Дата публикации: 23 мая 2026 г․

При увольнении сотрудник имеет право получить свою трудовую книжку непосредственно в отделе кадров или, при невозможности личного получения, запросить её отправку почтой․ Для этого необходимо оформить письменное согласие на пересылку документа․ В статье рассмотрены нормативные основания, пошаговая инструкция, пример формы заявления и часто задаваемые вопросы․

Нормативно‑правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ст․ 84․1) – устанавливает порядок выдачи трудовой книжки при расторжении трудового договора․
• Федеральный закон «О персональных данных» (ст․ 6) – требует согласия субъекта на обработку и передачу его персональных данных, к которым относится информация, содержащаяся в трудовой книжке․
• Постановление Правительства РФ № 225 от «О ведении трудовых книжек» – регламентирует форму и порядок хранения трудовых книжек․
• Внутренние локальные акты организации (положение о работе с кадровыми документами, инструкция по работе с почтовой связью)․

Когда требуется письменное согласие?

1. Сотрудник уволен, но не может лично забрать трудовую книжку (например, находится в другом городе, на больничном, в командировке)․
2. Работодатель не имеет возможности передать документ лично из‑за отсутствия сотрудника на рабочем месте более установленного срока․
3. Сотрудник expressly просит отправить трудовую книжку заказным письмом с уведомлением о вручении․

Пошаговая инструкция оформления согласия

1. Подготовка заявления – сотрудник пишет заявление на имя руководителя (директора, генерального директора) или уполномоченного лица (начальник отдела кадров)․
2. Указание реквизитов – ФИО сотрудника, должность, дата увольнения, номер трудовой книжки, почтовый адрес для отправки․
3. Согласие на пересылку – четко прописывается согласие на отправку трудовой книжки заказным письмом с уведомлением о вручении (или обычным письмом, если стороны согласны на другой вид)․
4. Указание особенностей почтовой отправки – рекомендуется указать необходимость получения извещения о вручении через 2‑3 дня после отправки, а также готовность оплатить почтовые расходы (если это не покрывается работодателем)․
5. Подпись и дата – сотрудник ставит свою подпись и указывает дату составления заявления․
6. Передача заявления работодателю – документ передаётся лично в отдел кадров, направляется по внутренней почте либо отправляется скан‑копией на официальный корпоративный e‑mail (при наличии соответствующего регламента)․
7. Оформление отправки трудовой книжки – после получения согласия кадровая служба оформляет опись вложения, готовит конверт, наклеивает марки, отправляет заказным письмом и фиксирует номер отправления в журнале исходящей корреспонденции․
8. Уведомление сотрудника – работодатель направляет сотруднику извещение о номере отправления и дате отправки, чтобы сотрудник мог отслеживать движение письма․

Пример формы заявления

Ниже представлен типовой бланк, который можно распечатать и заполнить от руки или в электронном виде․

ЗАЯВЛЕНИЕ
о согласии на отправку трудовой книжки по почте

Я, _____________________________ (ФИО полностью),
работавший(ая) в должности _____________________________,
уволенный(ая) «___» __________ 20__ г․ приказом № _____,
прошу отправить мою трудовую книжку (№ __________________)
по следующему адресу:

_____________________________
(индекс, город, улица, дом, квартира)

Согласен(на) на отправку трудовой книжки заказным письмом
с уведомлением о вручении․ Готов(а) оплатить почтовые расходы
в случае, если они не будут покрыты работодателем․

При необходимости можно добавить пункт о получении извещения о вручении через 2‑3 дня после отправки․

Важные нюансы и рекомендации

• Соблюдение конфиденциальности – трудовая книжка содержит персональные данные, поэтому её передача возможна только при наличии письменного согласия сотрудника․
• Выбор вида почтовой отправки – наиболее надежный способ – заказное письмо с уведомлением о вручении․ Оно обеспечивает доказательство факта получения документа․
• Сроки – после получения согласия работодатель обязан отправить трудовую книжку в разумный срок (обычно не более 5 рабочих дней)․
• Хранение копий – рекомендуется оставить копию заявления и описи вложения в личном деле сотрудника на срок, установленный внутренними нормами (как правило, 50 лет)․
• Отказ в отправке – если работодатель отказывается отправить трудовую книжку без законных оснований, сотрудник может обратиться в трудовую инспекцию или суд с требованием восстановления нарушенного права․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отправить трудовую книжку обычным письмом?

Да, если обе стороны согласны на такой вид отправки и работник готов принять риск возможной потери или задержки․ Однако для подтверждения получения предпочтительно использовать заказное письмо с уведомлением․

Кто оплачивает почтовые расходы?

По общему правилу расходы на отправку трудовой книжки несет работодатель, если иное не предусмотрено локальными актами или трудовым договором․ Согласие может включать пункт о готовности сотрудника компенсировать расходы․

Что делать, если трудовая книжка потерялась в пути?

При отправке заказным письмом с уведомлением о вручении работодатель получает подтверждение вручения; Если подтверждение отсутствует, следует подать претензию в почтовую организацию и, при необходимости, восстановить трудовую книжку через бывшего работодателя (запрос дубликата)․

Нужно ли нотариально заверять согласие?

Нотариальное заверение не требуется по закону․ Достаточно подписи сотрудника и даты․ Однако некоторые организации могут требовать заверения для внутреннего контроля․

Письменное согласие на отправку трудовой книжки по почте – это простой, но юридически значимый документ, который защищает права обеих сторон трудового отношения․ Соблюдение установленной процедуры гарантирует своевременную и подтверждённую передачу важного кадрового документа, минимизирует риски споров и обеспечивает соблюдение требований трудового и персонального данных законодательства․

Если у вас остались вопросы или требуется помощь в составлении заявления – обращайтесь к специалисту отдела кадров или юристу компании․