Перевод сотрудника с совместительства (внешнего или внутреннего) на основное место работы – распространённая кадровая процедура. Чтобы оформить её корректно, необходимо не только издать соответствующий приказ, но и правильно внести запись в трудовую книжку. В данной статье подробно рассмотрены все этапы, нормативные требования и типичные ошибки.

Нормативная база

Основные документы, регулирующие порядок внесения записей в трудовую книжку:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 70‑72) – определяет обязательность ведения трудовой книжки и порядок внесения записей;
• Постановление Минтруда России № 69 от «О порядке ведения и хранения трудовых книжек» – содержит образцы записей и требования к их оформлению;
• Федеральный закон № 400‑ФЗ «О страховых пенсиях» – устанавливает связь записей в трудовой книжке с пенсионными правами;
• Внутренние локальные акты организации (положение о кадровом делопроизводстве, инструкция по ведению трудовых книжек).

Особое внимание следует уделить ситуации, когда запись о внешнем совместительстве в трудовой книжке не была внесена (см. источник ITS.1C.ru). В таком случае перевод на основную работу оформляется как первое трудоустройство по данному месту работы.

Подготовка документов

Перед внесением записи необходимо подготовить следующий пакет документов:

1. Приказ о переводе сотрудника на основную работу (форма Т‑5 или аналогичная внутренняя форма).
2. Согласие сотрудника на перевод (если требуется по внутренним регламентам).
3. Трудовая книжка сотрудника.
4. Личная карточка сотрудника (форма Т‑2) – для сверки данных.
5. Справка о стаже и предыдущих местах работы (при необходимости).

Важно проверить, что в трудовой книжке отсутствуют записи о предыдущем совместительстве на данном предприятии. Если такая запись есть, её следует оставить unchanged и добавить новую запись о переводе.

Пошаговая инструкция по внесению записи

Шаг 1. Определение формулировки записи

Согласно Постановлению № 69, запись о переводе на основную работу оформляется следующим образом:

• Колонка 1 (номер записи) – последовательный номер записи в трудовой книжке.
• Колонка 2 (дата) – дата издания приказа о переводе.
• Колонка 3 (сведения о работе) – указывается наименование организации, структурное подразделение (если есть), должность, а также фраза «переведён на основную работу».
• Колонка 4 (основание) – номер и дата приказа о переводе.

Шаг 2. Заполнение трудовой книжки

1. Откройте трудовую книжку на чистой странице (или на первой свободной строке после последней записи).
2. В колонке 1 проставьте следующий номер (например, если последняя запись под номером 12, то новая запись будет под номером 13).
3. В колонке 2 укажите дату приказа в формате «дд.мм.гггг».
4. В колонке 3 запишите:

Наименование организации, структурное подразделение (если есть),
должность – переведён на основную работу.

4. В колонке 4 укажите:

Приказ № номер приказа от дд.мм.гггг.

После внесения записи необходимо поставить подпись уполномоченного лица (кадровик или руководитель отдела кадров) и печать организации (если она используется).
Шаг 3. Подтверждение внесения записи
Сотрудник должен расписаться в трудовой книжке в колонке «Подпись работника» (обычно расположена под колонкой 4) и получить копию приказа о переводе для личного дела.

Пример записи в трудовой книжке


№
Дата
Сведения о работе
Основание


13
ООО «ТехноСервис», отдел разработки, инженер-программист – переведён на основную работу
Приказ № 45 от 


Примечание: если ранее в трудовой книжке была запись о внешнем совместительстве (например, «ООО «ТехноСервис», инженер-программист (внешний совместитель)»), она остаётся unchanged, а новая запись добавляется ниже.

Особенности перевода внешнего совместителя на основную работу
Согласно разъяснениям Минтруда и судебной практики, перевод внешнего совместителя на основное место работы без предварительного увольнения возможен, если:

Сотрудник продолжает выполнять те же трудовые функции;
Изменяется только основание трудового отношения (с совместительства на основное);
Не происходит перерыва в трудовой деятельности (трудовой стаж не прерывается).

В этом случае запись о совместительстве не вносится (если её ранее не было), а запись о переводе оформляется как обычное трудоустройство по основному месту работы. Если же запись о совместительстве уже присутствует, она сохраняется, а новая запись о переводе добавляется после неё.

Частые ошибки и как их избежать

Отсутствие ссылки на приказ – без указания номера и дата приказа запись считается недействительной.
Неправильная формулировка – фраза «переведён на основную работу» обязательна; иные варианты («перешёл на основную ставку», «назначен на должность») могут быть признаны несоответствующими.
Пропуск подписи работника – трудовая книжка считается неполноценной без подписи сотрудника.
Несоблюдение хронологического порядка – записи должны идти строго по датам; внесение записи с обратной датой приводит к необходимости её исправления.
Использование неразрешённых сокращений – допускаются только общепринятые сокращения (например, «ООО», «ИП»), остальные следует писать полностью.

Для предотвращения ошибок рекомендуется:

Использовать образец записи, утверждённый локальным нормативным актом.
Проверять заполненную трудовую книжку двумя специалистами отдела кадров.
Хранить копию приказа и трудовой книжки в личном деле сотрудника.


Внесение записи в трудовую книжку о переводе на основную работу – процедура, требующая внимательного соблюдения нормативных требований и аккуратности при оформлении документов. Правильно выполненная запись гарантирует корректный учёт трудового стажа, защищает права сотрудника при расчёте пенсии и пособий, а также минимизирует риски трудовспоров. Следуя представленной пошаговой инструкции и избегая типичных ошибок, кадровые службы смогут обеспечить безошибочное ведение трудовых книжек в своей организации.