Запись о совместительстве в трудовую книжку регулируется Трудовым кодексом РФ и нормативными актами Министерства труда. На практике такой вопрос часто возникает у работодателей и сотрудников, которые одновременно работают по основному месту и занимают другую должность в другой организации. Ниже представлена подробная инструкция, основанная на актуальных разъяснениях (2024‑2026 гг.).

Кто вносит запись о совместительстве?

По современным правилам, основной работодатель (т. е. работодатель, где сотрудник работает по основному трудовому договору) вносит запись в трудовую книжку на основании документа, подтверждающего работу по совместительству, выданного побочным работодателем.

• Если у сотрудника нет трудовой книжки, запись вносится в трудовую книгу или трудовую карточку.
• Запись может быть выполнена как в электронном виде (в системе кадрового учёта), так и на бумажном носителе.

Кто может вносить запись?

1. HR‑специалист основной организации.
2. Уполномоченный представитель работодателя (например, руководитель отдела кадров).
3. Сам сотрудник, если он самостоятельно предоставляет документ, подтверждающий совместительство, и просит внести запись.

Какие документы требуются для внесения записи?

Для корректного оформления записи необходимо собрать следующие документы:

• Трудовой договор с основной работодателем.
• Договор о совместительстве (или приказ о назначении на дополнительную должность) от побочного работодателя.
• Справка о работе по совместительству (выдаётся побочным работодателем, подтверждает период и должность).
• Копия трудовой книжки (для сверки данных).

Важно: в документе, подтверждающем совместительство, должны быть указаны:

1. Полное наименование организации‑побочного работодателя.
2. Должность, на которую возлагаются обязанности совместителя.
3. Наименование подразделения (отдела).
4. Дата начала и окончания работы по совместительству.
5. Подпись уполномоченного лица и печать организации.

Как оформить запись в трудовой книжке?

Запись вносится в графе 3 «Сведения о работе у работника». Ниже – пример оформления:

Графа 3:
Принят на работу (наименование должности и при необходимости структурного подразделения), 
с по работал в качестве совместителя в организации «ХХХ», отдел «Бухгалтерия», 
должность «Совместитель‑бухгалтер».

Согласно рекомендациям КонсультантПлюс (Обзор разъяснений о внутреннем совместительстве, 2025, № 11), в графе 3 указываются:

• Наименование организации‑побочного работодателя.
• Должность и подразделение (с пометкой «совместительство»).
• Дата начала и окончания работы по совместительству.
• Сведения о приказе работодателя, подтверждающего назначение.

Пример заполнения

Если сотрудник начал совместительство и закончил , запись будет выглядеть так:

Принят на работу (наименование должности и подразделения), с по работал в качестве совместителя в ООО «Альфа», отдел «Маркетинг», должность «Совместитель‑маркетолог».

Особенности внесения записи в 2026 году

Согласно последним разъяснениям (2024‑2026 гг.):

1. Необязательность записи. Законодательство не предусматривает обязательного требования о внесении записи о совместительстве в трудовую книжку; это оставлено на усмотрение работника.
2. Хронологический порядок не обязателен. Записи могут вноситься в произвольном порядке, однако рекомендуется фиксировать их в хронологическом порядке для удобства контроля.
3. Форма записи может быть разной: от печатного листа до электронного формата в системе кадрового учёта.
4. Печать и подпись. Внесение записи должно быть заверено печатью организации‑работодателя и подписью уполномоченного лица.

Часто задаваемые вопросы

• Вопрос: Кто отвечает за внесение записи, если основной работодатель не имеет доступа к документу от побочного работодателя?
  Ответ: В таком случае сотрудник может самостоятельно предоставить копию документа и запросить внесение записи в отдел кадров.
• Вопрос: Можно ли оформить запись без приказа от побочного работодателя?
  Ответ: Нет, запись вносится только на основании официального документа (приказа, договора, справки), подтверждающего факт совместительства.
• Вопрос: Как поступить, если в трудовой книжке уже есть запись о совместительстве, но она содержит ошибку?
  Ответ: Необходимо подать запрос на исправление записи, приложив подтверждающие документы и форму корректировки, утверждённую внутренними нормативными актами организации.

Практический чек‑лист для работодателя

1. Получить от побочного работодателя документ, подтверждающий совместительство.
2. Проверить полноту и соответствие реквизитов (наименование, должность, период, подпись, печать).
3. Определить ответственного лица для внесения записи в трудовую книжку.
4. Заполнить графу 3 согласно образцу.
5. Утвердить запись подписью и печатью организации.
6. Сохранить копию документа в кадровом деле сотрудника.

Внесение записи о совместительстве в трудовую книжку – важный процедурный элемент, который фиксирует факт работы сотрудника в нескольких организациях. При правильном оформлении используются:

• Документы, подтверждающие факт совместительства.
• Стандартизированный шаблон записи в графе 3.
• Подтверждение записи подписью и печатью организации‑работодателя.

Соблюдение указанных требований позволяет избежать юридических рисков, обеспечить прозрачность кадровых отношений и соответствовать требованиям Трудового кодекса и разъяснений государственных органов (например, письма Минтруда России от  № 14‑6/ООГ‑1867).

Для более детального ознакомления с образцами и актуальными формами рекомендуется воспользоваться сервисом КонсультантПлюс (пробный доступ – 2 дня) и обратиться к специалисту по кадровому праву.