С 2021 года в России активно внедряется система электронных трудовых книжек (ЭТК), которая кардинально изменила порядок ведения трудовых записей. Для кадровых специалистов и работодателей важно понимать все нюансы оформления записей в электронном формате при приёме новых сотрудников. В этой статье разберём пошаговый алгоритм действий, требования законодательства и типичные ошибки.

Что такое электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка, это сведения о трудовой деятельности работника, которые хранятся в электронной базе Социального фонда России (СФР). В ней сохраняются практически все сведения, которые ранее содержались в бумажной трудовой книжке:

• информация о работнике;
• даты приёма, увольнения, перевода на другую работу;
• место работы;
• вид мероприятия (приём, перевод, увольнение);
• должность, профессия, специальность, квалификация;
• структурное подразделение;
• основание кадрового мероприятия (дата, номер приказа).

С 1 января 2023 года вся информация о трудовом стаже работника доступна в личном кабинете на сайте Социального фонда России и на портале gosuslugi.ru (при наличии подтверждённой учётной записи ЕСИА).

Кто получает электронную трудовую книжку

Существует два ключевых сценария:

1. Обязательное ведение ЭТК — для лиц, впервые поступающих на работу после 31 декабря 2020 года. Для них сведения о трудовой деятельности ведутся только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.
2. Добровольный переход на ЭТК — для работников, ранее имевших бумажную трудовую книжку. Они могут подать заявление о переходе на электронный формат в любое время, включая момент приёма на новое место работы.

Пошаговый алгоритм приёма сотрудника с электронной трудовой книжкой

Шаг 1. Получение информации о предыдущем трудовом стаже

При приёме на работу сотрудник обязан предоставить работодателю информацию о своей профессиональной деятельности. Для этого используются формы:

• СТД-Р — сведения о трудовой деятельности работника;
• СТД-ПФР, выписка из электронной трудовой книжки из СФР.

Если у сотрудника отсутствует бумажная трудовая книжка, а предыдущие периоды работы отражены только в электронной выписке — это нормальная ситуация, которая не является препятствием для приёма.

Шаг 2. Оформление трудового договора и приказа

Электронная трудовая книжка не меняет общий порядок приёма на работу. Работодатель по-прежнему обязан:

• заключить трудовой договор;
• издать приказ о приёме на работу;
• ознакомить сотрудника с локальными актами.

Шаг 3. Получение заявления о форме ведения трудовой книжки

Если сотрудник выбирает электронную трудовую книжку, необходимо получить от него письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 14.1 Федерального закона № 27-ФЗ.

Важно: Лица, которые не имели возможности до 31 декабря 2022 года подать заявление, могут это сделать в любое время — при трудоустройстве или в ходе работы.

Шаг 4. Оформление бумажной трудовой книжки при переходе на ЭТК

Для сотрудников, ранее имевших бумажную трудовую книжку:

1. Внесите запись о приёме на работу в бумажную трудовую книжку.
2. На этой же строке в графах 1, 2 и 4 укажите порядковый номер записи, дату и реквизиты приказа о приёме на работу.
3. Отразите сведения о трудовой книжке в книге (журнале) по учёту движения трудовых книжек и вкладышей.
4. Выдайте бумажную трудовую книжку на руки сотруднику.

Шаг 5. Передача сведений в СФР

Работодатель обязан оперативно сообщить в СФР о принятых кадровых мероприятиях:

• не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приёме на работу;
• отчёт подаётся по форме ЕФС-1.

Руководитель организации самостоятельно выбирает и назначает ответственного сотрудника, который будет вести электронные трудовые книжки и подавать отчётность в СФР.

Особенности записи в электронную трудовую книжку

Для новых работников (первый трудовой стаж)

Запись в электронную трудовую книжку появляется в момент подтверждения приёма на работу через сервис Госуслуги только после успешной проверки всех загруженных документов. Работодателю необходимо:

1. Зарегистрироваться в информационной системе СФР.
2. Загрузить все необходимые документы о приёме.
3. Дождаться подтверждения от системы.

Для работников с бумажной трудовой книжкой

При переходе на электронный формат:

• бумажная трудовая книжка выдаётся на руки;
• все дальнейшие записи ведутся только в электронном виде;
• при смене работника данные автоматически поступают в СФР от нового работодателя.

Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки

Работодатель может проверить информацию о форме ведения трудовой книжки сотрудника через:

• запрос в СФР;
• предоставление сотрудником выписки СТД-Р или СТД-ПФР;
• проверку в личном кабинете работника на Госуслугах (при его согласии).

Типичные ошибки и как их избежать

Ответственность работодателя

За нарушение порядка ведения электронных трудовых книжек работодатель может быть привлечен к ответственности:

• Административная — штрафы по ст. 17.14, 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства;
• Материальная — компенсация морального вреда работнику при нарушении его прав.

Переход на электронные трудовые книжки — необратимый процесс, который упрощает документооборот, но требует от работодателей строгого соблюдения процедур. Самое главное помнить:

• при приёме на работу всегда уточняйте, в какой форме сотрудник ведёт трудовую книжку;
• не забудьте получить заявление о предпочитаемом формате;
• строго соблюдайте сроки передачи сведений в СФР — не позднее следующего рабочего дня;
• при переходе с бумажного формата корректно оформите и выдайте бумажную трудовую книжку;
• назначьте ответственного специалиста за ведение ЭТК и сдачу отчётности.

Соблюдение этих правил позволит избежать штрафов, претензий со стороны проверяющих органов и конфликтов с сотрудниками.