С 1 января 2023 г. в России действует новая форма ведения трудовой деятельности. Многие работники впервые сталкиваются с вопросом, как правильно оформить первую запись в новой трудовой книжке (бумажной или электронной). В этой статье собраны все необходимые сведения: от порядка получения документа до примеров заполнения полей.
Как получить трудовую книжку впервые
Для получения первой записи необходимо выполнить несколько шагов:
- Убедиться, что у вас есть подтверждённая учётная запись на Госуслуги. Она понадобится почти на каждом этапе оформления.
- Подготовить основные документы:
- паспорт;
- документы об образовании;
- СНИЛС;
- при необходимости – дополнительные справки (например, о нетрудоустройстве).
- В первый рабочий день предоставить все вышеперечисленные бумаги работодателю.
Работодатель обязан оформить трудовую книжку (бумажную или электронную) и внести в неё первую запись в установленные сроки.
Электронная трудовая книжка
С 2021 года возможен переход на электронный формат; Если у сотрудника до 2021 года не было официального трудового стажа, ему выдаётся только электронная трудовая книжка.
- Электронный документ создаётся в личном кабинете на Госуслуги.
- Работодатель вносит сведения о приёме на работу в соответствующее поле.
- Сотрудник получает уведомление о готовности электронного документа.
Порядок заполнения первой записи
Согласно Приказу Минтруда России № 320н, в первой записи вносятся сведения о работодателе и факте приёма на работу. Ниже – детальное описание полей.
Графа 1 и 2 – сведения о работодателе
В эти графы указываются:
- Полное наименование организации (или ФИО ИП);
- ИНН/КПП (при наличии);
- Юридический адрес.
Графа 3 – сведения о приёме на работу
В эту графу вводятся:
- Дата приёма на работу;
- Должность;
- Подразделение (если применимо);
- Трудовой договор (номер, дата подписания).
Важно: первая запись вносится в графу 3, а не в графу 1 или 2.
Образцы записей в трудовой книжке 2026 г.
Ниже представлены типичные примеры того, как оформляются различные ситуации.
- Приём на работу – заполнение граф 1‑3 данными работодателя и сведениями о приёме.
- Увольнение – указание даты увольнения, причины (по желанию работника) и номера записи.
- Перевод – запись о переводе в другое подразделение или организацию.
- Смена фамилии – обновление данных в графе 1 (при необходимости).
- Переход на электронную ТК – в графе 1 и 2 вписывается порядковый номер записи и дата выдачи бумажной ТК, если она ещё существует.
Сроки внесения первой записи
По закону, новая запись должна быть внесена в течение пяти рабочих дней после факта приёма на работу. При несоблюдении этого срока работодатель может быть привлечён к административной ответственности.
Что делать, если у работодателя нет бумажной трудовой книжки
Если организация или ИП к моменту приёма сотрудника уже не ведут профессиональную деятельность, необходимо:
- Подать заявление о прекращении ведения деятельности;
- Получить подтверждение от контролирующего органа;
- Работодатель оформляет новый документ и делает титульный лист с первой записью.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли сразу оформить электронную трудовую книжку? – Да, если работник согласен и у него есть учётная запись на Госуслугах.
- Какие документы нужны для первой записи? – Паспорт, СНИЛС, документы об образовании, при необходимости – справка о предыдущем месте работы.
- Сколько стоит оформить бумажную трудовую книжку? – Плата за бланк составляет около 100 рублей, но в большинстве организаций стоимость покрывается работодателем.
- Можно ли изменить данные, уже внесённые в электронную ТК? – Да, но только через личный кабинет на Госуслугах и только в случаях, предусмотренных законом.
Первая запись в новой трудовой книжке – это фундаментальный документ, фиксирующий начало трудовых отношений. Правильное заполнение полей, своевременное предоставление всех необходимых бумаг и соблюдение сроков позволяют избежать юридических проблем и гарантируют корректное оформление будущих записей.
Если у вас возникнут сомнения по заполнению отдельных граф, рекомендуется обратиться к специалисту по персоналу или в консультационный центр Министерства труда.
Автор статьи: информационный портал «Трудовые отношения в России», 2026 г.