С 1 января 2026 года в России завершается переходный период на электронные трудовые книжки (ЭТК). Это означает, что бумажные трудовые книжки больше не являются обязательным документом для большинства новых сотрудников. Однако многие работодатели и сотрудники до сих пор задаются вопросом: «Как правильно оформить человека на работу, если у него нет трудовой книжки, ни бумажной, ни электронной?» В этой статье мы подробно разберём все законные способы и нюансы оформления сотрудника без трудовой книжки, включая случаи с иностранными гражданами, новичками и теми, кто по уважительным причинам не имеет трудового стажа.

Почему у сотрудника может не быть трудовой книжки?

Причины отсутствия трудовой книжки могут быть разными:

• Сотрудник впервые устраивается на работу (например, выпускник вуза или школьник после 18 лет).
• Ранее работал в странах СНГ, где не ведутся трудовые книжки (например, Узбекистан, Казахстан, Молдова).
• Трудовая книжка утеряна, повреждена или не была выдана прежним работодателем.
• Сотрудник работает по гражданско-правовому договору (ГПХ) и ранее не был оформлен по ТК РФ.
• Сотрудник — иностранный гражданин, не имеющий регистрации в системе ЭТК.

Важно понимать: отсутствие трудовой книжки — не основание для отказа в трудоустройстве. Законодательство РФ (Трудовой кодекс, Федеральный закон № 439-ФЗ от ) позволяет оформлять сотрудников и без неё — при соблюдении определённых процедур.

Варианты оформления сотрудника без трудовой книжки

Оформление с ведением электронной трудовой книжки (ЭТК)

С 2021 года все работодатели обязаны вести трудовые книжки в электронном виде, если сотрудник подал заявление на переход на ЭТК. С 2026 года это становится стандартом для всех новых сотрудников.

Алгоритм действий работодателя:

1. При приёме на работу сотрудник подаёт заявление о переходе на электронную трудовую книжку (форма не строго регламентирована, но рекомендуется использовать унифицированный бланк).
2. Работодатель в течение 3 рабочих дней направляет сведения о приёме в Пенсионный фонд РФ (ПФР) через сервис «Электронный работодатель».
3. Сведения автоматически попадают в личный кабинет сотрудника на сайте Госуслуги или в приложении ПФР.
4. Сотрудник получает доступ к своей ЭТК через личный кабинет — там отображаются все периоды работы, должности, надбавки и увольнения.

Документы, необходимые для оформления:

• Паспорт;
• СНИЛС;
• Заявление о переходе на ЭТК (обязательно!);
• Документ об образовании (если требуется по должности);
• Трудовой договор (оформляется в письменной форме, обязательно).

Важно: Если сотрудник не подал заявление на ЭТК, работодатель обязан выдать ему бумажную трудовую книжку. Но если у сотрудника её нет — он должен её получить в ПФР или оформить новую.

Оформление иностранных граждан без трудовой книжки

Граждане стран СНГ (например, Узбекистана, Киргизии, Молдовы) часто приезжают на работу в Россию без бумажной трудовой книжки — в их странах она не ведётся; В этом случае:

• Работодатель обязан оформить сотруднику электронную трудовую книжку — это единственный законный способ.
• Сотрудник должен предоставить: паспорт, миграционную карту, разрешение на работу (или вид на жительство), СНИЛС (если есть).
• Если СНИЛС отсутствует — его нужно оформить в ПФР до трудоустройства.
• Заявление на ЭТК подаётся в письменной форме — даже если сотрудник не знает русский язык, перевод должен быть заверен нотариально или работодателем.

После оформления ЭТК все сведения о трудовой деятельности сотрудника будут храниться в ПФР, и он сможет получать пенсию, больничные и другие социальные гарантии.

Оформление первого работника без опыта (новичок)

Если сотрудник впервые устраивается на работу, у него никогда не было трудовой книжки. В этом случае:

• Работодатель обязан выдать ему бумажную трудовую книжку или оформить ЭТК по его заявлению.
• Если сотрудник выбирает ЭТК — он подаёт заявление, и работодатель направляет сведения в ПФР.
• Если сотрудник не подаёт заявление, работодатель обязан приобрести бумажную трудовую книжку (в типографии или через ПФР) и внести в неё первую запись о приёме.

Важно! Никогда не допускайте оформление «по устной договорённости» или «без документов». Это нарушение ТК РФ и может повлечь штрафы до 50 000 рублей для организации и до 5 000 рублей для ИП.

Что делать, если сотрудник потерял трудовую книжку?

Если сотрудник ранее работал, но потерял трудовую книжку — он должен:

1. Обратиться в ПФР с заявлением о восстановлении сведений.
2. Предоставить документы, подтверждающие трудовую деятельность: справки с прежних мест работы, выписки из архивов, трудовые договоры, приказы, копии заработных плат.
3. ПФР восстановит данные и выдаст дубликат трудовой книжки — бумажный или электронный;

Пока дубликат не получен, работодатель может оформить сотрудника на ЭТК — но только после подачи заявления. В этом случае сведения о прошлой трудовой деятельности будут добавлены в ЭТК позже, по мере восстановления.

Чем отличается ЭТК от бумажной книжки?

Что делать, если сотрудник отказывается от ЭТК?

Сотрудник имеет право отказаться от электронной трудовой книжки — но только если он уже имеет бумажную. Если у него её нет — он обязан оформить ЭТК. Работодатель не может требовать бумажную книжку, если её нет — он обязан создать ЭТК.

Если сотрудник отказывается от ЭТК, но у него есть бумажная книжка — работодатель продолжает вести её в бумажном виде. Но если книжки нет — отказ от ЭТК невозможен, и работодатель обязан создать ЭТК.

Штрафы за нарушения

Несоблюдение правил оформления сотрудников без трудовой книжки может повлечь:

• Штраф до 50 000 рублей для организации (ст. 5;27 КоАП РФ);
• Штраф до 5 000 рублей для ИП;
• Штраф до 1 000 рублей для ответственного лица (кадровика, руководителя);
• При уклонении от направления сведений в ПФР — штраф до 20 000 рублей.

Также возможны проверки со стороны трудовой инспекции и ПФР, которые могут потребовать восстановить все сведения за последние 5 лет.

Рекомендации для работодателей

1. Всегда запрашивайте СНИЛС и паспорт — без них оформление невозможно.
2. Обязательно получайте заявление на ЭТК, даже если сотрудник «не знает про это».
3. Не оформляйте сотрудников по ГПХ вместо трудового договора — это нарушение, если фактически отношения носят трудовой характер.
4. Используйте электронные сервисы ПФР — «Электронный работодатель» позволяет автоматизировать отправку данных и избежать ошибок.
5. Обучите кадровый отдел — все новые сотрудники должны понимать, что ЭТК — это норма, а не исключение.

С 2026 года оформление сотрудника без трудовой книжки — это не проблема, а стандарт. Электронная трудовая книжка — это будущее российского трудового законодательства. Она надёжнее, удобнее и защищает права работника лучше, чем бумажный документ.

Если у сотрудника нет трудовой книжки — не паникуйте. Просто:

• Получите заявление на ЭТК;
• Соберите паспорт, СНИЛС и другие документы;
• Отправьте сведения в ПФР в течение 3 дней;
• Оформите трудовой договор в письменной форме.

Так вы не только соблюдаете закон, но и даёте сотруднику доступ к полной социальной защите — от больничных до пенсии.

Помните: отсутствие трудовой книжки — не повод отказывать в работе. Это повод перейти на современные технологии!

Для получения дополнительной помощи обращайтесь на сайт Пенсионного фонда РФ: https://es.pfrf.ru/ или в горячую линию: ###-###-####.