Электронная трудовая книжка (ЭТК) – современный аналог бумажной трудовой книжки, который становится все более распространенным в России. С 2021 года при приеме на работу работодатели обязаны вести трудовые книжки сотрудников в электронном виде. В этой статье мы подробно рассмотрим, как правильно оформить прием на работу сотрудника с ЭТК в программе 1С: Зарплата и управление персоналом (ЗУП).

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, в котором хранится информация о трудовой деятельности сотрудника. Она ведется в электронном виде и доступна как работодателю, так и самому сотруднику. ЭТК обеспечивает удобство и оперативность ведения учета трудового стажа, а также снижает риск ошибок, связанных с ручным внесением данных.

Подготовка к приему сотрудника с ЭТК

Прежде чем приступить к оформлению приема на работу в 1С, убедитесь, что у сотрудника действительно есть ЭТК. Сотрудник должен предоставить работодателю:

• Свидетельство об открытии электронной трудовой книжки.
• Уведомление о переходе на электронную трудовую книжку. (Если такое уведомление было выдано ранее).

Оформление приема на работу в 1С: ЗУП

Ниже представлена пошаговая инструкция по оформлению приема на работу сотрудника с ЭТК в программе 1С: ЗУП. Инструкция основана на актуальных данных на 2026 год.

Шаг 1: Создание документа «Прием на работу»

Перейдите в раздел Зарплата и кадры -> Кадровые документы -> Прием на работу.
Нажмите кнопку «Создать».
В открывшемся окне заполните основные реквизиты:

• Дата приема на работу: Укажите дату, когда сотрудник начинает работать.
• Сотрудник: Выберите сотрудника из списка.
• Должность: Укажите должность сотрудника.
• Подразделение: Выберите подразделение, в котором будет работать сотрудник.
• Организация: Выберите организацию.

Шаг 2: Заполнение раздела «Трудовая деятельность»

Перейдите на вкладку Трудовая деятельность.
В поле Дата начала трудовой деятельности укажите дату начала трудовой деятельности сотрудника.
В поле Дата окончания трудовой деятельности укажите дату окончания трудовой деятельности сотрудника (если она известна).
Важно: Установите флажок «Отразить в трудовой книжке». Это необходимо для корректного формирования данных в ЭТК.
В поле Номер записи в трудовой книжке укажите номер записи в ЭТК (если он известен). Если номер записи неизвестен, оставьте поле пустым.
В поле Дата записи в трудовой книжке укажите дату записи в ЭТК (если она известна). Если дата записи неизвестна, оставьте поле пустым.
В поле Наименование записи в трудовой книжке укажите наименование записи в ЭТК (например, «Прием на работу»).
В поле Причина увольнения укажите причину увольнения (если сотрудник увольняется).

Шаг 3: Заполнение раздела «Должностной инструкцией» (при необходимости)

Перейдите на вкладку Должностной инструкции.
Выберите должностную инструкцию из списка.

Шаг 4: Заполнение раздела «Дополнительная информация» (при необходимости)

Перейдите на вкладку Дополнительная информация.
Заполните необходимые поля.

Шаг 5: Сохранение и регистрация документа

Нажмите кнопку «Сохранить и о publicar».
Документ будет зарегистрирован в системе.

Важные моменты при работе с ЭТК в 1С

• Настройка параметров учета ЭТК: Убедитесь, что в настройках программы 1С правильно настроены параметры учета ЭТК. Это необходимо для корректного формирования данных в ЭТК. Настройки находятся в разделе Настройка параметров учета -> Электронные трудовые книжки;
• Подача данных в ФСС: Работодатели обязаны подавать данные об изменениях в ЭТК в Федеральную службу по страховым взносам (ФСС). Это можно сделать с помощью специального сервиса ФСС или через программу 1С.
• Уведомления о переходе на ЭТК: При приеме на работу сотрудника с ЭТК необходимо оформить уведомление о переходе на ЭТК.
• Первая запись в ЭТК: При первом оформлении ЭТК работодатель должен подать информацию о предыдущей записи в ТК.

Возможные проблемы и их решения

• Ошибка при формировании данных в ЭТК: Проверьте правильность заполнения всех полей в документе «Прием на работу». Убедитесь, что в настройках программы 1С правильно настроены параметры учета ЭТК.
• Невозможность внести данные в ЭТК: Убедитесь, что у сотрудника есть действующая ЭТК. Проверьте, что сотрудник предоставил работодателю необходимые документы.

Прием на работу сотрудника с электронной трудовой книжкой в 1С: ЗУП – это достаточно простой процесс, но требующий внимательности и соблюдения всех правил. Следуя инструкциям, представленным в этой статье, вы сможете правильно оформить прием на работу сотрудника с ЭТК и избежать ошибок. Регулярно обновляйте информацию о требованиях законодательства к ведению ЭТК, чтобы быть в курсе последних изменений.