С 1 января 2020 года в России начался поэтапный переход на электронные трудовые книжки. С этого момента работодатель обязан вести учёт трудовой деятельности в двух формах:

• бумажную трудовую книжку (если сотрудник не выбрал электронный вариант);
• электронные сведения о трудовой деятельности, которые передаются в ПФР (СФР) по форме СЗВ‑ТД (с 2023 года – подраздел 1.1 ЕФС‑1).

В данной статье подробно рассмотрим, как правильно оформить переход сотрудника на ЭТК и как отразить это в отчёте СЗВ‑ТД.

Нормативная база

1. Федеральный закон № 439‑ФЗ от «О трудовых книжках» – вводит возможность ведения трудовой книжки в электронной форме.
2. Постановление Правительства РФ № 1525 от «Об утверждении формы отчёта о сведениях о трудовой деятельности (СЗВ‑ТД) и порядке её заполнения».
3. Приказ Минтруда России № 582н от «О порядке ведения электронных трудовых книжек и предоставления сведений в ПФР».
4. Информационное письмо ПФР от № 1904‑6‑1 (разъяснения по заполнению СЗВ‑ТД при отсутствии кадровых событий).

Кто может перейти на ЭТК?

Переход на электронную трудовую книжку является добровольным для каждого работника. Сотрудник может:

• подать заявление о выборе электронного ведения трудовой книжки;
• оставить бумажную трудовую книжку (в этом случае работодатель всё равно должен передавать сведения в электронном виде по форме СЗВ‑ТД).

Этапы оформления перехода на ЭТК

Получение заявления сотрудника

Сотрудник подаёт письменное заявление (можно в электронном виде) о желании вести трудовую книжку в электронной форме. В заявлении указываются:

• ФИО сотрудника;
• номер СНИЛС;
• дата подачи заявления;
• подпись (или электронная подпись).

Внесение записи в бумажную трудовую книжку (если она ведётся)

Согласно пункту 4 Приказа Минтруда № 582н, в течение трёх рабочих дней с даты получения заявления работодатель обязан:

1. сделать запись в бумажную трудовую книжку о переходе на электронную форму (формулировка: «С [дата] перешёл(а) на ведение трудовой книжки в электронной форме»);
2. выдать трудовую книжку сотруднику под расписку.

Если у сотрудника бумажной трудовой книжки нет (например, он впервые устраивается на работу), этап пропускается.

Формирование электронного документа о переходе

В информационной системе кадрового учёта (1С:ЗУП, СБИС, Контур.Экстерн и др.) создаётся запись о событии «Переход на электронную трудовую книжку». Обязательные реквизиты:

• тип события – «Изменение способа ведения трудовой книжки»;
• дата события – дата подачи заявления;
• новый способ ведения – «Электронный»;
• СНИЛС сотрудника.

Отправка сведений в ПФР (СФР) по форме СЗВ‑ТД

Событие «Переход на ЭТК» подлежит отражению в отчёте СЗВ‑ТД (ЕФС‑1, подраздел 1.1) в следующем порядке:

1. В разделе «Сведения о приёме, переводе, увольнении и иных кадровых действиях» указываем код события «01» – «Приём на работу» (если переход coincides с приёмом) либо код «02» – «Перевод» (если сотрудник уже работает).
2. В поле «Вид документа» выбираем «Электронная трудовая книжка».
3. В поле «Дата события» указываем дату подачи заявления сотрудника.
4. В поле «Основание» указываем номер и дату заявления (например, «Заявление № 123 от »).
5. Заполняем остальные обязательные реквизиты (СНИЛС, ФИО, должность, структурное подразделение и т.д.).

После заполнения формируем XML‑файл отчёта СЗВ‑ТД и отправляем его в ПФР (СФР) через личный кабинет страхователя или через оператора ЭДО.

Сроки подачи СЗВ‑ТД при переходе на ЭТК

Согласно пункту 2.1 Постановления Правительства № 1525, отчёт СЗВ‑ТД подаётся:

• не позднее 15 числа месяца, следующего за отчётным месяцем, в котором произошло событие;
• если событие произошло в последний день месяца – срок всё равно считается от следующего месяца.

Пример: заявление подано 03 марта 2026 года → отчёт за март 2026 года подать не позднее 15 апреля 2026 года.

Особенности заполнения СЗВ‑ТД при отсутствии кадровых событий

Если в течение отчётного периода у организации не было никаких кадровых действий (приём, перевод, увольнение, переход на ЭТК и т.д.), всё равно необходимо подать «нулевой» отчёт СЗВ‑ТД (подраздел 1.1 ЕФС‑1) не позднее 15 февраля следующего года. Это требование закреплено в информационном письме ПФР от № 1904‑6‑1;

Частые ошибки и как их избежать

Практический пример заполнения СЗВ‑ТД в 1С:ЗУП

1. Перейдите в раздел Кадровик → Сотрудники → Сведения о трудовой деятельности (СЗВ‑ТД).
2. Нажмите Создать → выберите тип документа СЗВ‑ТД (ЕФС‑1).
3. Вкладка Сведения о сотруднике заполните автоматически из карточки сотрудника (ФИО, СНИЛС, должность).
4. Во вкладке События нажмите Добавить:
• Тип события – Изменение способа ведения трудовой книжки;
• Дата события – дата заявления (например, );
• Новый способ – Электронный;
• Основание – заявление № 123 от .
5. Система автоматически подставит код события «02» (перевод) и сформирует нужный XML‑файл.
6. Проверьте корректность через кнопку Проверить, затем отправьте в ПФР через Электронную отчётность.

• Переход на электронную трудовую книжку – добровольное право сотрудника, но обязанность работодателя – отразить это событие в форме СЗВ‑ТД (ЕФС‑1, подраздел 1.1).
• Необходимо: получить заявление, внести запись в бумажную трудовую книжку (если она ведётся), создать электронную запись о событии и подать отчёт в срок не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем события.
• Соблюдение сроков и правильного заполнения полей (код события, дата, основание) позволяет избежать штрафов и обеспечить корректный учёт трудовой деятельности в ПФР.
• Регулярная проверка внутренних инструкций и использование автоматизированных систем (1С, СБИС, Контур.Экстерн) значительно снижают риск ошибок.

Статья актуальна на май 2026 года. При изменении законодательства рекомендуется сверяться с последними нормативными актами Минтруда и ПФР (СФР).