Копия трудовой книжки – это документ, который часто требуется при приёме на работу, оформлении кредита, получении социальных выплат и в других ситуациях, когда необходимо подтвердить трудовую деятельность сотрудника. Важно оформить её правильно, иначе копия может быть признана недействительной. В данной статье подробно рассмотрим, как оформить последнюю страницу копии трудовой книжки, какие требования предъявляют государственные органы и банки, а также приведём готовый образец, который можно сразу использовать в практике.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 62) – право работника получить копию трудовой книжки.
• Приказ Минтруда России № 322н от «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения».
• ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Библиотечно‑информационная деятельность. Оформление bibliographic записей». (применяется к оформлению документов, включая заверение копий).
• Внутренние нормативные акты организации (положение о работе с трудовыми книжками).

Согласно этим документам, копия трудовой книжки должна быть полной, точной и заверенной работодателем. Заверение включает прошивание листов, нумерацию, указание количества листов и подпись уполномоченного лица.

Требования к оформлению копии трудовой книжки

1. Полнота – все листы оригинальной трудовой книжки должны быть скопированы без пропусков.
2. Читаемость – копия должна быть чёткой, без размытий и пятен.
3. Прошивание – листы сшиваются ниткой (обычно капроновая или шёлковая) в два стежка.
4. Нумерация – каждый лист получает последовательный номер в правом верхнем углу.
5. Указание количества листов – на последней странице указывается общее число прошитых и пронумерованных листов.
6. Опломбирование концов нитки – концы нитки выводятся на оборот последнего листа и запечатываются печатью организации.
7. Заверение – ставится подпись уполномоченного лица (кадровик, бухгалтер, руководитель) с расшифровкой ФИО и датой.

Особое внимание уделяется именно последней странице, поскольку на ней размещаются все реквизиты, подтверждающие достоверность копии.

Что должно быть указано на последней странице копии трудовой книжки

На последней (оборотной) стороне последнего листа копии трудовой книжки делается запись следующего содержания:

• Надпись «Копия» – располагается по центру строки.
• Количество листов – фраза вида: «Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью __ листов».
• Подтверждение верности – слово «Верно» (или «Копия верна») на отдельной строке.
• Дата заверения – формата ДД.ММ.ГГГГ.
• Подпись – рукописная подпись уполномоченного лица.
• Расшифровка подписи – ФИО и должность.
• Печать организации – ставится рядом с подписью (обычно в правом нижнем углу).
• Концы нитки – выводятся на оборот последнего листа и опломбируются печатью.

Если на последнем листе оригинальной трудовой книжки уже есть запись о работе «по настоящее время», то в копии эта запись сохраняется без изменений. Дополнительных пометок вроде «Работает по настоящее время» на последней странице копии не требуется – она относится только к самому трудовому стажу.

Пошаговая инструкция по оформлению последней страницы копии трудовой книжки

1. Подготовка копий – сделайте чёткие photocopies или сканы всех листов оригинальной трудовой книжки.
2. Сортировка и нумерация – разложите копии в том же порядке, что и оригинал. Пронумеруйте каждый лист в правом верхнем углу (1, 2, 3 …).
3. Подсчёт листов – определите общее количество листов (включая ьный лист). Запишите это число.
4. Прошивание – сшейте листы ниткой в два стежка, проходя через все листы рядом с левым краем.
5. Опломбирование – наложите печать организации на концы нитки, чтобы они были зафиксированы.
6. Заполнение последней страницы – на оборотной стороне последнего листа заполните поля согласно пункту выше (Копия, количество листов, Верно, дата, подпись, расшифровка, печать).
7. Проверка – убедитесь, что все листы прошиты, номера идут последовательно, печать четкая, подпись legible.
8. Выдача сотруднику – передайте готовую копию работнику под расписку.

При оформлении копии в электронном виде (скан + электронная подпись) требования к прошиванию и опломбированию не применяются, но заверение электронной подписью должно соответствовать ФЗ‑150 «Об электронной подписи».

Образец последней страницы копии трудовой книжки

Ниже представлен готовый шаблон, который можно распечатать и заполнить от руки. Все выделенные части следует заполнить соответствующими данными.

КОПИЯ

Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью __ листов.

ВЕРНО

Дата заверения: __.__.____

Подпись: ______________________

Расшифровка: ______________________ (Ф.И.О., должность)

М.П. (печать организации)

Концы нитки выведены на оборот последнего листа и опломбированы печатью.

При заполнении шаблона замените символы «__» на фактические данные:

• Количество листов – например, 12.
• Дата заверения – например, .
• Подпись – рукописная подпись уполномоченного лица.
• Расшифровка – ФИО и должность (например, Иванова Анна Петровна, ведущий специалист отдела кадров).

После заполнения лист следует прошить вместе с остальными копиями, вывести концы нитки на оборот и опломбировать печатью.

Частые ошибки при оформлении последней страницы копии трудовой книжки

• Отсутствие указания количества листов – без этой информации копия может быть признана неполной.
• Неправильная нумерация – пропуск или дублирование номера листа приводит к недоверию к документу.
• Отсутствие опломбирования концов нитки – нитка должна быть зафиксирована печатью, иначе прошивание считается незавершённым.
• Неразборчивая подпись – подпись должна быть чёткой и соответствовать расшифровке.
• Использование неправильной надписи – вместо «Копия» иногда пишут «Копия верна» или «Верная копия»; допустимы оба варианта, но важно, чтобы надпись была однозначной и находилась в центре строки.
• Неверное расположение печати – печать должна находиться рядом с подписью, а не закрывать текст.

Избегая этих ошибок, вы гарантируете, что копия трудовой книжки будет принята любыми государственными и коммерческими организациями без замечаний.

Оформление последней страницы копии трудовой книжки – это простой, но ответственный процесс, требующий внимательности к деталям. Соблюдение требований по прошиванию, нумерации, указанию количества листов, опломбированию концов нитки и правильному заверению подписью гарантирует юридическую силу документа. Приведённый выше образец и пошаговая инструкция помогут вам оформить копию быстро и без ошибок, а также подготовиться к любым запросам со стороны банков, Пенсионного фонда, судов и других учреждений.

Помните, что актуальная информация о порядке ведения трудовых книжек может обновляться, поэтому периодически проверяйте нормативные акты и внутренние положения вашей организации.