Перевод сотрудника на другую постоянную работу (в т.ч. в другое структурное подразделение или на другую должность) оформляется записью в трудовой книжке. Ниже представлен полный гид по правильному оформлению такой записи в соответствии с действующим Порядком ведения и хранения трудовых книжек 2022 года и актуальным законодательством.

Содержание статьи

1. Нормативная база
2. Общие правила заполнения
3. Образец записи о переводе
4. Пошаговая инструкция
5. Частые ошибки и как их избежать
6. Часто задаваемые вопросы

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 72.1 (перевод на другую работу).
• Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утверждённый Приказом Минтруда России от № 722н (в редакции от 2024 г.).
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (Минтруд России, 2023).
• Разъяснения Роструда и судебной практики по оформлению переводов.

Согласно пункту 9 Порядка 2022 года, запись о переводе на другую постоянную работу вносится в трудовую книжку не позднее 5 рабочих дней с даты издания соответствующего приказа (распоряжения) или иного решения работодателя.

Общие правила заполнения записи о переводе

1. Графы раздела «Сведения о работе» (в трудовой книжке стандартной формы):
   • Графа 1 – порядковый номер записи.
   • Графа 2 – дата начала исполнения новых обязанностей (день, месяц, год).
   • Графа 3 – сведения о работе: наименование организации, структурное подразделение, должность (специальность, профессия, квалификация).
   • Графа 4 – основание для внесения записи (номер и дата приказа, распоряжения или иного решения).
2. Запись делается разборчивым почерком, чёрной или синей пастой, без сокращений, кроме общепринятых (например, «г.» для года).
3. Перед внесением записи рекомендуется сделать черновик на отдельном листе и проверить соответствие приказа.
4. Если перевод является временным, но впоследствии признан постоянным, вносится запись о постоянном переводе с указанием даты фактического начала исполнения новых обязанностей.
5. При переводе в другое структурное подразделение того же работодателя в графе 3 указывается полное наименование нового подразделения (например, «Отдел продаж регионального филиала»).

Образец записи о переводе на другую постоянную работу

Графа 1: 12
Графа 2: 
Графа 3: Переведён на должность ведущего специалиста отдела маркетинга (структурное подразделение – отдел маркетинга, филиал в г. Санкт‑Петербург)
Графа 4: Приказ № 45‑к от «О переводе Иванова И.И. на другую постоянную работу»

Приведённый выше пример соответствует требованиям Порядка 2022 года и иллюстрирует, как должна выглядеть запись в трудовой книжке.

Пошаговая инструкция по заполнению

1. Получите приказ о переводе. Убедитесь, что в нём указаны:
   • ФИО сотрудника;
   • Наименование текущей и новой должности;
   • Наименование структурного подразделения (если меняется);
   • Дата начала исполнения новых обязанностей;
   • Номер и дата приказа.
2. Определите порядковый номер записи. Посмотрите последнюю запись в разделе «Сведения о работе» и присвойте следующий номер.
3. Заполните графу 2 – дата начала работы в новой должности (формат ДД.ММ.ГГГГ).
4. Заполните графу 3:
   • Начните со слова «Переведён» (с заглавной буквы).
   • Укажите должность (специальность, профессия, квалификация).
   • Через запятую – наименование структурного подразделения.
   • При необходимости добавьте местонахождение (город, филиал).
5. Заполните графу 4 – основание:
   • Напишите «Приказ № [номер] от [дата]».
   • Если основание – иное решение (например, соглашение сторон), укажите его реквизиты.
6. Проверьте запись на соответствие приказа, отсутствие опечаток и соблюдение правил оформления.
7. Подпишите запись уполномоченным лицом (кадровик, руководитель отдела кадров) и поставьте печать организации, если это требуется внутренними регламентами.

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие указания структурного подразделения при переводе в другой отдел. Решение: всегда прописывайте полное наименование нового подразделения.
• Неправильная дата (указана дата приказа вместо даты начала работы). Решение: в графе 2 ставится именно дата, с которой сотрудник приступает к новым обязанностям.
• Сокращения, не предусмотренные нормативными актами (например, «отд.» вместо «отдел»). Решение: используйте только общепринятые сокращения, утверждённые в ГОСТ Р 7.0.5‑2008 или внутренними стандартами компании.
• Отсутствие ссылки на приказ в графе 4. Решение: обязательно указывайте номер и дату приказа, иначе запись считается неоформленной.
• Несоблюдение пятидневного срока. Решение: ведите журнал регистрации приказов о переводах и контролируйте своевременное внесение записей.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли указывать прежнюю должность при переводе?

Нет. В трудовой книжке фиксируется только новая работа. Информация о прежней должности остаётся в предыдущей записи.

Как оформить запись, если перевод осуществляется внутри одного отдела, но на другую должность?

Формат записи остаётся тем же. В графе 3 указывается новая должность, а наименование структурного подразделения остаётся неизменным.

Можно ли исправить ошибку в уже внесённой записи?

Да. Исправление производится путём зачёркивания ошибочной записи одной тонкой линией, написания правильного варианта сверху и заверения подписью и печатью организации (см. пункт 11 Порядка 2022 года).

Нужно ли делать запись о временном переводе, если он позже становится постоянным?

Сначала вносится запись о временном переводе (с указанием срока). После признания перевода постоянным делается дополнительная запись о постоянном переводе с датой фактического начала исполнения новых обязанностей.

Где можно найти актуальные образцы записей?

Образцы доступны в системах правовой информации (КонсультантПлюс, Гарант), на официальном сайте Минтруда России, а также в методических пособиях по кадрам.

Правильное оформление записи о переводе в трудовой книжке – важная часть кадрового документооборота, обеспечивающая законность трудовых отношений и защиту прав как работника, так и работодателя. Следуя представленным рекомендациям, используя образец из пункта Образец записи о переводе и учитывая требования Порядка 2022 года, вы сможете избежать типичных ошибок и обеспечить корректное ведение трудовых книжек в вашей организации.

Если у вас остались вопросы – обращайтесь к службе кадров или юристу компании для уточнения специфических ситуаций;