника со всеми приказами под роспись.
Переход от внутреннего совместительства к основной работе — штатная кадровая процедура, требующая внимательного документального оформления. Главное правило: статус работы определяется трудовым договором и приказами работодателя. Пока есть основной договор, второй, совместительство. Когда основной договор расторгнут, второй должен быть оформлен как основной.
Правильное ведение записей в трудовой книжке (как бумажной, так и электронной) гарантирует работнику непрерывность стажа, а работодателю — отсутствие штрафов и претензий со стороны контролирующих органов. Всегда действуйте на основании документов и согласовывайте изменения с работником письменно.