Актуальность: С 2021 года организации могут вести электронную трудовую книжку (ЭТК) вместо бумажной. При этом важно знать, как правильно оформить процесс списания данных, чтобы избежать ошибок в отчётности и соблюсти требования трудового законодательства.
Что такое «списание» в контексте ЭТК?
Списать – значит записать в системе сведения о трудовых отношениях сотрудника, которые будут использоваться при формировании отчетов (например, ЕФС‑1, СЗВ‑ТД) и при работе с ПФР.
Основные понятия
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровой документ, содержащий сведения о трудовой деятельности сотрудника.
- Списание данных – процесс внесения сведений в форму отчёта (подраздел 1.1 ЕФС‑1) и их последующее использование.
- Переход на ЭТК – обязательный переход для всех работодателей, начиная с 2021 года.
Пошаговая инструкция по списанию в 1С:ЗУП
Подготовка к работе
- Убедитесь, что у вас установлена актуальная версия 1С:ЗУП 3.1 (или более новая).
- Проверьте, что в базе включена настройка Электронные трудовые книжки (раздел Кадровый учет → Электронные трудовые книжки).
- Создайте уведомление о переходе сотрудника на ЭТК (в разделе Кадровый учет → Уведомления).
Формирование заявления сотрудника
Для списания необходимо, чтобы сотрудник подал заявление о переходе на электронный формат. В заявлении указываются:
- ФИО сотрудника;
- Номер и серия будущей ЭТК;
- Дата начала работы;
- Согласие на электронное оформление.
Создание записи в ЭТК
В программе выполните следующие действия:
- Перейдите в Кадровый учет → Сотрудники → Электронные трудовые книжки.
- Нажмите кнопку «Создать новую запись».
- Заполните реквизиты:
- Должность;
- Подразделение;
- Дата приёма на работу;
- Сведения о предыдущих местах работы (если есть).
- Сохраните запись.
Формирование отчёта ЕФС‑1 (подраздел 1.1)
После того как все записи созданы, необходимо сформировать отчёт ЕФС‑1. Алгоритм:
- Откройте модуль Отчёты → ЕФС‑1.
- Выберите Подраздел 1.1 – Сведения о трудовых отношениях.
- Система автоматически подберёт данные из ЭТК и сформирует таблицу.
- Проверьте корректность введённых данных (особенно даты и коды подразделений).
- Сохраните отчёт в виде XML/PDF и отправьте в ПФР.
Проверка и исправление ошибок
Если в отчёте обнаружены несоответствия, выполните:
- Корректировку данных в ЭТК (раздел Кадровый учет → Корректировки).
- Пересоздание отчёта ЕФС‑1.
- Повторную проверку перед отправкой.
Частые ошибки и как их избежать
- Неправильный ввод дат – всегда проверяйте, чтобы даты начала и окончания работы соответствовали календарным периодам.
- Отсутствие подписи сотрудника – без согласия работника переход на ЭТК невозможен.
- Несоответствие кодов подразделений – используйте справочник Коды подразделений из программы.
- Забыли отправить отчёт в ПФР – после формирования отчёта обязательно нажмите кнопку «Отправить в ПФР».
Пример заполнения формы СЗВ‑ТД
Для иллюстрации рассмотрим типовое заполнение СЗВ‑ТД (раздел 1.1) в 1С:ЗУП:
| № | ФИО | Дата начала | Дата окончания | Код подразделения |
|---|--------------------|-------------|----------------|--------------------|
| 1 | Иванов Иван И.И. | | | 101 |
| 2 | Петрова Мария М. | | | 102 |
Что делать, если требуется «списание» (удаление) данных?
В случае увольнения или прекращения трудовых отношений необходимо выполнить следующие действия:
- В разделе Кадровый учет → Сотрудники откройте карточку сотрудника.
- Нажмите кнопку «Уволить» и укажите дату увольнения.
- Система автоматически сформирует запись об окончании трудовых отношений, которая будет включена в отчёт ЕФС‑1.
- Убедитесь, что в ЭТК отображается статус «Уволен» и дата окончания соответствует реальной.
Полезные ссылки и ресурсы
- Сайт «Бухгалтерия 1С» – официальные методические рекомендации.
- Официальный портал ПФР – требования к отчёту ЕФС‑1.
- Видео‑урок «Электронные трудовые книжки в 1С:ЗУП 3.1» – доступно на YouTube.
Списать (записать) трудовую книжку в 1С – это не просто ввод данных, а комплексный процесс, включающий:
- Подготовку сотрудника и получение согласия.
- Создание записи в Электронной трудовой книжке.
- Формирование и проверку отчётов (ЕФС‑1, СЗВ‑ТД).
- Своевременную отправку отчётов в ПФР.
Соблюдая данную инструкцию, вы минимизируете риск ошибок, ускорите работу с кадровыми документами и полностью перейдёте на современный электронный формат, требуемый законодательством.
Обновлено: 15:52