Вопрос о том, как правильно оформить кадровую документацию при приеме временного работника на место сотрудницы, находящейся в отпуске по уходу за ребенком (декретном отпуске), вызывает много вопросов у работодателей и кадровиков. Ключевой принцип: нужно четко разделять два разных лица и два разных кадровых события.

Основное правило: что НЕ делается

Для самой сотрудницы, находящейся в декретном отпуске, запись в трудовую книжку НЕ вносится.

Отпуск по уходу за ребенком (до 3 лет или до 1.5 лет в некоторых случаях) — это не увольнение. Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан сохранить за работницей ее рабочее место (должность) на весь период отпуска. Поэтому в ее трудовой книжке (или в Сведениях о трудовой деятельности) не ставится никакая отметка об уходе в отпуск. Ее трудовой стаж продолжает числиться непрерывно.

Главное правило: что ДЕЛАЕТСЯ

Для временного работника, принятого на место декретницы, запись в трудовую книжку ВНОСИТСЯ ОБЯЗАТЕЛЬНО.

Это прямое требование законодательства. Прием на работу по срочному трудовому договору, заключенному именно на период отпуска основной работницы, является полноценным трудоустройством, и факт работы должен быть отражен в документе.

Какую запись вносить?

В трудовую книжку (или в раздел «Сведения о трудовой деятельности» для электронной версии) временного работника вносится стандартная запись о приеме на работу. Важный нюанс: указывать в самой записи, что договор заключен «на период декретного отпуска» или «срочный характер», не требуется.

Запись оформляется по общему правилу (п. 49 Правил ведения и хранения трудовых книжек):

• Дата приема на работу (число, месяц, год).
• Наименование организации-работодателя (с указанием структурного подразделения, если есть).
• Занимаемая должность (профессия, специальность) с указанием конкретного наименования.
• Основание приема (номер и дата приказа о приеме).

Как указать дату увольнения?

Это самый важный и часто проблемный момент. Дата увольнения временного работника изначально нефиксирована, так как зависит от даты выхода основного сотрудника из отпуска.

Рекомендуемая и безопасная формулировка:

«Уволен до выхода на работу основного сотрудника (Ф.И.О. основной сотрудницы) [число, месяц, год] на основании п. 2 части первой ст. 77 ТК РФ (истечение срока трудового договора).»

Пример: «Уволен до выхода на работу основного сотрудника Ивановой Анны Петровны на основании п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.»

Почему это правильно? Вы не даете неверной информации, если основная сотрудница выйдет раньше или позже предполагаемого срока. Вы фиксируете факт увольнения именно в день, когда ваши трудовые отношения с временным работником прекратились по объективной причине (завершение срока договора).

Особенности для электронных трудовых книжек (ЭТК)

С 1 января 2021 года ведение ЭТК обязательно для новых работников. Информация о приеме и увольнении временного работника вносится в его Сведения о трудовой деятельности (раздел «Трудовая деятельность») в том же порядке, что и в бумажную книжку. Все те же правила по дате увольнения применяются.

Типичные ошибки, которых стоит избегать

1. Делать запись об отпуске по уходу в книжке основной сотрудницы. Это грубая ошибка. Отпуск — не увольнение.
2. Указывать в записи о приеме временного работника фразу «на время декретного отпуска». Это избыточно и может создать путаницу. Достаточно стандартной записи.
3. Ставить дату увольнения временного работника как дату выхода декретницы. Эта дата может измениться. Лучше использовать формулировку «до выхода…».
4. Не вносить запись о временном работнике вообще. Это нарушение ТК РФ (ст. 66, 67). Работник имеет право на корректную запись о своем стаже.
5. Путать «декретный отпуск» (по беременности и родам) и «отпуск по уходу за ребенком». Для замещения в отпуске по беременности и родам (который обычно до 140 дней) правила аналогичны: запись в книжке основной сотрудницы не делается, для временного работника — делается.

Алгоритм действий для работодателя

• Шаг 1: Заключите с временным работником срочный трудовой договор. В договоре укажите, что он заключается на период отпуска по уходу за ребенком конкретного сотрудника (Ф.И.О.), с указанием предполагаемой даты выхода основного работника (или с формулировкой «до дня выхода;.;»).
• Шаг 2: Издайте приказ о приеме на работу этого сотрудника.
• Шаг 3: При приеме на работу внесите запись в трудовую книжку (ЭТК) временного работника по стандартной форме, с указанием основания (приказа).
• Шаг 4: При прекращении трудового договора с временным работником (в связи с истечением срока) внесите запись об увольнении с использованием рекомендованной формулировки про «выход основного сотрудника».
• Шаг 5: Не делайте никаких записей в трудовой книжке (ЭТК) основной сотрудницы, находящейся в отпуске по уходу.

Правильное оформление записей в трудовые книжки при замещении в декрете — это вопрос точности и разделения двух параллельных трудовых отношений. Главный итог:

• Декретнице — НЕ ПИСАТЬ.
• Временному работнику — ПИСАТЬ ОБЯЗАТЕЛЬНО (прием и увольнение), используя безопасную формулировку для даты увольнения.

Соблюдение этих простых правил защитит работодателя от претензий со стороны работников и трудовой инспекции, а также обеспечит корректное отражение трудового стажа всех сотрудников.