С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Теперь официальный документ о трудовой деятельности хранится в единой государственной информационной системе (ЕГИСЗ)․ Если у вас пока нет ни бумажной, ни электронной трудовой книжки, ниже – пошаговое руководство, как оформить её и избежать проблем с трудоустройством, начислением стажа и получением социальных выплат․

Почему трудовая книжка важна?

• Подтверждение трудового стажа – нужен для пенсии, пособий по безработице, отпусков и других социальных гарантий․
• Оформление трудовых отношений – работодатель обязан внести запись о приёме, переводе и увольнении․
• Защита прав работника – при спорах трудовая книжка служит доказательством факта работы․

Как получить первую трудовую книжку в эпоху ЭТК?

С 2026 года бумажные трудовые книжки выдаются только по заявлению работника, если он предпочитает традиционный формат․ В большинстве случаев достаточно оформить электронную трудовую книжку․ Ниже – два пути:

1. Через работодателя (рекомендованный способ)
   • При приёме на работу вы сообщаете HR‑отделу, что у вас ещё нет трудовой книжки․
   • Работодатель формирует запрос в ЕГИСЗ о создании первой записи в вашей электронной трудовой книжке․
   • После подтверждения записи вы получаете уведомление в личном кабинете на портале «Госуслуги» или в мобильном приложении «Социальный фонд России»․
   • Если хотите бумажный вариант – одновременно подаёте заявление на выдачу дубликата трудовой книжки в отделе кадров․
2. Самостоятельно через «Госуслуги»
   • Войдите в личный кабинет на gosuslugi․ru (или через приложение)․
   • Выберите раздел «Трудовая деятельность» → «Электронная трудовая книжка»․
   • Нажмите «Создать первую запись» и укажите свои паспортные данные, СНИЛС и ИНН․
   • Система сгенерирует уникальный номер ЭТК и пришлёт подтверждение на электронную почту․
   • После этого вы можете предоставить номер ЭТК работодателю для внесения записи о приёме․

Что делать, если работодатель отказывается оформлять ЭТК?

Согласно ст․ 66 ТК РФ, работодатель обязан вести трудовую книжку (в бумажном или электронном виде) для каждого сотрудника․ Если вы сталкиваетесь с отказом:

• Напишите письменное заявление с требованием оформить трудовую книжку (можно отправить заказным письмом с уведомлением о вручении)․
• Приложите копию заявления о создании ЭТК через «Госуслуги» (если вы уже её создали)․
• Если ответ не поступает в течение 10 рабочих дней, обратитесь в трудовую инспекцию или в суд с иском о восстановлении трудовых прав․

Как проверить, что ваша трудовая книжка оформлена правильно?

После внесения записи вы можете:

1. Войти в личный кабинет на портале «Госуслуги» → раздел «Электронная трудовая книжка»․
2. Убедиться, что там отображаются:
• Дата приёма на работу;
• Наименование организации и её ИНН;
• Должность, отдел, срок трудового договора;
• Основание записи (приказ о приёме)․
3. При необходимости скачать выписку из ЭТК в формате PDF – она имеет юридическую силу и может быть предоставлена в любые инстанции․

Особенности для разных категорий граждан

Первично трудоустроившиеся (студенты, выпускники)

Для первых записей достаточно предоставить паспорт и СНИЛС․ Работодатель оформит запись о приёме, а вы получите уведомление об создании ЭТК․

Граждане, работающие по договорам ГПХ

Трудовая книжка ведётся только при заключении трудового договора․ Если вы работаете по гражданско‑правовому договору, запись в ЭТК не делается, но период такой работы можно учесть в стаже по другим документам (например, выписка из ПФР о начисленных взносах)․

Иностранные работники

Иностранцы, получившие разрешение на работу, также оформляют ЭТК через работодателя․ Для этого необходимы:

• Паспорт с визой/разрешением на работу;
• СНИЛС (можно получить в отделении ПФР по месту пребывания);
• ИНН (при необходимости)․

Что делать, если утеряна бумажная трудовая книжка?

Если у вас уже была бумажная книжка, но она утеряна или повреждена:

1. Обратитесь к последнему работодателю с заявлением о выдаче дубликата․
2. Если работодатель ликвидирован – запрос направляется в архив организации или в территориальный орган ПФР․
3. После получения дубликата вы можете перевести его в электронный вид, подав заявление через «Госуслуги» на перевод данных из бумажной формы в ЭТК․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли мне получать СНИЛС, если я никогда не работал?

Да, СНИЛС присваивается всем гражданам при рождении или при первом обращении в ПФР․ Его можно получить бесплатно в любом отделении ПФР или через «Госуслуги»․

Могу ли я пользоваться только бумажной трудовой книжкой после 2026 года?

Да, но только если вы подадите соответствующее заявление работодателю․ В остальных случаях ведётся электронная форма․

Как быть, если я работаю удалённо для иностранной компании?

Если трудовые отношения оформлены по российскому трудовому договору, запись в ЭТК делается российским работодателем (или вашим представителем в РФ)․ При работе по иностранному договору без российского трудового контракта трудовая книжка не ведётся, но период можно подтвердить выпиской из налоговой или банковскими выписками․

Сколько времени занимает создание первой записи в ЭТК?

Обычно процесс занимает от нескольких минут до 1 рабочего дня после подачи заявления через работодателя или «Госуслуги»․

Полезные ссылки

• Портал Госуслуги – создание и проверка ЭТК․
• Пенсионный фонд РФ – получение СНИЛС, информация о стаже․
• Министерство труда и социальной защиты РФ – нормативные акты по трудовым книжкам․
• Федеральная служба по труду и занятости (Роструд) – обращения в трудовую инспекцию․