В современной кадровой практике, несмотря на переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажные оригиналы по-прежнему остаються важными документами. Сотрудникам часто требуется заверенная копия трудовой книжки для предоставления в Социальный фонд России (СФР), государственные органы или при оформлении различных льгот и доплат к пенсии. Чтобы документ имел юридическую силу, он должен быть оформлен строго по правилам.
Когда требуется прошитая копия трудовой книжки?
Прошивка и нумерация листов обязательны в случаях, когда копия документа состоит из нескольких страниц и предоставляется в государственные органы (например, для установления доплаты к государственной пенсии). Это гарантирует, что из документа не были изъяты или добавлены лишние страницы.
Пошаговая инструкция по оформлению копии
Получение заявления
Работодатель не должен выдавать копию документа по устной просьбе. Для соблюдения регламента сотрудник обязан написать заявление на имя руководителя организации с просьбой выдать заверенную копию трудовой книжки.
Подготовка копий
Все страницы трудовой книжки, содержащие записи, должны быть скопированы; Рекомендуется копировать документ в том виде, в котором он находится на текущий момент.
Прошивка и нумерация
Если копия многостраничная, необходимо выполнить следующие действия:
- Пронумеровать все листы копии.
- Сшить листы с помощью нити или скрепок (в зависимости от требований принимающей стороны, но для госорганов предпочтительна прошивка нитью).
- Опломбировать место сшива (наклеить кусочек бумаги, на котором будет стоять печать организации).
Заверительная надпись
Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016, в заверительной надписи обязательно указывается место хранения подлинника документа. Это необходимо для того, чтобы получающий копию знал, где проверить подлинность данных.
Образец заверительной надписи
На последнем листе прошитой копии (или на месте сшива) проставляется следующая запись:
Образец:
Верно. Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью 12 (двенадцать) листов.
Подлинник документа находится в ООО «Ромашка» в деле № 45 за 2024 год.
Ниже указываются реквизиты подписанта:
- Должность (например, Начальник отдела кадров);
- Личная подпись;
- Расшифровка подписи (И.И. Иванов);
- Дата заверения;
- Печать организации.
Важные нюансы и требования
Где ставить печать?
Отметка о заверении может проставлятся либо на каждой странице (если копия не прошита), либо на последнем листе прошитой копии. В случае прошивки печать должна частично заходить на наклейку, закрывающую концы нити.
Основные требования к оформлению:
- Точность: Копия должна быть четкой и читаемой.
- Полнота: Должны быть скопированы все страницы с записями, включая ьный лист.
- Сроки: Согласно ТК РФ, работодатель обязан предоставить корректную копию документа в установленные законом сроки по запросу работника.
Резюме для кадровика
Чтобы избежать возврата документа из государственных органов, придерживайтесь простого алгоритма: Заявление $
ightarrow$ Копирование $
ightarrow$ Нумерация $
ightarrow$ Прошивка $
ightarrow$ Заверительная надпись с указанием места хранения оригинала $
ightarrow$ Подпись и Печать.