Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. Для руководителей (директоров) её оформление имеет свои нюансы, связанные с особенностями должности, структурой организации и требованиями законодательства. Ниже представлен пошаговый гид, который поможет избежать ошибок и оформить трудовую книжку директора в полном соответствии с Трудовым кодексом РФ и нормативными актами.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 65, 66, 66.1 (ведение и хранение трудовых книжек);
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О порядке ведения и хранения трудовых книжек»;
• Приказ Минтруда России от № 69 «Об утверждении формы трудовой книжки и инструкции по её заполнению»;
• Федеральный закон от № 59‑ФЗ «Об электронной трудовой книжке» (при переходе на электронный формат).

Кто заполняет трудовую книжку директора?

Оформлением трудовой книжки руководителя занимается кадровая служба (или уполномоченное лицо) организации, в которой он трудоустроен. Если директор является единоличным исполнительным органом (например, в ООО с единственным учредителем), заполнение может осуществляться уполномоченным представителем учредителя или внешним кадровым агентством по договору.

Структура трудовой книжки и разделы, заполняемые для директора

1. ьный лист – сведения о работнике (ФИО, дата рождения, образование, профессия, специальность).
2. Раздел «Сведения о работе» – основная часть, где фиксируются приём, переводы, увольнения.
3. Раздел «Сведения о награждениях» – поощрения, благодарности, награды.
4. Раздел «Сведения о профессиональной подготовке» – повышение квалификации, переподготовка, аттестация.

Пошаговая инструкция заполнения

Заполнение ьного листа

• В поле «Фамилия, имя, отчество» указываются полностью, как в паспорте.
• Дата рождения – в формате ДД.ММ.ГГГГ.
• Образование – уровень (среднее общее, среднее профессиональное, высшее) и наименование учебного заведения.
• Профессия, специальность – согласно диплома или квалификационному справочнику (например, «Менеджер», «Директор по развитию бизнеса»).

Внесение записи о приёме на работу

Запись делается в разделе «Сведения о работе» под порядковым номером.

1. Дата приёма – день, месяц, год (например, ).
2. Наименование организации – полное официальное название (с указанием организационно‑правовой формы).
3. Подразделение – если директор руководит филиалом или представительством, указывается его название; иначе – «Головная организация».
4. Должность – точное наименование из штатного расписания (например, «Генеральный директор», «Директор по эксплуатации»).
5. Основание – номер и дата приказа о приёме на работу (например, «Приказ № 45 от »).
6. Подпись уполномоченного лица и печать организации.

Запись о переводе на другую должность (если имело место)

Если директор переводился внутри той же организации (например, с должности «Директор по продажам» на «Генеральный директор»), оформляется отдельная запись:

• Дата перевода;
• Наименование организации (не меняется);
• Подразделение (если изменилось);
• Новая должность;
• Основание – приказ о переводе;
• Подпись и печать.

Запись об увольнении

При прекращении трудового договора с директором делается запись об увольнении:

• Дата увольнения (день, месяц, год);
• Наименование организации;
• Подразделение;
• Должность, которую занимал работник на момент увольнения;
• Основание – номер и дата приказа об увольнении (например, «Приказ № 12 от »);
• Указание основания увольнения по ст. 77 ТК РФ (по соглашению сторон, по инициативе работника, по инициативе работодателя и т.д.);
• Подпись уполномоченного лица и печать.

Записи о награждениях и поощрениях

В разделе «Сведения о награждениях» фиксируются:

• Дата награждения;
• Наименование награды (например, «Почётная грамота Министерства труда и социальной защиты», «Премия «Лучший менеджер года»»);
• Основание – приказ о награждении;
• Подпись и печать.

Записи о профессиональной подготовке

В разделе «Сведения о профессиональной подготовке» указываются:

• Дата начала и окончания курса;
• Наименование учебной программы (например, «Повышение квалификации по управлению персоналом»);
• Наименование организации, проводившей обучение;
• Выданный документ (сертификат, диплом) – номер и дата выдачи;
• Подпись и печать организации‑обучателя (если требуется).

Особенности заполнения трудовой книжки директора

• Точность наименования должности. В штатном расписании может быть несколько вариантов (Генеральный директор, Исполнительный директор, Директор по развитию). Запись должна полностью совпадать с тем, что указано в трудовом договоре и приказе.
• Отсутствие записи о совмещении. Если директор одновременно выполняет функции другого руководителя (например, является также главным бухгалтером), каждая должность оформляется отдельной записью с указанием соответствующего основания.
• Ведение электронной трудовой книжки. При переходе на электронный форказписи вносятся в личный кабинет на портале «Работа в России» через СФР. Однако бумажный дубликат всё равно должен быть выдан работнику при увольнении, если он этого потребует.
• Сохранение конфиденциальности. Сведения о заработной плате, премиях и других выплатах в трудовую книжку не вносятся.
• Проверка перед выдачей. Перед тем как отдать трудовую книжку сотруднику, кадровая служба обязана сверить все записи с приказами, трудовым договором и личной карточкой сотрудника.

Типичные ошибки и как их избежать

Ошибка	Последствия	Как избежать
Неполное указание наименования организации (отсутствие ОПФ)	Признание записи недействительной, сложности при подтверждении стажа	Всегда писать полное название, например, «ООО «Ромашка»»
Указание даты в формате «»	Нарушение установленного формата, возможный отказ в приёме документов	Использовать только ДД.ММ.ГГГГ
Отсылка к устному распоряжению вместо приказа	Запись считается незаконной	Каждая запись должна основываться на письменном приказе
Смешивание разделов (например, запись о награде в разделе о работе)	Запутывание трудовой истории, сложности при аттестации	Строго следовать структуре книжки
Отсутствие печати или подписи уполномоченного лица	Запись не имеет юридической силы	Перед завершением работы проверить наличие всех реквизитов

Переход на электронную трудовую книжку

С 2021 года работодатели обязаны сдавать сведения о трудовой деятельности в ПФР (СФР) электронно. Для директора процедура выглядит так:

1. Сотрудник подаёт заявление о ведении электронной трудовой книжки (если ещё не сделано);
2. Кадровая служба формирует электронные сведения о приёме, переводах, увольнении и отправляет их в СФР через ЕГИСЗ.
3. Бумажная трудовая книжка выдаётся только по требованию работника (например, при устройстве на новую работу).
4. При увольнении работник получает справку о стахе и выписку из электронной трудовой книжки.

Важно: даже при ведении электронного формата бумажный документ должен быть заполнен корректно, так как он остаётся доказательством трудовой деятельности в случае споров.

Полезные рекомендации для кадровых специалистов

• Вести журнал регистрации приказов о приёме, переводах и увольнениях – это упрощает сверку данных.
• Периодически (не реже одного раза в год) проводить аудит трудовых книжек сотрудников, включая директора.
• Использовать шаблоны заполнения, утверждённые внутренним нормативным актом организации.
• Обучать ответственных сотрудников изменениям в законодательстве (например, нововведения в электронной трудовой книжке).
• Хранить копии всех приказов и трудовых договоров в личном деле работника не менее 50 лет после увольнения (в соответствии с требованиями архивного законодательства).

Правильное заполнение трудовой книжки директора – это не только соблюдение формальных требований, но и гарантия защиты прав как самого руководителя, так и организации. Следуя представленной инструкции, избегая типичных ошибок и учитывая особенности электронного формата, кадровая служба обеспечит достоверность и юридическую значимость каждого записанного факта трудовой деятельности.

Если у вас остались вопросы по конкретным случаям (например, совмещение должностей, работа в филиале за границей или переход на внешнее управление), рекомендуется обратиться за консультацией к юристу по трудовому праву или к специалисту вашей отраслевой ассоциации.