В современных реалиях должность секретаря или офис-менеджера неразрывно связана не только с организационными задачами, но и зачастую с кадровым делопроизводством. Особенно остро вопрос ведения кадровой документации стоит в небольших организациях, где отдельной штатной единицы «кадровик» просто нет. В таких случаях именно секретарь становится тем специалистом, на плечи которого ложится ответственность за трудовые книжки сотрудников.
В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформлять прием на работу секретаря в трудовую книжку, кто должен вести эти документы, и какие подводные камни могут встретиться на пути.
Кто отвечает за ведение трудовых книжек?
Согласно законодательству, ответственность за ведение и хранение трудовых книжек несет работодатель. Как правило, в крупных компаниях этим занимаются сотрудники отдела кадров. Однако в организациях с небольшой численностью работников эта обязанность делегируется:
- Секретарю;
- Офис-менеджеру;
- Помощнику руководителя;
- Главному бухгалтеру.
Важно помнить, что секретарь должен быть официально назначен на роль ответственного за ведение трудовых книжек. Для этого работодатель выпускает соответствующий приказ (распоряжение), а с самим секретарем заключается договор о полной материальной ответственности. Без этого документа секретарь не будет нести юридическую ответственность за утерю или порчу бланков.
Запись о приеме на должность секретаря
Оформление приема на работу секретаря (будь то секретарь на ресепшен, секретарь-референт или помощник руководителя) имеет свои нюансы. При внесении записи в трудовую книжку необходимо строго соблюдать правила.
Основные правила заполнения
- Правило «одна запись — одна строка». На практике это правило часто нарушается. Запомните: сколько строк нужно потратить на одну логическую запись, столько и тратится. Не стоит экономить место в трудовой книжке в ущерб читаемости и правильности оформления.
- Указание профессии и должности. Должность должна строго соответствовать штатному расписанию и Общероссийскому классификатору занятий (ОКЗ), где секретарю присвоен свой код выполняемой функции.
- Срочный характер договора. Если работник принимается на должность секретаря по срочному трудовому договору, это обязательно отражается в трудовой книжке. Например: «Принят на должность секретаря-референта по срочному трудовому договору».
Прием на время декрета основного работника
Часто возникает вопрос: как правильно сделать запись в трудовой книжке, если работник принят исполнять обязанности секретаря на период нахождения основного работника в отпуске по уходу за ребенком?
В этом случае в графе 3 раздела «Сведения о работе» указывается: «Принят на должность секретаря на время исполнения обязанностей ФИО основного работника, находящегося в отпуске по уходу за ребенком». При этом в графе 4 указываются реквизиты приказа о приеме на работу.
Типичные ошибки и страхи секретарей
Очень распространенная проблема в малом бизнесе — когда работника принимают на работу, а секретарь, боясь заполнять трудовую книжку, просто держит ее в сейфе. Секретарь надеется, что когда-нибудь компания дорастет до профессионального кадровика, который опытной рукой внесет все нужные записи задним числом.
Это грубое нарушение трудового законодательства! Трудовой кодекс и Инструкция по заполнению трудовых книжек требуют внесения записей не позднее недельного срока со дня приема на работу. Игнорирование этого правила может привести к штрафам для работодателя со стороны трудовой инспекции.
Увольнение и заверение записей
Не менее важный этап — закрытие блока записей в трудовой книжке при увольнении работника. Здесь секретарю нужно быть предельно внимательным:
- Все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы у данного работодателя, должны быть заверены подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и подписью самого работника.
- Секретарь должен заверять свою подпись в трудовой книжке только печатью организации (если иное прямо не предусмотрено нормативными актами, но на практике печать организации обязательна).
Электронные трудовые книжки (ЭТК): что меняеться к 2026 году?
С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это означает, что трудовой стаж граждан будет вестись преимущественно в электронном виде.
Однако одновременное применение электронного и бумажного вариантов предусмотрено, если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки. Таким образом, секретарям и кадровикам придется вести двойной учет: отправлять отчеты СТД-Р и ЕФС-1 в электронном формате и продолжать вносить записи в бумажные бланки тем сотрудникам, кто за ними сохранил.
Должностные обязанности секретаря: где заканчивается офис и начинается кадровое делопроизводство?
Многие путают функциональные обязанности и должностные обязанности. В чем разница?
- Трудовая функция, это общее описание основных функциональных обязанностей работника (например, документационное обеспечение управления).
- Должностные обязанности — это конкретный перечень задач (прием звонков, заказ билетов, ведение трудовых книжек).
Если на секретаря возлагается ведение трудовых книжек, это обязательно должно быть прописано в должностной инструкции. Вы можете скачать образец должностной инструкции секретаря на ресепшен или помощника руководителя и адаптировать его под свои нужды, добавив блок кадровых обязанностей. Также полезно опираться на Профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией».
Должность секретаря в современной России часто выходит за рамки классического приема звонков и заваривания кофе. Секретарь — это важное звено в документообороте компании. Ведение трудовых книжек — процесс строгий и регламентированный. Главное для секретаря в этой роли — не бояться бланков, соблюдать Инструкцию по заполнению трудовых книжек, вовремя вносить записи и всегда заверять их печатью организации. А с учетом перехода на ЭТК в 2026 году, специалистам также необходимо освоить работу с электронными системами подачи отчетности.