В трудовой книжке фиксируются все значимые события трудовой деятельности сотрудника: приём, перевод, повышение квалификации, награждения и, конечно же, увольнение. Правильное оформление первой записи – важный шаг, который гарантирует юридическую корректность документа и избавит компанию от возможных споров в будущем.

Нормативно‑правовая база

Записи в трудовой книжке вносятся на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя. Согласно Трудовому кодексу РФ и рекомендациям Министерства труда, такие записи должны быть сделаны не позднее 5 рабочих дней со дня издания приказа.

Ключевые правовые акты

• Трудовой кодекс РФ, ст. 65 – порядок ведения и оформления трудовой документации.
• Постановление Правительства РФ № 259 от 2023 г. – требования к оформлению трудовой книжки.
• КонсультантПлюс, 2026 г. – образцы заполнения трудовой книжки при приёме на работу.

Какие документы нужны для первой записи

Для того чтобы правильно оформить запись о приёме сотрудника, требуется два обязательных документа:

1. Приказ (распоряжение) о приёме на работу. В нём указываются должность, подразделение, ставка, дата начала работы.
2. Копия трудового договора. В нём фиксируются условия занятости, продолжительность рабочего времени, probation‑период (если он предусмотрен).

Как правильно оформить запись в трудовой книжке

Запись делается в специальной колонке «Приём на работу». Ниже – пошаговый алгоритм и пример оформления.

Шаблон записи

Ф.И.О. сотрудника: Иванов Иван Иванович
Должность: Менеджер по продажам
Подразделение: Отдел продаж
Дата приёма на работу: 
Номер приказа: № 15/2026 от 
Подпись руководителя: ______________________

Пример заполнения

В примере ниже указаны все обязательные элементы, которые должны присутствовать в записи.

• Ф.И.О. – полное имя сотрудника.
• Должность – точное наименование согласно трудовому договору.
• Подразделение – название отдела или подразделения.
• Дата приёма – день, когда сотрудник начал выполнять свои обязанности.
• Номер и дата приказа – ссылка на официальный документ.
• Подпись руководителя – подтверждение авторства записи.

Сроки и ответственность

Записи в трудовой книжке вносятся в следующее:

• При приёме – не позднее 5 рабочих дней со дня издания приказа.
• При переводе, изменении условий труда – в течение 5 рабочих дней со дня изменения.
• При увольнении – в день увольнения.

Ответственным за корректное заполнение трудовых книжек в организации является служба кадров (или назначенный HR‑специалист). Ошибки в записи могут привести к нарушению трудовых прав сотрудника и к штрафам при проверке трудовой инспекции.

Особенности оформления в 2026 году

С 2021 года в России активно переходят на электронную форму трудовой документации. Тем не менее, бумажные версии

по‑прежнему используются в большинстве организаций. При переходе на электронный формат необходимо:

1. Создать резервную копию бумажной записи.
2. Внести данные в электронную базу, сохранив все подписи и даты.
3. Убедиться, что электронный документ доступен для контроля органов государственной инспекции.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли оформить запись без приказа? – Нет, без официального приказа (распоряжения) запись считается недействительной.
• Какие данные указываются при переводе сотрудника? – Дата перевода, новая должность, новое подразделение, изменённая ставка (если есть).
• Как оформить запись об увольнении? – В день увольнения в колонку «Увольнение» указываются дата увольнения, основание (по соглашению сторон, по инициативе работодателя и т.д.) и номер приказа об увольнении.

Правильное заполнение первой записи о приёме сотрудника в трудовую книжку – это фундамент юридической чистоты всех последующих кадровых документов. Соблюдая установленные сроки, используя обязательные документы (приказ и трудовой договор) и следуя образцу оформления, вы обеспечите соответствие требованиям законодательства и избежите рисков при проверках.

Для более удобного оформления рекомендуется пользоваться готовыми шаблонами и вкладышами в трудовую книжку, которые можно бесплатно скачать с официальных ресурсов (например, КонсультантПлюс);