Прием сотрудника на условиях неполного рабочего времени, в частности на 0,25 ставки,, распространенная практика, которая часто вызывает вопросы у кадровиков. Как правильно сделать запись в трудовой книжке? Нужно ли указывать дробность ставки? Как оформить сопутствующие документы? В этой статье мы подробно разберем все нюансы оформления работы на 0,25 ставки с учетом актуальных требований законодательства на 2026 год.

Что такое 0,25 ставки и сколько это часов?

Прежде чем говорить о документальном оформлении, важно понять суть термина. 0,25 ставки означает, что работник трудится четверть от нормальной продолжительности рабочего времени, установленной для данной должности.

По общему правилу стандартная рабочая неделя составляет 40 часов. Следовательно, при работе на 0,25 ставки:

• В неделю сотрудник отрабатывает 10 часов (40 часов × 0,25).
• В день при пятидневной рабочей неделе это составляет всего 2 часа (10 часов / 5 дней).

Такой режим работы регулируется статьей 93 ТК РФ (неполное рабочее время) и оформляется по общим правилам, но с некоторыми важными особенностями в части оплаты и фиксации условий.

Как сделать запись в трудовой книжке при приеме на 0,25 ставки

Самое главное правило, которое нужно запомнить кадровику: в трудовой книжке дробность ставки не указывается. Это подтверждается многолетней практикой и разъяснениями специалистов по кадровому делопроизводству.

Основные правила внесения записи

1. Для основного работника: запись делается в обязательном порядке, даже если человек работает всего 2 часа в день на 0,25 ставки. Формулировка должна быть стандартной, как при приеме на полный рабочий день.
2. Для совместителя: запись о работе по совместительству (в т.ч. на 0,25 ставки) вносится только по желанию самого работника. Если совместительство внутреннее (у того же работодателя), кадровик имеет право внести запись, так как трудовая книжка хранится у него.

Образец формулировки

В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается обычная запись:

«Принят(а) в [название отдела] на должность [название должности]».

Упоминание «на 0,25 ставки» в трудовой книжке будет ошибкой. Вся информация о дробности ставки, режиме рабочего времени и оплате труда прописывается исключительно в трудовом договоре и приказе о приеме на работу.

Документальное оформление: пошаговая инструкция

При оформлении сотрудника на 0,25 ставки в 2026 году формируется стандартный пакет документов, но с особым вниманием к деталям в договоре и приказе.

Трудовой договор

Именно в трудовом договоре должны быть четко прописаны все специфические условия. Что необходимо указать:

• Режим рабочего времени: например, «Работнику устанавливается неполное рабочее время, 0,25 ставки. Рабочий день продолжительностью 2 часа с 09:00 до 11:00 при пятидневной рабочей неделе».
• Оплата труда: согласно ч. 1 ст. 29 Закона об оплате труда, заработная плата выплачивается пропорционально отработанному времени. Если в штатном расписании на полную ставку оклад составляет 60 000 руб., то в договоре на 0,25 ставки необходимо указать: «Оклад, 15 000 руб.» (60 000 × 0,25). Указывать полный оклад и делать приписку «с учетом 0,25 ставки» некорректно.

Штатное расписание

В штатном расписании в графе 4 «Количество штатных единиц» указывается фактическая доля рабочего времени от нормальной продолжительности — 0,25. Это позволяет корректно вести учет ставок в организации.

Приказ о приеме на работу

Приказ составляется по типовой форме (например, Т-1 или локальной форме П-1). В приказе обязательно указываются:

• Должность сотрудника.
• Размер тарифной ставки или оклада в гривнях/рублях с копейками, соответствующий 0,25 ставки (например, 15 000 руб. 00 коп.).
• Размер надбавок и доплат (если они предусмотрены, они также рассчитываются пропорционально).
• Условие о неполном рабочем времени (0,25 ставки).

Отчетность

При оформлении неполного дня сразу при трудоустройстве, помимо стандартного пакета (договор, приказ, запись в трудовой книжке, если она ведется на бумажном носителе), работодатель обязан направить соответствующие уведомления и отчеты в Социальный фонд России (СФР).

Частые ошибки и заблуждения

Чтобы избежать нарушений трудового законодательства, обратите внимание на следующие типичные ошибки:

1. Указание ставки в трудовой книжке. Запись «Принят на 0,25 ставки» недопустима. Дробность ставки прописывается только в трудовом договоре и приказе.
2. Указание полного оклада в договоре. Если сотрудник работает на 0,25 ставки, в трудовом договоре должен быть указан оклад, составляющий 25% от полного, а не полный оклад с пояснением ниже. Это прямое нарушение требований о пропорциональной оплате.
3. Отказ во внесении записи в трудовую. Некоторые работодатели ошибочно считают, что если сотрудник работает на четверть ставки, то запись в трудовую книжку не делается. Это не так: на основное место работы запись вносится в любом случае, независимо от размера ставки.

Оформление сотрудника на 0,25 ставки не представляет собой ничего сложного, если строго следовать правилам: «трудовая книжка — для должности и отдела, договор и приказ, для ставки, оклада и режима». Помните, что работа на неполную ставку дает сотруднику все те же права и гарантии, что и работа на полную ставку, включая право на ежегодный оплачиваемый отпуск и учет трудового стажа. Грамотное документальное оформление защитит работодателя от штрафов, а работнику обеспечит прозрачные условия труда.