В 2026 году процесс оформления первой трудовой книжки претерпел кардинальные изменения․ Бумажные бланки больше не выдаются новым сотрудникам — впервые трудоустраивающимся работникам оформляется исключительно электронная трудовая книжка (ЭТК)․ Это решение вступило в силу с 1 февраля 2026 года в соответствии с поправками в Трудовой кодекс РФ и приказом Минтруда № 320н․ В этой статье мы подробно разберём, как правильно завести первую трудовую книжку — как для работника, так и для кадровика․

Что изменилось в 2026 году?

С 1 февраля 2026 года бумажные трудовые книжки для впервые трудоустраивающихся сотрудников не оформляются и не ведутся․ Это означает:

• Ни один новый работник (включая выпускников вузов, первых соискателей, лиц, никогда не работавших официально) не получает бумажную книжку․
• Все сведения о трудовой деятельности таких сотрудников регистрируются исключительно в электронном виде в системе Пенсионного фонда РФ (ПФР)․
• Работодатель обязан передавать данные о приёме, переводе, увольнении и других событиях в Единую информационную систему (ЕИС) ПФР․

Исключения возможны только для граждан, которые уже имели бумажную трудовую книжку ранее, им можно продолжить вести её в бумажном виде по их письменному заявлению․ Но для тех, кто впервые выходит на работу, только ЭТК․

Как оформить электронную трудовую книжку впервые: пошаговая инструкция

Шаг 1: Работник подаёт заявление о выборе формы трудовой книжки

Хотя в 2026 году бумажная книжка для новичков не оформляется, работодатель обязан оформить письменное уведомление о переходе на электронный формат․ Это не заявление на выбор, а информационное уведомление, которое работник должен подписать․

Форма уведомления утверждена Приказом Минтруда № 320н․ Оно содержит:

• Сведения о работодателе и работнике;
• Информацию о том, что трудовая книжка ведётся в электронной форме;
• Сведения о праве работника на получение выписки из ЭТК;
• Порядок доступа к данным через Госуслуги или личный кабинет ПФР․

Важно! Подпись работника на уведомлении — обязательна․ Без неё работодатель не может начать ведение ЭТК․

Шаг 2: Работодатель регистрирует данные в ЕИС ПФР

После подписания уведомления кадровый отдел обязан в течение 3 рабочих дней с даты заключения трудового договора:

1. Зарегистрировать работника в системе ЕИС ПФР;
2. Передать сведения о приёме на работу (Форма СТД-Р):
• ФИО работника;
• СНИЛС;
• Дата приёма;
• Должность;
• Подразделение;
• Основание приёма (трудовой договор);
• Реквизиты трудового договора․

Передача данных осуществляется через:

• Электронный документооборот (ЭДО) с использованием ЭЦП;
• Личный кабинет работодателя на сайте ПФР;
• Через специализированные сервисы (например, «Контур․Экстерн», «1С-Отчётность»)․

Шаг 3: Работник получает доступ к своей ЭТК

После передачи данных ПФР автоматически создаёт электронную трудовую книжку на основе СНИЛС работника․ Работник может получить доступ к ней несколькими способами:

• Через портал Госуслуги — в разделе «Пенсия и социальные выплаты» → «Электронная трудовая книжка»․
• Через личный кабинет на сайте ПФР (pfrf․ru) — после авторизации․
• Через мобильное приложение «ПФР» (доступно для iOS и Android)․
• В офисе ПФР — по паспорту и СНИЛС можно получить распечатанную выписку․

Работник имеет право запросить выписку из ЭТК в любое время — она имеет юридическую силу, заверяется электронной подписью ПФР и может использоваться при устройстве на новую работу, оформлении льгот, кредитах и т․д․

Что вносится в ЭТК при первом трудоустройстве?

В электронную трудовую книжку вносятся те же записи, что и в бумажную, но в цифровом виде:

• Запись о приёме на работу — дата, должность, основание (трудовой договор № ___ от ___)․
• Запись о переводе, если сотрудник меняет должность или подразделение․
• Запись об увольнении — дата, основание (статья ТК РФ), номер приказа․
• Запись о смене фамилии — при предоставлении свидетельства о браке или решении суда․
• Запись о совместительстве — если работник трудится по совместительству в той же организации, это отражается отдельной записью․

Важно! Записи о вахтовом методе работы, командировках, отпусках и наградах не вносятся в трудовую книжку — ни в электронную, ни в бумажную․ Эти сведения хранятся в личном деле работника․

Какие документы нужны работнику для оформления ЭТК?

Для начала работы и оформления электронной трудовой книжки работнику необходимо предоставить работодателю:

• Паспорт (оригинал и копия);
• СНИЛС (обязательно!);
• Документ об образовании (если требуется по должности);
• Документы о квалификации, лицензиях, удостоверениях (если есть);
• Заявление о приёме на работу (форма по внутреннему шаблону компании);
• Подписанное уведомление о переходе на ЭТК․

Если у работника нет СНИЛС, его необходимо получить в ПФР до оформления трудового договора․ Без СНИЛС невозможно создать ЭТК․

Что делать, если работник уже имел бумажную трудовую книжку ранее?

Если работник ранее работал и имел бумажную трудовую книжку — он может:

• Продолжить использовать её в бумажном виде, подав заявление на сохранение бумажной формы;
• Перейти на электронную форму — подав заявление в ПФР о переводе данных из бумажной книжки в ЭТК․

В этом случае работодатель ведёт бумажную книжку, но также обязан передавать все новые записи в ЕИС ПФР — в 2026 году это обязательное требование для всех работодателей, независимо от выбора работника;

Ответственность работодателя

Нарушение сроков или порядка оформления ЭТК влечёт административную ответственность по ст․ 5․27 КоАП РФ:

• За несвоевременную передачу данных — штраф до 50 000 рублей для организации;
• За искажение или непредоставление сведений — штраф до 100 000 рублей;
• За отказ в оформлении ЭТК, штраф до 200 000 рублей и возможное приостановление деятельности․

Кадровик должен вести книгу учёта движения трудовых книжек, даже если все новые сотрудники получают ЭТК․ В неё вносятся данные о выдаче уведомлений, подписях работников и датах передачи сведений в ПФР․

Как проверить, что ЭТК оформлена правильно?

Работнику рекомендуется через 5–7 рабочих дней после трудоустройства:

1. Зайти на портал Госуслуги или сайт ПФР;
2. Найти раздел «Электронная трудовая книжка»;
3. Проверить наличие записи о приёме на работу;
4. Убедиться, что ФИО, СНИЛС, дата приёма и должность указаны верно․

Если записи нет — необходимо обратиться к кадровику с просьбой проверить статус передачи данных в ПФР․

• Ни одной бумажной трудовой книжки впервые трудоустраивающимся работникам не выдаётся!
• Всё оформляется в электронном виде через ПФР․
• Работодатель обязан в течение 3 дней передать данные в ЕИС ПФР․
• Работник должен подписать уведомление о переходе на ЭТК․
• Доступ к ЭТК — через Госуслуги, сайт ПФР или мобильное приложение․
• СНИЛС — обязательный документ для оформления․
• Бумажные книжки остаются только для тех, кто уже имел их до 1 февраля 2026 года․

Электронная трудовая книжка — это удобно, безопасно и прозрачно․ Она исключает потери, подделки и ошибки при заполнении․ Главное — не забыть проверить, что ваши трудовые данные уже есть в системе ПФР․ Это ваша будущая пенсия, ваша история работы — и она теперь хранится в цифровом виде, надёжно и навсегда․

Совет работникам: Сохраняйте логин и пароль от Госуслуг и личного кабинета ПФР․ Проверяйте ЭТК хотя бы раз в год — это ваша финансовая безопасность․

Совет работодателям: Обучите кадровый отдел новым правилам․ Обновите внутренние инструкции․ Не забывайте про книгу учёта и сроки передачи данных․ Ошибки в ЭТК — это не просто бюрократия, это риск нарушения прав работника на пенсию․

Электронная трудовая книжка — это не просто нововведение, это шаг в будущее трудовых отношений в России․ И вы — часть этого будущего․