Оформление приема на работу руководителя организации имеет ряд существенных отличий от приема рядового сотрудника. Генеральный директор, это не просто наемный работник, но и единоличный исполнительный орган юридического лица. Из-за этого у кадровиков часто возникают вопросы: как оформить трудовую книжку генерального директора, кто должен ставить подпись и какие документы указывать в качестве основания?
В этой подробной статье мы разберем все аспекты заполнения трудовой книжки руководителя, опираясь на актуальные нормативные акты, а также приведем пошаговую инструкцию и образцы записей.
Нормативная база
Правила заполнения трудовых книжек на работников, включая и генерального директора, установлены несколькими ключевыми нормативными актами:
- Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена Постановлением Министерства труда и социального развития от 10 октября 2003 года № 69);
- Правила ведения и хранения трудовых книжек (утверждены Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225);
- Трудовой кодекс РФ (в частности, глава 43, регулирующая труд руководителя организации, а также статья 16 о возникновении трудовых отношений).
Как и любому рядовому сотруднику предприятия, генеральному директору необходимо оформить трудовую книжку в соответствии с правилами ведения. Отсутствие записи о работе в руководящей должности лишит его стажа, который учитывается при назначении пенсии.
Кто делает запись о назначении директора?
Это один из самых частых вопросов. Если рядовому сотруднику запись вносит кадровик или сам работодатель, то кто вносит запись директору?
Здесь всё зависит от ситуации:
- В штате есть кадровик (или иной уполномоченный сотрудник, назначенный приказом). В этом случае именно он вносит запись в трудовую книжку генерального директора на основании приказа о приеме на работу (или протокола общего собрания).
- В штате нет других сотрудников. Если генеральный директор — единственный учредитель и единственный работник, он вносит запись в свою трудовую книжку самостоятельно. Правила этого не запрещают.
Пошаговая инструкция: как внести запись о приеме на работу
Для того, чтобы правильно заполнить трудовую книжку, лучше всего придерживаться четкого алгоритма. Рассмотрим пошагово, как вносить запись для гендиректора.
Шаг 1: Внесение сведений о работодателе
В верхнем поле раздела «Сведения о работе» указывается полное наименование организации-работодателя (например: Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»). Под названием можно указать сокращенное наименование (ООО «Альфа»). Под названием ставится печать организации (при наличии) или подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек.
Шаг 2: Заполнение граф раздела «Сведения о работе»
В графе 3 (раздела «Сведения о работе») в виде заголовка указывается полное и сокращенное наименование организации. Далее вносятся данные:
- Графа 1 — ставится порядковый номер записи (арабскими цифрами).
- Графа 2 — указывается дата приема на работу (число, месяц, год). Дата должна совпадать с датой, указанной в протоколе/решении и приказе.
- Графа 3, вносится сама запись о приеме на работу. Формулировка должна быть четкой. Например: «Принят(а) на должность генерального директора».
- Графа 4 — указывается документ, на основании которого внесена запись.
Шаг 3: Указание документа-основания
Именно с графой 4 возникает больше всего ошибок. Что указывать в качестве основания для генерального директора?
Поскольку трудовой договор с руководителем заключается на основании решения уполномоченного органа (общего собрания учредителей, совета директоров или единственного учредителя), в графе 4 необходимо указать:
- Решение (Протокол) общего собрания учредителей (акционеров) или Решение единственного учредителя.
- Приказ о вступлении в должность генерального директора.
Важно: Указывать только приказ недостаточно. В графе 4 следует прописать оба документа через запятую или точку с запятой. Например: «Решение единственного учредителя №1 от ; Приказ №1-к от ».
Особенности оформления генерального директора-учредителя
Ситуация, когда руководитель является одновременно единственным учредителем организации, весьма распространена. Ранее Роструд выпускал разъяснения о том, что трудовой договор с единственным учредителем заключать не нужно. Однако сейчас позиция контролирующих органов изменилась: трудовой договор заключается, а запись в трудовую книжку вносится обязательно.
Пошаговая инструкция по оформлению трудовой книжки генеральному директору-учредителю:
- Единственный учредитель принимает Решение о возложении на себя обязанностей генерального директора.
- На основании Решения издается Приказ о вступлении в должность.
- Заключается Трудовой договор.
- В трудовую книжку вносится запись. В графе 4 указываются Решение и Приказ.
Подписывает трудовой договор и приказ от лица работодателя сам же учредитель (от своего имени и от имени Общества).
Образец заполнения трудовой книжки руководителя
Для того, чтобы наглядно увидеть, что, как и куда нужно вписывать, приведем образец заполнения раздела «Сведения о работе».
Пример заполнения:
Сведения о работе
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись |
|---|---|---|---|
| Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» (ООО «Ромашка») | |||
| 11 | 21 05 2026 | Принят на должность генерального директора. | Решение Единственного учредителя ООО «Ромашка» №3 от , Приказ №1-к от |
Обратите внимание: Формулировка в графе 3 должна точно отражать суть. Недопустимо писать «Назначен директором» без указания того, что это именно генеральный директор, если таковая должность прописана в Уставе организации.
Что нужно учитывать при заполнении: частые ошибки
- Подпись под записью. После внесения записи о приеме на работу, лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, должно поставить свою подпись и печать организации (при наличии). Если директор вносит запись сам, он расписывается как работодатель (или как лицо, ответственное за ведение ТК), а не как работник.
- Сокращения. В трудовой книжке не допускаются сокращения слов (например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение»). Все слова пишутся полностью.
- Использование электронных трудовых книжек (ЕФС-1). С 2020 года в России ведутся сведения о трудовой деятельности в электронном виде. Прием генерального директора также необходимо отразить в отчете ЕФС-1, подаваемом в Социальный фонд России (СФР). Срок подачи ЕФС-1 при приеме на работу — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.
- Запись об увольнении. При увольнении генерального директора в графе 4 указываются Решение/Протокол собственников и Приказ об увольнении. Подпись об ознакомлении с записью об увольнении ставит сам увольняемый директор.
Оформление трудовой книжки генерального директора — процесс, требующий внимания к деталям и знания законодательства. Главное отличие от рядового сотрудника заключается в документах-основаниях: обязательно нужно указывать решение (протокол) собственников компании наряду с приказом о приеме на работу. Соблюдение Инструкции № 69 и Правил № 225 позволит избежать штрафов со стороны трудовой инспекции и обеспечит руководителю непрерывный и правильно оформленный трудовой стаж.