В условиях современных миграционных процессов и тесного взаимодействия рынков труда России и Украины, многие работодатели сталкиваются с вопросом: что делать, если сотрудник предъявил трудовую книжку украинского образца? Эта ситуация требует внимательного подхода, так как трудовое законодательство РФ имеет свои строгие регламенты, а документ иностранного государства не может в автоматическом режиме признаваться на территории России.

В данной статье мы подробно разберем, как правильно оформить такого работника, нужно ли заводить российскую трудовую книжку, и как в 2026 году обстоят дела с переходом на электронный формат сведений о трудовой деятельности.

Правовой статус украинской трудовой книжки в РФ

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника. Трудовая книжка украинского образца не является документом российского образца, а значит, работодатель не имеет права просто продолжать вести записи в ней, как если бы это был российский документ.

Однако это не означает, что предыдущий опыт и стаж работника обнуляются. Украинская трудовая книжка выступает в роли доказательства предыдущего трудового стажа, но для работы в РФ необходимо соблюсти определенную процедуру.

Пошаговая инструкция для работодателя

Если к вам на работу устраивается гражданин, имеющий на руках только трудовую книжку украинского образца (независимо от его текущего гражданства), действовать нужно следующим образом:

1. Оценка документа. Работодатель изучает предъявленную украинскую трудовую книжку. Делать в ней новые записи о работе в российской компании категорически нельзя.
2. Открытие российской трудовой книжки. Поскольку для работы по трудовому договору в РФ требуется документ установленного образца, работодатель обязан завести на сотрудника новую, российскую трудовую книжку.
3. Перенос сведений о стаже. На ьном листе новой российской трудовой книжки или в разделе «Сведения о работе» делается запись об общем или непрерывном трудовом стаже, подтвержденном украинской трудовой книжкой. При этом обязательно указывается, что стаж подтвержден именно этим документом (с указанием его реквизитов).
4. Хранение копии. С украинской трудовой книжки снимается копия (при необходимости переводится на русский язык), которая подшивается в личное дело сотрудника. Оригинал украинской книжки остается на руках у работника.

Особенности подтверждения стажа и пенсионного учета

Для целей пенсионного обеспечения стаж, приобретенный на территории Украины, учитывается на основании международных договоров и соглашений между странами. При назначении пенсии в России Пенсионный фонд (или Социальный фонд России — СФР) будет рассматривать оригинал украинской трудовой книжки. Именно поэтому:

• Необходимо обеспечить правильный перевод документа, если записи сделаны на украинском языке. Перевод должен быть заверен нотариально.
• Сама украинская трудовая книжка должна быть сохранена работником.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) и украинские документы

С 1 января 2020 года в России была введена электронная трудовая книжка — цифровой аналог бумажного формата. На сегодняшний день, в 2026 году, система ЭТК полностью интегрирована в кадровый документооборот, и на всех лиц, работающих по трудовым договорам, в СФР подаются Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р).

Как это касается украинской трудовой книжки?

Электронная трудовая книжка в России содержит сведения исключительно о той работе, которая выполнялась на территории Российской Федерации у российских работодателей. Система СФР не содержит и не может автоматически перенести данные из бумажной украинской трудовой книжки.

Таким образом, даже если сотрудник выберет ведение электронной трудовой книжки (что сейчас доступно всем работающим по трудовому договору), его украинский стаж в российской базе не появится. Для подтверждения стажа за периоды работы в Украине по-прежнему потребуется оригинал бумажной украинской трудовой книжки.

Важный нюанс: для сотрудника, принятого на работу впервые в 2026 году (ранее не работал по трудовому договору в РФ), трудовая книжка вообще не оформляется в бумажном виде, данные сразу формируются в электронном виде в СФР. Но если человек ранее работал в Украине, он не считается «работающим впервые» в контексте российского стажа, однако его первая запись в российской ЭТК будет считаться началом его российской электронной истории.

Справка об электронном формате в Украине

Стоит отметить, что Украина также пошла по пути цифровизации. Начиная с 10 июня 2021 года в Украине официально действуют электронные трудовые книжки (електронні трудові книжки). Это цифровой аналог бумажной трудовой книжки. Однако российский работодатель и СФР не имеют доступа к украинским электронным базам данных. Поэтому, даже если стаж работника подтверждается украинской электронной выпиской, для российского учета ее необходимо распечатать, перевести и заверить надлежащим образом, после чего завести российскую трудовую книжку по общим правилам.

Резюме

Если к вам поступила трудовая книжка украинского образца, помните главное:

• Записи в нее не вносятся.
• Она служит только подтверждением предыдущего стажа.
• На работника обязательно заводится российская трудовая книжка (бумажная или электронная — по его выбору).
• Данные из украинского документа в российскую ЭТК не переносятся, но учитываются при подсчете общего стажа для пенсии.

Соблюдение этих простых правил позволит избежать штрафов со стороны трудовой инспекции и обеспечить работнику сохранение его законного трудового стажа.